Лабораторная работа №2 Электронные таблицы

Вычисления по формулам с использованием абсолютных ссылок и имен ячеек.

Теория

В некоторых ситуациях в формулах требуется использовать содержимое конкретной ячейки и не изменять ее адрес при копировании формул.

Чтобы отменить автоматическое изменение адреса ячейки, ей следует назначить «абсолютный адрес». Для этого перед номером столбца и номером строки в адресе ставят знаки доллара $ (или нажать клавишу F4).

В Excel предусмотрен и другой, очень удобный способ ссылки на ячейку с помощью присвоения ей имени. Чтобы присвоить имя ячейке, выделите её и выберите команду Вставка – Имя – Присвоить. В появившемся диалоговом окне введите имя ячейки. В дальнейшем это имя можно использовать вместо адреса.

Например, имя ячейки Итог. Формула: Итог*А4

Задание 1. Цена устройств компьютера

1. Введите на Листе1 следующие данные

2. Ячейке С2 присвойте имя Курс. (см. раздел Теория выше);

3. В ячейку С4 введите формулу =В4*Курс;

4. В ячейках В14 и С14 подсчитайте полную сумму стоимости компьютера;

5. В столбце D подсчитаем долю цены устройства в общей цене компьютера. Для этого введем в ячейку D4 следующую формулу =C4/$C$14 (так как в ячейке С14 вычислена общая стоимость компьютера). Скопируйте формулу на все ячейки диапазона D4:D13;

6. К данным столбца С примените денежный формат, а к данным столбца D – процентный (кнопка на панели инструментов Форматирование);

7. Завершите оформление таблицы.

8. Переименуйте Лист1 в Задание1

Задание 2. Цена устройств компьютера

1. На Листе 2 постройте таблицу для вычисления заработной платы нескольких сотрудников с учетом премии. Премия задается отдельной ячейкой.

Примерный вид таблицы:

2. Вычислите сумму премии и итоговую сумму зарплаты.

3. Лист 2 переименуйте в Задание2.

Задание 3. «Шпаргалка» для продавца

При продаже штучного товара продавцы часто делают «шпаргалки», в которых указано, сколько будет стоить разное количество товаров.

С помощью электронной таблицы постройте такую «шпаргалку для продавца мороженного, оформите и сохраните на листе3, который переименуйте в Задание3.

Примерный вид таблицы:

Наименование товара	Цена за 1 шт	Количество товара
		2	3	4	5	6	7	8	9	10
Эскимо	11,00р.
Пломбир	10,00р.
Фруктовое	8,50р.
Шоколадное	6,80р.
Сливочное	6,30р.

Примечание: При расчете должна быть использована одна формула, которая затем копируется на весь диапазон.

Подсказка: знаки доллара для «фиксации» адреса можно применять отдельно к номерам столбцов и номерам строк. Например, так: $С1 или С$1. В последнем случае это означает, что при копировании формулы, например, вправо вниз, номера строк изменяются, а номер столбца остается фиксированным.

Откройте задание к лабораторной работе в файле Ex02_1.xlsx

Использование имен ячеек и диапазонов

Использование имен

Имя – слово или строка знаков, представляющих ячейку, диапазон ячеек, формулу или константу. Имена можно использовать в любом листе книги.

Присваивание имен

Имя можно присвоить ячейке или диапазону ячеек.

1. Выделите ячейку или диапазон ячеек.

2. В группе Определенные имена вкладки Формулы нажмите кнопку Присвоить имя.

3. В окне Создание имени в поле Имя введите имя ячейки или диапазона (рис. 1.18).

Рис. 1.18.  Присвоение имени ячейке

4. Для задания области действия имени в поле со списком Область выберите Книга или имя листа в книге.

5. При желании в поле Примечание можно ввести примечание к имени, которое затем будет отображаться в окне Диспетчера имен.

Для удобства работы рекомендуется создавать имена короткие и хорошо запоминающиеся.

Применение имен

При создании формул короткие имена можно вводить с клавиатуры.

Во избежание возможных ошибок при использовании имен в процессе создания формулы следует в группе Определенные имена вкладки Формулы щелкнуть кнопку Использовать в формуле и выбрать нужное имя в списке имен (рис. 1.20).

Рис. 1.20.  Вставка имени в формулу

Если нужное имя не отображается в списке, выберите команду Вставить имена (см. рис. 1.20), а затем в окне Вставка имени выберите вставляемое имя.

Самый простой вариант вставки имя в формулу – нажать клавишу F3 и выбрать из списка нужное имя.

Имена ячеек являются абсолютными ссылками.

Удаление имени

Ненужное или ошибочное имя можно удалить.

1. В группе Определенные имена вкладки Формулы нажмите кнопку Диспетчер имен.

2. В окне Диспетчер имен выделите имя и нажмите кнопку Удалить (рис. 1.21).

Рис. 1.21.  Удаление имени

Использование динамических именованных диапазонов

Одна из распространенных проблем при работе с таблицами состоит в том, что иногда мы не знаем точный размер области листа, заполненной нашими данными. Кроме того, в будущем в таблицу могут заноситься новые данные, или из нее могут быть удалены какие-то строки, т.е. размер таблицы может меняться.

Стандартное решение такой задачи - делая ссылку на таблицу, захватить пустые ячейки - выделить "с запасом". Такой способ имеет два серьезных недостатка:

• пустых строк может не хватить

• пустые ячейки, хоть и не содержат данных, но в некоторых ситуациях весьма заметно замедляют обработку данных

Красивым решением будет использовать динамический именованный диапазон - его размеры меняются автоматически, в зависимости от количества непустых ячеек в заданной области данных. Рассмотрим следующий пример - вот такую таблицу, количество записей в которой в будущем может меняться:

Чтобы создать динамический именованный диапазон, ссылающийся на эту таблицу:

В Excel 2007/2010 этот функционал реализован с помощью гораздо более удобного окна Диспетчер имен (Name manager) на вкладке Формулы (Formulas). В диспетчере необходимо нажать кнопку Создать (Create) и ввести имя диапазона и ссылку (формулу). =СМЕЩ(Лист1!$A$1;0;0;СЧЁТЗ(Лист1!$A:$A))

Теперь давайте подробнее разберем саму формулу.

Основную роль играет функция СМЕЩ (OFFSET) - она выдает ссылку на диапазон, смещенный относительно исходного на заданное количество ячеек и имеет несколько аргументов:

• Ссылка - исходная ячейка, от которой идет отсчет - с нее начинается наш диапазон ($A$1)

• Смещение по строкам и столбцам - сдвиг начала диапазона относительно Ссылки - по нулям

• Высота - количество ячеек по вертикали, из которых состоит наш диапазон - определяем количество непустых ячеек в столбце А при помощи функции подсчета значений СЧЁТЗ($A:$A)

• Ширина (не обязательный параметр)- количество ячеек по горизонтали - в нашей таблице один столбац

Задание 4 Создание динамических списков

1. Создайте на листе динамический список из 10 товаров.

2. Добавьте 2 товара.

3. Удалите 4 товара

Использование ссылок в формулах

Ссылки на ячейки других листов и книг

При использовании в создаваемых формулах ссылок на ячейки других листов и книг в процессе создания формулы следует перейти на другой лист текущей книги или в другую книгу и выделить там необходимую ячейку.

При каждом переходе на другой лист, его имя автоматически добавляется к ссылке на ячейку. Имя листа и адрес ячейки разделены служебным символом ! (восклицательный знак).

Например, в формуле в ячейке D2 в таблице на рис. 1.13 использована ячейка А4 листа Курс текущей книги.

Рис. 1.13.  Ссылка на ячейку другого листа текущей книги

При переходе к ячейке другой книги, имя файла в квадратных скобках автоматически добавляется к ссылке на ячейку. Например, в формуле в ячейке D2 в таблице на рис. 1.14 использована ячейка А4 листа Курс файла ЦБР.xlsx.

Рис. 1.14.  Ссылка на ячейку другой книги

Использование трехмерных ссылок

Трехмерные ссылки используются при выполнении действий с данными из одной и той же ячейки или диапазона ячеек на нескольких листах одной книги. Трехмерная ссылка включает в себя ссылку на ячейку или диапазон, перед которой ставятся имена листов. При этом в формулу включаются все листы, хранящиеся между начальным и конечным именами, указанными в ссылке. Например, формула =СУММ('Комплект1:Комплект5'!D14) суммирует все значения, содержащиеся в ячейке D14 на всех листах в диапазоне от Комплект1 до Комплект5 включительно (рис. 1.17).

Рис. 1.17.  Использование трехмерных ссылок

1. Выделите ячейку, в которую нужно ввести функцию.

2. Введите = (знак равенства), имя функции, а затем открывающую круглую скобку.

3. Выделите ярлык первого листа, на который нужно создать ссылку.

4. Удерживая нажатой клавишу Shift, выделите ярлык последнего листа, на который необходимо создать ссылку.

5. Выделите диапазон ячеек, на которые нужно создать ссылку.

6. Подтвердите ввод формулы.

Трехмерные ссылки могут быть использованы для создания ссылок на ячейки на других листах, определения имен и создания формул с использованием следующих функций: СУММ, СРЗНАЧ, СЧЁТ, МАКС, МИН, ПРОИЗВЕД, и некоторых других.