Лабораторная работа №6 Электронные таблицы

Анализ и управление данными.

Теория

Списком в Excel называют однотабличную базу данных. Список должен удовлетворять следующим условиям.

• На рабочем листе должен находится только список и не должно быть других данных (в крайнем случае список должен быть ограничен пустыми строками, столбцами и границами рабочего листа, чтобы можно было его выделять как текущую область, а прочие данные должны находится сверху или снизу от списка, но не сбоку; если ожидается добавление к списку новых данных, то данные, не входящие в список лучше располагать сверху);

• Столбцы списка должны содержать однородную информацию (например, только даты, только текстовые данные строки);

• Столбцы списка должны иметь различающиеся текстовые заголовки (их называют метками, подписями, именами полей).

Задание 1. Сортировка списков

1. Откройте файл Сотрудники_издательства.xls. Данные в таблице удовлетворяют условиям, предъявляемым программой к спискам.

2. Установите курсор в любой ячейке внутри списка. Выберите вкладку Данные - Сортировка. Отсортируем список сразу по трем ключам: по отделам, внутри отдела по должностям, для одинаковых должностей сортировка продолжится по фамилиям.

3. Самостоятельно отсортируйте список по отделам (по возрастанию) далее по величине зарплат (по убыванию).

Задание 2. Фильтрация списков

Для перехода в фильтрации списка на вкладке Данные имеется по кнопка Фильтр. После щелчка по кнопке в строке с заголовками столбцов появятся значки списка.

После раскрытия списка появятся меню:

С помощью встроенного фильтра отобразите список сотрудников транспортного отдела

Можно последовательно применять сразу несколько фильтров. Выведите на экран список корректоров редакторского отдела.

Для того, чтобы отобразить список сотрудников, принятых на работу после 01.01.2000 года выполните следующее:

• Снимите предыдущие фильтры

• Раскройте список фильтрации в столбце Дата приема на работу

• Выберите пункт Фильтр по дате

• Выберите пункт после

• Наберите условие, как показано на рисунке

• 

Используя фильтр можно вывести сотрудников рожденных в декабре месяце.

Для этого выполните следующее:

• Снимите предыдущие фильтры

• Раскройте список фильтрации в столбце Дата рождения

• Выберите пункт Фильтр по дате

• Выберите пункт Все даты за период

• 

• Щелкните по месяцу Декабрь.

Отобразите список сотрудников, с окладом между 10000 и 20000 тысячами.

Задание 3. Подведение итогов

Ecxel обладает очень полезным свойством автоматического подведения основных и промежуточных итогов.

1. Установите курсор на любой ячейке внутри списка.

2. Отсортируйте список по тому полю, по которому надо группировать данные при подведении итогов. Например, по полю Отдел.

3. Подсчитаем количество сотрудников по отделам. Для этого выберите на вкладке Данные Промежуточные итого..

4. В появившемся окне отметим нужные нам параметры для подсчета количества сотрудников по отделам.

Обратите внимание на значки структуры, которые появились перед номерами строк.

4. Сверните содержимое отделов и оставьте только название отделов и количество сотрудников в отделе.

5. Чтобы убрать Промежуточные итоги надо в щелкнуть по кнопке Убрать все .

Самостоятельно подсчитайте сумму заработной платы по отделам.

Можно одновременно отобразить и сумму окладов по отделам и количество сотрудников. Для этого после получения первых промежуточных итогов. Например Количество сотрудников по отделам надо повторно выполнить команду вычисления Промежуточных итогов, но в окне Промежуточные итоги изменить операцию на Сумму , убрать галочку у отделов и поставить галочку в окладах. Но самое главное – это убрать галочку в строке Заменить текущие итоги.

Таким же образом можно получить промежуточные итоги для вложенных групп. Например, найти сумму окладов по отделам, а для каждого отдела подсчитать сумму окладов по должностям.

Вначале необходимо выполнить двойную сортировку: сначала по отделам, а потом по должностям. После этого надо дважды выполнять команду вычисления промежуточных итогов, указывая соответствующие параметры. Не забудьте при втором вызове команды убрать галочку в пункте Заменить текущие итоги.

Задание 4. Работа со списками

Откройте файл Итоги_садовод.xls и выполните приведенное там задание

Для защиты лабораторной работы вам следует продемонстрировать преподавателю выполнение всех заданий.