Практическое занятие № 3

Тема занятия: Работа с итоговыми запросами и запросами на изменение таблиц в базе данных Microsoft Access. Создание отчетов.

Цели занятия:

1. научиться создавать итоговые запросы;

2. научиться выполнять автоматическое изменение данных в таблицах с помощью запросов на изменение;

3. научиться создавать отчеты на основе базовых таблиц и результирующих таблиц запросов.

Формулировка задания

1. Создать итоговые запросы:Запрос14—Запрос16.

2. Создать запросы на создание новых базовых таблиц: Запрос17—Запрос18.

3. Создать запросы на обновление данных: Запрос19—Запрос20.

4. Создать запросы на удаление данных из таблиц: Запрос21—Запрос22.

5. Создать отчеты: Отчет1 — Отчет4.

Технология выполнения задания

1. Запустите программу Microsoft Access.

2. Откройте файл базы данных (Файл ► Открыть ► Кадры.mdb).

3. В окне Кадры: база данных откройте панель Запросы.

4. Создайте итоговый запрос Запрос14:

Имя запроса	Включаемые в запрос поля	Какую задачу решает запрос
Запрос14	Должность Оклад	Вычисляет среднее, наибольшее и наименьшее значение по полю Окладдля каждойдолжности

• Для создания Запроса14 дважды щелкните на значке Создание запроса в режиме Конструктора — откроется бланк запроса по образцу. В окне Добавление таблицы выберите таблицу СОТРУДНИКИ.

• Включите в запрос поле Должность и трижды включите поле Оклад.

• На панели инструментов Microsoft Access щелкните на кнопке Групповые операции или воспользуйтесь командой меню (Вид ► Групповые операции). Эта команда необходима для создания в нижней части бланка строки Групповые операции. Именно на ее базе и создаются итоговые вычисления. Все поля, отобранные для запроса, получают в этой строке значение Группировка.

• Для поля, по которому производится группировка записей (в нашем случае — Должность), оставьте в строке Групповые операции значение Группировка. Для остальных полей щелкните в этой строке — появится кнопка раскрывающегося списка, из которого можно выбрать итоговую функцию для расчета значений в данном поле.

• Для первого поля Оклад выберите итоговую функцию Avg для определения среднего значения оклада по каждой должности.

• Для второго поля Оклад выберите итоговую функцию Max, определяющую наибольшее значение оклада по каждой должности.

• Для третьего поля Оклад выберите итоговую функцию Min, определяющую наименьшее значение оклада по каждой должности.

• Закройте бланк запроса по образцу, присвоив запросу имя Запрос14. Запустите запрос и убедитесь, что он правильно работает.

19. Создайте и выполните итоговые запросы Запрос15 — Запрос16.

Имя запроса	Включаемые в запрос поля	Какую задачу решает запрос
Запрос15	Город РазмерСуточных	Вычисляет среднее, наибольшее и наименьшее значение по полю РазмерСуточныхдля каждогогородапри поездках в командировки
Запрос16	Должность Оклад ДатаНазначения	Вычисляет среднее, наибольшее и наименьшее значение по полю Окладдля каждойдолжности для сотрудников, назначенных на должность после 01.01.2005

• При создания Запроса16 включите в запрос поля Должность, Оклад, ДатаНазначения. В строкеУсловие отборадля поляДатаНазначения введите условие>01.01.2005

20. Создайте запрос на создание базовой таблицыЗапрос17. В результате выполнения этого запроса в базе данных будет создана новая таблица АДРЕСА_СОТРУДНИКОВ.

Имя запроса	Включаемые в запрос поля	Какую задачу решает запрос
Запрос17	КодСотрудника Фамилия Имя Отчество Адрес Телефон	Создает новую базовую таблицу АДРЕСА_СОТРУДНИКОВ

• Для создания Запроса17 дважды щелкните на значке Создание запроса в режиме Конструктора — откроется бланк запроса по образцу. В окне Добавление таблицы выберите таблицы СОТРУДНИКИ и ЛИЧНЫЕ_ДАННЫЕ.

• Включите в запрос поля КодСотрудника, Фамилия, Имя, Отчество, Адрес, Телефон.

• Откройте список инструмента Тип запроса и выберите Создание таблицы.

• В открывшемся диалоговомокнеСоздание таблицывведите имя новой таблицы АДРЕСА_СОТРУДНИКОВ. Установите переключательв текущей базе данных и нажмитеOK.

• Закройте бланк запроса по образцу и дайте ему имя Запрос17.

• Выполните запрос. Ответьте «Да» на все выводимые программой вопросы. Переключитесь в окне базы данных на панель Таблицы. В списке таблиц должна появиться новая таблица АДРЕСА_СОТРУДНИКОВ.

21. Откройте таблицу АДРЕСА_СОТРУДНИКОВ, просмотрите ее содержимое.

22. Создайте и выполните запрос на создание таблиц Запрос18:

    Имя запроса	Включаемые в запрос поля	Какую задачу решает запрос
    Запрос18	Все поля таблицы СОТРУДНИКИ		Создает копию таблицы СОТРУДНИКИ с именем КОПИЯ_ СОТРУДНИКИ

23. Создайте запрос на обновление данных Запрос19:

Имя запроса	Включаемые в запрос поля	Какую задачу решает запрос
Запрос19	Должность Оклад		Увеличивает на 20% значения в поле Окладтаблицы СОТРУДНИКИ для сотрудников, работающих в должности «инженер»

• Для создания Запроса19 дважды щелкните на значке Создание запроса в режиме Конструктора — откроется бланк запроса по образцу. В окне Добавление таблицы выберите таблицу СОТРУДНИКИ.

• Включите в запрос поля Оклад, Должность. Откройте список инструмента Тип запроса и выберите Обновление. В строке Условие отбора для поля Должность введите «инженер». В строке Обновление для поля Оклад введите [Оклад]*1,2

• Закройте бланк запроса по образцу, сохраните запрос с именем Запрос19.

24. Выполните запрос. Ответьте «Да» на все выводимые программой вопросы.

25. Переключитесь в окне базы данных на панель Таблицы. Откройте таблицу СОТРУДНИКИ. Убедитесь, что в строках, соответствующих должности «инженер», изменились значения окладов.

26. Создайте и выполните запрос на обновление данных Запрос20:

    Имя запроса	Включаемые в запрос поля	Какую задачу решает запрос
    Запрос20	Оклад ДатаНазначения	Увеличивает на 30% значения в поле Окладтаблицы СОТРУДНИКИ для сотрудников, назначенных на должностьдо 01.01.2000

27. Создайте запрос на удаление данных Запрос21:

Имя запроса	Включаемые в запрос поля	Какую задачу решает запрос
Запрос21	Поле ДатаНазначенияиз таблицыКОПИЯ_СОТРУДНИКИ	Удаляет из таблицы КОПИЯ_СОТРУДНИКИ записи, для которых значение в поле ДатаНазначениябольше 01.01.2005

• Для создания запроса Запрос21 дважды щелкните на значке Создание запроса в режиме Конструктора — откроется бланк запроса по образцу. В окне Добавление таблицы выберите таблицу КОПИЯ_СОТРУДНИКИ.

• Выберите тип запроса Удаление. Переместите из списка полей таблицы КОПИЯ_СОТРУДНИКИ на бланке запроса символ «*» в первый столбец бланка. Включите в запрос поле ДатаНазначения. В строке Условие отбора введите >01.01.2005

• Закройте бланк запроса по образцу, сохраните запрос с именем Запрос21.

28. Выполните запрос. Ответьте «Да» на все выводимые программой вопросы. Переключитесь в окне базы данных на панель Таблицы. Откройте таблицу КОПИЯ_СОТРУДНИКИ. Убедитесь, что произошло удаление строк в соответствии с заданным условием.

29. Создайте и выполните запрос на удаление данных Запрос22:

Имя запроса	Включаемые в запрос поля		Какую задачу решает запрос
Запрос22		Поле Должность из таблицы КОПИЯ_СОТРУДНИКИ	Удаляет из таблицы КОПИЯ_СОТРУДНИКИ записи, для которых значение в поле Должностьравно «бухгалтер» или «менеджер»

30. В окне Кадры: база данных откройте панель Отчеты.

31. Создайте Автоотчет «в столбец» Отчет1:

Имя отчета	Включаемые в отчет поля	Задание
Отчет1	Все поля таблицы СОТРУДНИКИ	Создать Автоотчёт «в столбец»на базе таблицы СОТРУДНИКИ.

• Для создания автоотчета Отчет1 щелкните кнопку Создать и выберите в открывшемся окне Автоотчет: в столбец. Выберите таблицу СОТРУДНИКИ и щелкните кнопку OK.

• Сохраните отчет с именем Отчет1.

32. Создайте и сохраните отчет Отчет2:

Имя отчета	Включаемые в отчет поля	Задание
Отчет2	Фамилия Имя Отчество Должность Город ДатаОтъезда ДатаПриезда	В режиме мастера отчетов создать отчет на базе таблиц СОТРУДНИКИ и КОМАНДИРОВКИ. Способ представления данных по таблице КОМАНДИРОВКИ. Предусмотреть группировку по полю Город.

• Для создания отчета Отчет2 в окне Кадры: база данных на панели Отчеты дважды щелкните инструмент Создание отчета с помощью мастера. Выполните все шаги по созданию отчета.

	1 шаг. Выбор способа создания отчета.
	2 шаг. Выбор полей для включения в отчет.
	3 шаг. Выбор вида представления данных.
	4 шаг. Выбор поля, по которому выполняется группировка.
	5 шаг. Выбор способа сортировки записей в каждой группе.
	6 шаг. Выбор макета.
Внешний вид полученного отчета

33. Создайте аналогично и сохраните отчет Отчет3:

    Имя отчета	Включаемые в отчет поля	Задание
    Отчет3	Фамилия Имя Отчество Должность Город ДатаОтъезда ДатаПриезда	В режиме мастера отчетов создать отчет на базе таблиц СОТРУДНИКИ и КОМАНДИРОВКИ. Способ представления данных по таблице СОТРУДНИКИ. Предусмотреть группировку по полю Должность.

34. Создайте и сохраните отчет Отчет4:

Имя отчета	Включаемые в отчет поля	Задание
Отчет4	КодСотрудника Фамилия Имя Отчество Должность Оклад	В режиме мастера отчетов создать отчет на базе таблицы СОТРУДНИКИ. Предусмотреть группировку по полю Должностьи подведение итогов в полеОкладпо каждой должности (среднее значение, минимум, максимум)

• При создании отчета Отчет4 изменяется процедура выполнения шага 5. Для подведения итогов по полю Оклад в диалоговом окне следует щелкнуть кнопку Итоги…

5 шаг. Выбор способа сортировки записей в каждой группе и подведение итогов.

В результате должен получиться отчет следующего вида:

35. Предъявите результат работы преподавателю.

Итоги занятия

Вы научились создавать итоговые запросы и запросы на изменение данных. Вы научились создавать отчеты по базовым таблицам и результирующим таблицам запросов. Теперь Ваша база данных содержит базовые таблицы, формы для ввода и просмотра данных, запросы разных типов и отчеты.

23