4.4. Учетные регистры, их виды и содержание.

В процессе финансово-хо­зяйственной деятельности на каждом предприятии возникает мно­жество операций, которые оформляют документами. Данные доку­ментов после их приемки, проверки и учетной обработки должны быть сгруппированы и записаны на счета аналитического и синте­тического учета по определенной схеме. Такая запись производится с помощью учетных регистров.

Учетные регистры — это листы бумаги, имеющие специальное графление и предназначенные для учетных записей. Запись учетнойинформации из документов в регистры называется регистрацией. Регистрировать информацию в регистры можно от руки и с приме­нением средств вычислительной техники.

В практической деятель­ности применяются различные виды учетных регистров. Их клас­сифицируют по назначению, объему содержания, внешнему виду и форме графления.

1. По назначениюучетные регистры делятся на:

Хронологические регистры - это те, в которых хозяйственныеоперации регистрируются по мере их совершения. Например, кас­совая книга, журнал учета поступающих грузов, опись инвентарныхкарточек по учету основных средств.

Систематические регистры - фиксируют хозяйственные операции с учетом их экономического содержания, т.е. в них осуществляют группировку однородных по экономическому содержанию хозяйст­венных операций. Это Главная книга, в которой операции группи­руют по синтетическим счетам.

Комбинированные регистры - сочетают хронологическую и систе­матическую записи. Это более удобная форма учетных регистров, по­лучившая наиболее широкое распространение. Они наглядны и эко­номичны, так как позволяют сокращать количество учетных записей. К числу комбинированных регистров относятся журналы-ордераи ведомости.

2. По объему содержания подразделяют на:

Синтетические учетные регистры - предназначены для отражения в обобщенном виде всех хозяйственных средств, их источников и совершенных за месяц хозяйственных операций. Это Главная книга и оборотная ведомость по синтетическим счетам.

Аналитические учетные регистры - предназначаются для ведения учета по отдельным аналитическим счетам: это карточки, книги, описи.

Комбинированные учетные регистры- предназначаются для веде­ния аналитического и синтетического учета (журналы-ордера).

3. По внешнему виду учетные регистры делятся на:

Книги - представляют собой сброшюрованные регистры аналитиче­ского учета, со специальной формой графления. Например, кассовая книга, книга складского учета, Главная книга и др.

Карточки - это регистры аналитического учета, имеющие опре­деленный формат и специальную форму графления. Они пред­назначаются для организации учета различных объектов. Например, карточка складского учета материалов.

Свободные листы - это регистры, изготовленные на отдельныхлистах бумаги и предназначенные для учетных записей. Форма и графление свободных листов зависят от их назначения. Это журналы-ордера и ведомости.

4. По форме графления регистры могут быть:

Линейной (позиционной) формы графления - применяется в основ­ном для учета расчетов (журнал-ордер №7 «расчеты с подотчетными лицами).

Шахматной формы графления - применяется в регистрах по учету затрат производства. В этих регистрах сочетается аналитиче­ский и синтетический учет.

5. В зависимости от порядка размещения дебетовых и кредитовых записей в регистрах они могут быть односторонними и двусторон­ними.

В односторонних регистрах графы дебета и кредита (прихода и расхода) смещены в одну сторону; для текста и других данных отводится необходимое число граф. Дебетовые и кредитовые записи в односторонних регистрах чередуются. Например, кассовая книга, карточки количественно-суммового учета, карточки складского учета.

В двусторонних регистрах для записей по дебету счета отведена одна сторона или часть листа, для записей по кредиту — другая. На­пример, книга учета движения скота, книга учета производства.

К ведению учетных регистров предъявляются следующие основ­ные требования: документальность, своевременность, краткость, ясность и взаимный контроль записей.

Документальность записей. Записи в учетные регистры делают на основании проверенных документов. Документы формируют в пап­ки по принадлежности к учетным регистрам, и они служат основа­нием для последующего контроля.

Краткость записей. В регистрах нет необходимости делать про­странные записи; достаточно указать дату и номер документа и сде­лать ссылку на порядковый номер документа в пачке. Известно, чтопри необходимости проверить операцию даже самые пространные записи не могут заменить собой документ, к которому приходится прибегать практически во всех случаях.

Ясность записей. Записи, сделанные в регистры, должны бытьясными, разборчивыми. Допущенные ошибки следует исправить в установленном порядке.

Взаимный контроль записей. Записи в регистрах до их переноса в Главную книгу или регистры синтетического учета должны быть взаимно сверены и увязаны. Записи проверяют по корреспондирующим счетам. Так, суммы, поступившие в кассу с расчетного сче­та, будут проведены в регистрах по кассе (дебет) и в регистрах по расчетному счету (кредит). Эти записи должны быть взаимно свере­ны. Аналогично сверяют записи и по другим счетам.

Способы исправления ошибок. При составлении первичных до­кументов или учетных регистров могут быть допущены ошибки. Они должны быть выявлены и исправлены. При большом количест­ве данных в учетных регистрах для обнаружения в них ошибок ис­пользуется сплошная проверка (пунктировка записей). Она состоит в том, что все записи в учетных регистрах, где обнаружены ошибки,последовательно сверяются с документами или другими учетными регистрами, в которых отражены те же операции. Перед каждой проверенной суммой ставится специальный значок (V), для того чтобы видеть, какие суммы проверены, а какие — нет.

Выборка — способ выявления ошибок при несовпадении итоговсинтетического и аналитического учета. Для этого делают выборку сумм из аналитических счетов по статьям или субсчетам синтетиче­ского счета. Затем подсчитывают итоги выборки и сравнивают с данными синтетического счета.

Ошибки в учетных регистрах исправляются корректурным спо­собом, способом дополнительных проводок и способом «красное сторно».

Корректурный способ(зачеркивание и заверенное подписямиисправление) применяется, когда ошибка не затрагивает коррес­понденции счетов или она быстро обнаружена и не отразилась на итогах учетных записей.

Способ дополнительных проводок применяется в случаях, когда в бухгалтерской проводке в учетных регистрах указана правильная корреспонденция счетов, но преуменьшена сумма операции. Для исправления ошибки на разность между правильной и преумень­шенной суммами операции составляют дополнительную бухгал­терскую проводку.

Способ красного сторно (отрицательная запись) применяется для исправления ошибочной корреспонденции счетов или боль­шей, чем следовало, суммы. Исправительная проводка или сумма записывается в учетные регистры красными чернилами. При под­счетах суммы, записанные красными чернилами, не прибавляются, а вычитаются из итогов. Отсюда красная сторнировочная запись полностью аннулирует запись; одновременно обычными черниламисоставляется проводка, правильно отображающая произведенную операцию.

При помощи способа «красное сторно» исправляются ошибки до и после подсчета итогов и ошибки, допущенные в предыдущих отчетных периодах.