Анализ и оптимизация стоимости проекта.

При анализе стоимости проекта обычно оценивается его бюджет (суммарные затраты на проект) и соотношение составляющих бюджета. Если общая стоимость проекта превышает ожидания или затраты на какую-то из составляющих проекта существенно больше, чем предполагается (то есть бюджет не сбалансирован), то стоимость оптимизируется.

Анализ стоимости проекта.

Чтобы оценить общую стоимость проекта, достаточно перейти в таблицу «Затраты» в любом из представлений со списком задач и просмотреть данные в столбце «Общие затраты» у суммарной задачи проекта. Помимо выяснения общей стоимости часто требуется проанализировать пропорциональное соотношение затрат внутри бюджета. Как правило, в каждой организации есть свои стандарты или представления о том, как должны быть распределены затраты. Например, может существовать требование, чтобы стоимость сверхурочной работы не превышала 5% от общей стоимости проекта или чтобы затраты на тестирование программного продукта не превышали 10% от общей стоимости проекта и т. д.

В общем случае при анализе структуры затрат рассматриваются:

• распределение затрат по фазам проекта (например, проектирование, разработка, тестирование);

• распределение затрат по типам работ (например, соотношение затрат на управление с общей стоимостью проекта);

• соотношение между затратами на сверхурочные трудозатраты и обычные;

• распределение затрат на ресурсы разных типов (например, какая часть бюджета проекта уйдет в один отдел организации, а какая — в другой).

При анализе стоимости могут учитываться как все соотношения, так и лишь некоторые из них. Рассмотрим, как анализировать эти соотношения в бюджете проекта с помощью MS Project.

Распределение затрат по фазам проекта.

Для определения соотношения затрат между фазами проекта воспользуемся настраиваемыми полями и формулами. Нам понадобится два поля. В таблице «Затраты» вставим столбц, для этого щелкнем правой клавишей мыши на любом из существующих столбцов и выберем «Вставить столбец». При вставке столбца выбираем имя «Число1» и переименовываем его в «% от общей стоимости», для расчета данного показателя необходимо:

1. Щелкните правой кнопкой мыши на столбце «Код работ» и выберете «Настройка полей»;

2. В поле настраиваемые атрибуты установить «Формула» и щелкнуть на одноименную кнопку;

3. Ввести формулу: (([Затраты]*100)/Общая стоимость) (общая стоимость вводится в ручную);

4. В поле «Расчет для суммарных задач и групп» установить «Использовать формулу»;

5. Нажать «Ok».

Распределение затрат по типам работ.

Очень часто в рамках одной фазы выполняются задачи разных типов. Такие ситуации довольно часты, и поэтому анализ распределения затрат по фазам обычно дополняют анализом распределения затрат по типам работ. Чтобы провести такой анализ, нужно создать поле в таблице «Затраты», в которое будет заноситься информация о типе работы, и определить его значение для каждой из задач проекта. В нашем случае вставьте столбец «Код структуры1», указанным выше способом и переименуйте его в «Код работ». Используйте настраиваемый код структуры, а не настраиваемое поле, чтобы иметь возможность в дальнейшем более детально описать типы работ. Заполните его данными для всех задач, кроме завершающих, поскольку их стоимость равна нулю. Для этого:

1. Щелкните правой кнопкой мыши на столбце «Код работ» и выберете «Настройка полей»;

2. Во вкладке «Настраиваемые коды структуры» нажмите на кнопку «Определить маску ввода» и задайте пять уровней с цифровой последовательностью;

3. Во вкладке «Настраиваемые коды структуры» нажмите на кнопку «Изменить таблицу подстановки» и заполните поля:

Код структуры	Описание
1	Обследование и планирование
2	Проектирование и анализ
3	Разработка и документирование
4	Тестирование и отладка
5	Внедрение и сопровождение

4. Для всех задач заполните поле «Код работ»:

Предпроектное обследование	1
Определение проекта	1
Планирование	1
План-график работ	1
Планирование бюджета	1
Планирование рисков	1
Проектирование	2
Проектирование структуры сайта	2
Определение тематики и организации контента	1
Анализ контента	2
Структурирование контента	1
Создание плана поставки контента	2
Проектирование дизайна	2
Проектирование SCRIPT'ов	2
Проектирование хостинговой площадки	2
Проектирование контента	2
Проектирование завершено	2
Анализ и управление	2
Реализация	3
Разработка шаблонов (дизайна)	3
Разработка шаблонов (дизайна)№1	3
Разработка шаблонов (дизайна)№2	3
Разработка графического контента (кнопки, логотипы)	3
Разработка дополнительных сценариев (CMS)	3
Наполнение ресурса (контент)	3
Размещение на хостинге	3
Документирование (инструкции)	3
Анализ шаблонов с точки зрения юзабилити, заказчика и управляющего решения (решения на риски)	2
Тестирование	4
Внутреннее тестирование	4
Тест юзабилити	4
Тест функционала	4
Тест содержимого (с точек зрения грамматики и логики)	4
Внешнее тестирование	4
Доработка	4
Внедрение	5
Передача сайта заказчику	5
Проведение мастер-класса по использованию	5
Продвижение	5
Оптимизация для поисковых систем	4
Регистрация в поисковых системах	5
Наполнение каждого элемента информацией	5
Внедрение завершено	5
Передача проектной документации	5
Разбор и архивировании документации	5
Заключение договора на сопровождение	5
Отказ от претензий	5

Теперь перейдем к настройкам поля «Число» и в разделе настроек расчетов для суммарных задач и групп выберем переключатель «Сведение», а в раскрывающемся списке выберем значение «Сумма». Теперь сгруппируем данные «Код структуры» и уберем ненужные столбцы. Первыми идут задачи, у которых не определен код, и их стоимость равна 0. Затем в списке представлены другие типы задач и затраты на них, причем в таком виде структура затрат представлена более детально, чем в предыдущем примере с фазами. Обновим настраиваемое поле «Затраты№2». Когда мы вернемся к нашему отчету, то увидим, что он изменился. анализ плана проекта нужен еще и для поиска возможных ошибок и несоответствий. Поскольку анализ является рассмотрением различных срезов плана проекта, то чем больше срезов будет рассмотрено, тем выше вероятность выявить ошибку.