11.3. Облагаются ли страховыми взносами компенсации за разъездной характер работы

Статьей 168.1 ТК РФ установлена обязанность работодателя возместить некоторым категориям работников расходы, связанные со служебными поездками. Так, возмещение выплачивается:

- сотрудникам, чья работа осуществляется в пути или носит разъездной характер;

- сотрудникам, работающим в полевых условиях или участвующим в экспедиционных работах.

Отметим, что характер работы должен быть указан в трудовом договоре (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Кроме того, по мнению чиновников ФСС РФ, в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте организации нужно предусмотреть перечень работ, профессий, должностей сотрудников, работа которых носит особый характер или осуществляется в специфических условиях (Письмо ФСС РФ от 02.04.2010 N 02-03-16/08-526П (п. 1)).

В ст. 168.1 ТК РФ определен перечень расходов, которые должен возместить работодатель. Например, расходы работника по проезду, по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне дома (суточные). Такие выплаты являются компенсационными и связаны с выполнением работником своих трудовых обязанностей (ч. 2 ст. 164 ТК РФ).

В связи с этим на такие выплаты не нужно начислять страховые взносы на обязательное социальное страхование (пп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ, Письмо Минздравсоцразвития России от 27.02.2010 N 406-19).

При этом компенсации не облагаются взносами в размерах, установленных в соответствии с законодательством РФ (п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ). Размеры возмещения расходов, связанных со служебными поездками указанных работников, устанавливаются трудовым или коллективным договором, соглашением или локальным нормативным актом организации (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ). Поэтому компенсации расходов, связанных со служебными поездками, не облагаются страховыми взносами в размере, который указан в данных документах.

Данный вывод подтвердил ФСС РФ в Письме от 02.04.2010 N 02-03-16/08-526П (п. 1). Так, чиновники указали, что страховые взносы не начисляются на стоимость месячных и квартальных проездных билетов, компенсированную сотрудникам, чья работа носит разъездной характер. При этом размер и порядок возмещения расходов, а также перечень должностей таких работников должны быть предусмотрены коллективным договором либо иным локальным актом организации.

Иногда работодатели помимо компенсаций выплачивают сотрудникам надбавки к заработной плате за разъездной характер работы. Такие выплаты не являются компенсациями по смыслу ст. 164 ТК РФ, включаются в состав оплаты труда и, следовательно, облагаются страховыми взносами на общих основаниях (Письмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 N 1343-19).

11.4. Как облагается страховыми взносами компенсация расходов в связи с использованием личного имущества

Довольно распространенной является ситуация, когда работник пользуется в служебных целях личным автомобилем, мобильным телефоном или иным имуществом.

В таких случаях работнику должна выплачиваться компенсация, поскольку имущество требует определенных расходов для поддержания его в рабочем состоянии и постепенно изнашивается (ст. 188 ТК РФ). Выплата компенсации производится на основании письменного соглашения между работником и работодателем.

Поскольку обязанность выплачивать такую компенсацию установлена трудовым законодательством, на нее не нужно начислять страховые взносы на обязательное социальное страхование (п. 2 ч. 1, пп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ).

Обращаем ваше внимание на то, что использование личного имущества в служебных целях должно быть обусловлено должностными обязанностями сотрудника, характером его работы или подтверждено служебными заданиями. На это указывает и Минздравсоцразвития России (Письма от 06.08.2010 N 2538-19 (п. 3), от 12.03.2010 N 550-19, от 26.05.2010 N 1343-19). Кроме того, как подчеркивают чиновники, организация должна располагать подтверждением права собственности работника на такое имущество (Письмо Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 N 2538-19 (п. 3)).

При этом от страховых взносов освобождаются компенсации в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ (п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ).

Конкретный размер компенсации за использование личного имущества определяется соглашением между работником и работодателем (ст. 188 ТК РФ). Например, это может быть закреплено в трудовом договоре. Таким образом, компенсация не облагается взносами в размере, предусмотренном в соглашении (Письма Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 N 1343-19, от 12.03.2010 N 550-19, ПФР от 29.09.2010 N 30-21/10260 (п. 2)).

Компенсация за использование имущества в личных целях состоит из двух частей:

- покрытие расходов на обслуживание имущества и амортизацию имущества (ст. 188 ТК РФ). При этом рекомендуем вам подготовить расчет для обоснования размера компенсации, указав в нем суммы ежемесячной амортизации имущества (исходя из предполагаемых сроков службы и стоимости). На это указывают и чиновники Минздравсоцразвития России, предлагая учитывать срок полезного использования имущества на основании технической документации (Письмо от 26.05.2010 N 1343-19);

- возмещение расходов на содержание имущества.

При этом, как подчеркивают чиновники, организация должна располагать копиями документов, подтверждающих расходы работника, понесенные при использовании данного имущества в служебных целях (Письмо Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 N 2538-19 (п. 3)). Однако на практике точный расчет таких расходов составить бывает затруднительно. В этих случаях полагаем, что сумма возмещения может быть установлена на основании усредненных данных, собранных в течение определенного периода. Однако и в такой ситуации рекомендуем располагать документами, подтверждающими расходы за каждый месяц, когда вы выплачиваете компенсацию. Это позволит избежать споров с контролирующими органами.

Например, организация "Альфа" выплачивает торговым менеджерам компенсации за использование в служебных целях личных мобильных телефонов. Размер компенсации установлен трудовыми договорами и составляет 1000 руб. в месяц.

В подтверждение обоснованности выплаты компенсации организация располагает:

- копиями товарных чеков на приобретение телефонов;

- распечатками телефонных разговоров по каждому телефону;

- базой клиентов организации "Альфа" с указанием их телефонов;

- чеками на оплату услуг мобильной связи;

- расчетом, подтверждающим средний размер расходов на оплату мобильной связи и средний уровень амортизации телефона.

Отметим, что в отношении автотранспорта действует Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 "Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией".

Обращаем ваше внимание, что данное Постановление устанавливает размер компенсации исключительно для целей расчета базы по налогу на прибыль. То есть организация имеет право в соответствии со ст. 188 ТК РФ установить по соглашению с сотрудником размер компенсации, превышающий нормы, указанные в Постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 N 92. Поэтому на основании п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ такая компенсация не должна облагаться страховыми взносами в полном размере.

Подчеркнем, что обосновать размер компенсации нужно и в отношении автотранспорта. Так, использование личного автомобиля в служебных целях и обоснование понесенных расходов на его содержание подтверждают путевые листы.