Недостатки системы AD-HOC

архитектура не предназначена для работы с большим количеством документов. Поэтому целесообразно применять такие системы для ограниченного количества документов в рамках рабочей группы.

Системы класса «АСКИД»

•автоматизированные системы контроля исполнения документов с электронной почтой применяются в малых и средних организациях с большими объемами потоков управленческих документов, характеризующимися ограниченным набором выполняемых, строго регламентированных деловых процессов для выполнения делопроизводственных процедур.

Системы класса АСКИД

должна обеспечивать:

Единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в её структурные подразделения;

Единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;

продолжение

Регистрацию движения документов внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование документов;

Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

Контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства;

продолжение

Поиск документов и получение статистических отчетов;

Формирование реестров отправки для экспедиции учреждения

Groupware-

программное обеспечение для рабочих групп, средства организации электронного взаимодействия исполнителей, интегрированные среды

для коллективной работы .

Предназначены для организаций, сотрудникам которых по характеру их деятельности требуется постоянный обмен документами. Осуществляют задачи хранения, просмотра и совместного использования документов;

Groupware -

•это системы, поддерживающие неформализованную последовательность обработки документов участниками процесса

•предназначенные для обеспечения коллективной работы пользователей на общем уровне, т.е. обмен сообщениями, документами, общие или персональные папки для хранения данных и механизмы для определения простых маршрутов,

Groupware

•ориентированы на проект и взаимодействие небольшой или средней группы сотрудников, совместно использующих информацию из БД,

например, разработка каталога продаваемой продукции

Системы класса «groupware»

Функции систем на примере «Group Wise 4.1» от фирмы Novell.

Пересылка электронной почты;Маршрутизация сообщений;

Контроль за прохождением документов по заданным маршрутам;

Управление коллективной работой;

Groupware

Индивидуальное календарное планирование;

Согласованное календарное планирование групповой работы;

Планирование совместно используемых ресурсов;

Планирование и распределение задач между членами рабочей группы.

В системе организована многоуровневая система ограничения прав доступа к информации. Для сохранности используется симметричный нелинейный алгоритм шифрования.