БД / к лекции 6

3. ОСОБЕННОСТИ ВЕДЕНИЯ УЧЕТА И АУДИТА В КОМПЬЮТЕРНОЙ СРЕДЕ.

В современных условиях ведение учета и аудит (как внешний, так и внутренний) без применения ЭВМ практически невозмож­но. Объясняется это постоянным ростом объема учетных данных и усложнением учетных процедур. Применение компьютеров по­зволяет ускорить обработку и систематизацию данных, их анализ, оформление стандартных и специфических отчетов, освободить бухгалтера и аудитора от львиной доли рутинных работ.

Все более распространяются и системы банковского обслужива­ния «клиент-банк» с использованием возможностей компьютерных сетей.

В целом программные продукты, автоматизирующие учет в орга­низации, можно разделить по степени охвата натри основные груп­пы: «коробочный» продукт, программный комплекс и интегрирован­ный программный комплекс.

К первой группе относятся стандартные программные продукты, не требующие затрат на внедрение — они практически не адаптируемы к особенностям хозяйственной дея­тельности пользователя.

Программный комплекс позволяет авто­матизировать специфические объекты учета, а также предусматри­вает возможность настройки под 1гужды конкретного предприятия.

Наконец, интегрированный программный комплекс обеспечивает ав­томатизацию всей деятельности организации, построение инфор­мационной модели, максимально приближенной к действительно­сти. При подборе программных продуктов следует руководствовать­ся прежде всего принципом целесообразности.

У многих фирм имеется электронный архив учетных докумен­тов, необходимый для хранения большого объема информации и быстрого нахождения в нем нужных документов.

Рынок изобилует программами автоматизации бухгалтерского учета, отвечающими разнообразным потребностям организаций. Среди лидеров рынка программы: «1С:Бухгалтерия», «ИНФИН», «Инфо-бухгалтер», «Парус». Каждая программа ориентирована на определенный круг потребителей и имеет несколько модифика­ций в зависимости от численности работников организации и раз­нообразия ее деятельности.

Рассмотрим одну из выше названных программ. Так, 1С:Бухгалтерия позволяет автоматизировать ведение всех разделов бухгалтерского учета: операции по банку и кассе; основ­ные средства и нематериальные активы; материалы и МБП; то­вары и услуги, выполнение работ; учет производства продукции; учет валютных операций; взаиморасчеты с организациями; расче­ты с подотчетными лицами; расчеты по зарплате; расчеты с бюд­жетом; другие разделы учета.

Программа позволяет использовать нескольких планов счетов одновременно, предусмотрены многоуровневые планы счетов, многомерный аналитический учет, многоуровневый аналитичес­кий учет, количественный учет, многовалютный учет по неогра­ниченному числу валют, ведение на одном компьютере учета не­скольких фирм, консолидированного учета, учет импортных то­варов по ГТД (автоматический подбор необходимых номеров ГТД при выписке счетов-фактур).

Программа «1С:Бухгалгерия» позволяет автоматизировать подготовку любых первичных документов: платежные поручения, счета на оплату и счета-фактуры, приходные и расходные кассо­вые ордера, акты, накладные, требования, доверенности, другие документы.

Средства работы с документами позволяют организовать ввод документов, их произвольное распределение по журналам и по­иск любого документа по различным критериям: номеру, дате, сумме, контрагенту.

1С:Бухгалтерия включает набор стандартных отчетов, позволя­ющих получить информацию за произвольный период в различ ных разрезах и с необходимой степенью детализации.

Отчеты по синтетическому учету:

• оборотно-сальдовая ведомость;

• шахматная ведомость;

• Главная книга;

• журнал-ордер и ведомость по счету;

• анализ счета (за период и по датам);

• карточка счета.

Отчеты по аналитическому учету:

• оборотно-сальдовая ведомость по счету в разрезе объектов аналитического учета;

• журнал-ордер по объектам аналитики;

• анализ счета по объектам аналитики;

• отчет «Диаграмма» (позволяет представить бухгалтерскую информацию в графическом виде).

Отчеты по разделам учета:

• анализ объекта аналитики по счетам;

• карточка операций по объекту аналитики; ,

• Кассовая книга;

• книги продаж и покупок;

• отчеты по основным средствам и нематериальным активам;

• отчеты по заработной плате;

• и т.д.

1С:Бухгалтерия является готовым решением, позволяющим вести учет без дополнительных доработок и настроек. Кроме того, программа может быть адаптирована к любым особенностям уче­та на конкретном предприятии.

Подлинником документа на машинном носителе является первая во времени запись документа на машинном носителе, содержащая указание на то, что документ является подлинни­ком.

Подлинником машинограммы является первый по времени напечатанный средствами вычислительной техники экземпляр документа на бумажном носителе и содержащий указание на то, что документ является подлинником.

Дубликатами документа на машинном носителе являются все более поздние по времени, аутентичные по содержанию записи документа на машинном носителе и содержащие указание, что эти документы являются дубликатами.

Дубликатами машинограммы являются все более поздние по времени, аутентичные по содержанию распечатки на бумажном носителе, содержащие указание, что являются дубликатами.

Копиями документа на машинном носителе или машинограм­мы являются документы, переписанные с подлинника или дубли­ката на машинном носителе или машинограммы на другой носи­тель информации, аутентичные по содержанию и содержащие указание на то, что эти документы являются копиями.

В дубликатах и копиях должны быть сохранены обязательные реквизиты, содержащиеся в подлиннике документа на машинном носителе или машинограммы.

Компьютеризированы и современные аудиторские процедуры. Согласно стандартам аудита при его проведении с использовани­ем компьютеров сохраняются цель и основные элементы методо­логии аудита. Использование аудитором компьютера возможно как при ведении бухгалтерского учета экономическим субъектом вручную, так и при использовании средств автоматизации бухгал­терского учета.

При ведении бухгалтерского учета экономическим субъектом вручную аудитор должен решить проблему наличия необходимо­го программного обеспечения для анализа базы данных бухгалтер­ских записей по всем учитываемым хозяйственным операциям или по итоговым записям бухгалтерских регистров.

В том случае если у экономического субъекта весь бухгалтерс­кий учет или отдельные его участки автоматизированы, наличие в распоряжении аудитора базы учетных данных экономического субъекта (отдельных ее компьютерных файлов) позволяет приме­нить для ее анализа эффективные методы современных информа­ционных технологий.

Основное назначение использования компьютеров при аудите — организация аудита как последовательности выполняемых аудитор­ских процедур с целью повышения эффективности при взаимодей­ствии человека с компьютером.

Аудиторской организации целесообразно вести постоянную работу по освоению новых информационных технологий автома­тизации аудиторской деятельности.

Информационное обеспечение аудита с применением компь­ютеров включает два основных источника:

1. Данные бухгалтерского учета экономического субъекта на бумажных носителях или в виде базы данных бухгалтерии.

2. Нормативно-справочная база и система форм рабочей доку­ ментации аудитора.

Возможность использования базы данных экономического субъекта или отдельных ее массивов должна быть обеспечена:

• организационно — в договоре о проведении аудита желательно отразить согласие экономического субъекта на использование базы данных или ее фрагментов в процессе аудита;

• технически — в договоре о проведении аудита при необходимости следует отразить состав, форму и срок предоставления аудитору для анализа базы данных или ее фрагмен­тов;

• программно — система аудита с применением компьютеров при необходимости должна иметь в своем составе блок, обеспечивающий конвертацию (преобразование) базы данных экономического субъекта в данные, обработка которых возможна средствами программного обеспечения, используемого аудитором.

Аудитор для анализа может применять не саму базу данных или фрагменты рабочей базы данных, а ее копию. Сформированная или полученная для анализа копия базы данных должна быть идентична той, на основании которой экономический субъект формирует все бухгалтерские регистры и отчетные документы. Прежде чем приступить к анализу ее содержания, аудитор должен убедиться в таком соответствии или сделать копию базы данных самостоятельно. Для проверки соответствия должна применяться специальная система тестов.

Нормативно-справочные данные системы, используемой ауди­тором для проведения аудита, должны соответствовать проверяе­мому периоду. Аудитор должен обеспечить конфиденциальность как полученной информации, так и созданной в ходе аудиторс­ких процедур, а также ее защиту от несанкционированного дос­тупа.

Программные средства системы, используемой аудитором при проведении аудита, должны обеспечивать:

а) анализ содержания формируемой в бухгалтерии экономичес­кого субъекта базы данных, если таковая существует и доступна;

б) контроль показателей, содержащихся в регистрах бухгалтер­ского учета экономического субъекта;

в) тестирование алгоритмов, используемых в автоматизирован­ной системе бухгалтерского учета;

г) контроль соответствия показателей, содержащихся в формах бухгалтерской отчетности, данным бухгалтерских регистров или базы данных, формируемой в бухгалтерии при обработке первич­ных документов;

д) использование возможностей поисково-справочных информационных систем в области нормативных и законодательных актов, регламентирующих бухгалтерский учет и аудит в Российской Федерации;

е) формирование аудиторской документации (рабочей и итоговой).

Применение компьютеров позволяет аудитору провести следу­ющие процедуры:

• тестирование операций и остатков по счетам в компьютер­ной базе данных аналитические процедуры с целью выявления отклонении от обычно принятых параметров в компьютерной базе данных;

• тестирование базы данных проверяемого экономического субъекта;

• тестирование информационного, математического, программного и технического обеспечения проверяемого экономического субъекта.

При использовании для проведения аудита компьютеров повы­шается эффективность проведения таких аудиторских процедур, как проверка арифметических расчетов и составление альтерна­тивного баланса.

Бухгалтер и аудитор в своей работе активно используют ком­пьютеризированные правовые базы, такие как «Гарант», «Консуль-тантПлюс», позволяющие оперативно отслеживать динамику нормативной базы бухгалтерского учета. Такие системы содержат также комментарии к законодательству, обзоры арбитражной практики, образцы корреспонденции бухгалтерских счетов, тема­тические подборки журнальных публикаций, справочные сведе­ния и т.д.

3