Глава 1.9. Планирование и отчетность по вопросам

документирования деятельности бухгалтерии

Особое место в работе по документированию деятельности бухгалтерии занимают планирование и отчетность. Поясним, что в данном случае речь идет именно о вопросах планирования и отчетности, непосредственно затрагивающих организацию документирования деятельности бухгалтерии, а не бухгалтерскую отчетность.

Уточним, что планирование и отчетность являются неотъемлемыми компонентами управленческой деятельности. В целях выполнения задач планирования и отчетности должностные лица группы бухгалтерского делопроизводства во взаимодействии со службой делопроизводства (документационного обеспечения управления) реализуют соответствующие мероприятия, суть которых в большинстве случаев сводится к подготовке тех или иных документов.

Основным документом планирования является план работы. В общем случае план работы представляет собой документ, определяющий состав и содержание основных мероприятий (задач), выполнение которых возлагается на работника (руководимое им структурное подразделение), а также сроки, места и ответственных за их реализацию в течение определенного периода времени (в течение дня, недели, месяца, квартала и т.д.).

Планирование деятельности группы бухгалтерского делопроизводства организуется на предстоящий календарный год на основе следующих исходных данных:

основные показатели плана работы службы делопроизводства предприятия;

основные показатели плана работы бухгалтерской службы предприятия;

основные итоги деятельности группы бухгалтерского делопроизводства за истекший (предшествующий периоду планирования) период;

цели и задачи группы, вытекающие из содержания соответствующих разделов документов долгосрочного и среднесрочного планирования (в том числе бизнес-планов, программ организационного развития и т.п.);

организационно-распорядительные документы, изданные руководством предприятия по вопросам планирования.

Как правило, в проекте плана работы группы бухгалтерского делопроизводства определяются:

первоочередные и второстепенные задачи, выполнение которых планируется осуществить в течение календарного года (в виде перечня);

показатели деятельности: виды работ по документационному обеспечению бухгалтерской деятельности, их объемы, а также сроки (периоды) выполнения (в виде таблицы или календарного графика с поквартальной (помесячной) разбивкой);

силы и средства, привлекаемые для выполнения соответствующих видов работ (в виде перечня или схемы);

организация управления, взаимодействия и обеспечения в процессе выполнения соответствующих видов работ;

порядок предоставления отчетности: сроки, формы отчетных документов, перечень отражаемых в них отчетных показателей, особенности подготовки.

Описательная часть плана излагается в пояснительной записке. К пояснительной записке обычно прилагаются плановая таблица, план мероприятий по совершенствованию бухгалтерского делопроизводства и график передачи дел в архив <*>.

--------------------------------

<*> Последний - при условии, что группа самостоятельно производит передачу дел, подлежащих архивному хранению.

Проект плана подписывается начальником группы, согласуется с руководителем службы делопроизводства, после чего представляется на утверждение руководителю бухгалтерской службы. Примерная форма плана работы структурного подразделения представлена на рис. 1.17.

Примерная форма плана работы структурного подразделения <*>

--------------------------------

<*> Соответствует Приложению 46 к "Основным правилам работы архивов организации" ВНИИДАД (2002 г.).

Рис. 1.17

Индивидуальное планирование работы осуществляется персоналом группы на основе плана ее работы и с учетом указаний своих непосредственных начальников. Основным документом планирования индивидуальной работы сотрудника является личный план работы. Личный план работы разрабатывается, как правило, на предстоящий календарный месяц. Проект плана подписывается разработчиком, после чего представляется на утверждение начальнику группы.

Основным отчетным документом является отчет. Отчет представляет собой документ, в развернутой форме отражающий итоговые результаты обработки и анализа статистических данных, характеризующих выполнение какого-либо вида работ (какой-либо деятельности) за определенный период времени (месяц, квартал и более).

Отчетность по вопросам работы группы бухгалтерского делопроизводства осуществляется в порядке, установленном положениями соответствующих нормативно-методических и организационно-распорядительных документов, а также указаниями руководителя предприятия и службы. Проект отчета готовится начальником группы на основе справок руководителей соответствующих участков (см. в этой связи рис. 1.18) и представляется на рассмотрение руководителю службы <*>.

--------------------------------

<*> Отчет о работе группы за месяц (квартал) может представляться в форме служебной записки, отчет за год - в форме предложений к сводному отчету службы.

Пример справки об объеме документооборота <**>

--------------------------------

<**> Приложение 19 к Типовой инструкции по делопроизводству N 536.

Рис. 1.18