Глава 1.7. Инструкции по документированию

отдельных видов (направлений) деятельности бухгалтерии

В целях более тщательной регламентации отдельных видов (направлений) деятельности бухгалтерии руководством последней могут разрабатываться соответствующие нормативно-методические и организационно-распорядительные документы, в частности инструкции. Например, в такой регламентации нуждается процедура приема-сдачи дел при смене руководящего состава бухгалтерии (ее структурных подразделений). Содержание и порядок указанной процедуры целесообразно зафиксировать в соответствующей инструкции. Для разработки проекта инструкции обычно используются типовые (примерные) инструкции аналогичного назначения. Уточним, что в инструкции о порядке приема-сдачи дел обычно определяются:

1. Управленческие решения, на основании которых осуществляется процедура приема-сдачи дел.

2. Перечень вопросов, отражаемых в акте приема-сдачи дел.

3. Участие в процедуре приема-сдачи дел представителя вышестоящего органа управления (власти).

4. Сроки приема-передачи дел.

5. Порядок проверки состояния материального и денежного учета, расчетных статей баланса, а также отчетности.

6. Перечень документов, на основании которых осуществляется проверка.

7. Действия сторон при возникновении разногласий, выявлении злоупотреблений и т.п.

8. Прочие вопросы осуществления процедуры приема-сдачи дел.

Для надлежащей организации приема-сдачи дел рекомендуется руководствоваться примерным перечнем вопросов, представленным в Приложении 3 к настоящему пособию.

Глава 1.8. Должностные инструкции персонала

группы бухгалтерского делопроизводства

Должностная инструкция - это нормативный документ, регламентирующий деятельность конкретного должностного лица (категории сотрудников - руководящего состава, специалистов, исполнителей и пр.) предприятия (организации, учреждения) и устанавливающий порядок применения указанными лицами положений иных нормативно-правовых актов. Подобные инструкции разрабатываются и для персонала бухгалтерии предприятия, в том числе для работников группы бухгалтерского делопроизводства. Как правило, подготовка должностных инструкций производится на основе соответствующих типовых (примерных) инструкций, а также квалификационных характеристик конкретных должностей. Наконец, в рассматриваемом нами случае должна приниматься во внимание и специфика организации документационного обеспечения бухгалтерской деятельности в условиях соответствующего предприятия.

Примерное содержание должностной инструкции работника делопроизводства изложено в Приложении 2 к Приложению 12 ГСДОУ и представлено на рис. 1.15. Примерная структура должностной инструкции определена Методическими рекомендациями ВНИИДАД "Ведение делопроизводства в организации" (2003 г.) и включает следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Должностные обязанности.

3. Права.

4. Ответственность.

5. Связи по должности.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Примерное содержание должностной инструкции │

│ работника делопроизводства: │

│ │

│ 1. Задачи работника (например, для делопроизводителя - прием, │

│ регистрация входящих и отправка исходящих документов). │

│ 2. Порядок замещения должности, т.е. кем назначается и освобождается │

│ от должности данный работник. │

│ 3. Профессиональные требования к работнику (уровень образования, │

│ стаж работы и др.). │

│ 4. Основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться │

│ работник в своей деятельности. │

│ 5. Предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником. │

│ 6. Перечень видов работ, из которых складывается выполнение │

│ возложенных функций (например, регистрация документов может включать │

│ заполнение карточек, ведение картотеки, выдачу справок и т.д.). │

│ 7. Задачи, связанные с подготовкой документов, получением, │

│ обработкой и выдачей информации. │

│ 8. Задачи, предполагающие обязательное использование определенных │

│ форм и методов работы (например, периодический контроль за │

│ формированием дел в структурных подразделениях, проведение инструктажей │

│ и т.д.). │

│ 9. Задачи, требующие соблюдения сроков выполнения конкретных │

│ действий. │

│ 10. Порядок исполнения поручений. │

│ 11. Этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе. │

│ 12. Права работника для реализации порученных ему функций и │

│ выполнения обязанностей. │

│ 13. Подразделения и работники, от которых исполнитель получает и │

│ которым передает информацию, ее структуру и сроки передачи, кто │

│ привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они │

│согласовываются и т.д. │

│ 14. Критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником │

│ своих функций и обязанностей использования прав и т.д. │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 1.15

Разделы должностной инструкции делятся на пункты и при необходимости подпункты. Нумерация разделов документа производится римскими цифрами, а пунктов и подпунктов - арабскими.

Текст документа излагается служебно-деловым стилем, при этом:

заголовок к тексту должностной инструкции формулируется в дательном падеже, например: "Инструкция заместителю главного бухгалтера";

основной текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа <*>.

--------------------------------

<*> Последнее - в должностных инструкциях, регламентирующих деятельность категории работников, например: "При подготовке документов к отправке делопроизводители выполняют следующие действия...".

Оформление документа производится на бланке, при этом состав реквизитов, применяемых для оформления должностной инструкции, аналогичен изложенному в гл. 1.6 настоящего пособия. Пример бланка должностной инструкции представлен на рис. 1.16. Примерные тексты должностных инструкций представлены в Приложении 4 к настоящему пособию.

Пример бланка должностной инструкции

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Наименование предприятия │

│ │

│ Должностная Утверждаю │

│ инструкция _____________________ │

│ делопроизводителю - _____________________ │

│ оператору оргтехники (наименование должности лица, │

│ ________ N _______________ уполномоченного утвердить │

│ __________________________ документ) │

│ (место издания) _________ ___________________ │

│ Подпись Расшифровка подписи │

│ │

│ 00.00.0000 │

│ │

│ Примерная структура текста: │

│ │

│ 1. Общие положения. │

│ 2. Должностные обязанности. │

│ 3. Права. │

│ 4. Ответственность. │

│ 5. Связи по должности. │

│ │

│ │

│ _______________________________ __________ ________________________ │

│ (Наименование должности Подпись Расшифровка подписи │

│ разработчика или его │

│ непосредственного руководителя) │

│ │

│ Визы согласования │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 1.16