6. Поисковая система по документам предприятия

6.1. Основой поисковой системы по документам предприятия является совокупность записей о регистрационных данных документа, выполненных по установленной форме.

6.2. Регистрации, независимо от способа их доставки, передачи или создания, подлежат все документы предприятия, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

6.3. Документы регистрируются один раз: входящие - в день поступления, исходящие - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного структурного подразделения предприятия в другое он повторно не регистрируется.

6.4. Регистрационные номера документов предприятия состоят из:

- входящих документов - из порядковых номеров нарастающим итогом в течение года раздельно по группам документов;

- исходящих документов - из порядковых номеров нарастающим итогом в течение года. Номера состоят из индекса структурного подразделения, номера дела, в которое будет направлена копия документа, и порядкового исходящего номера;

- внутренних документов - из порядкового учетного номера документа нарастающим итогом в течение года раздельно по видам документов.

6.5. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных в поисковой системе предприятия установлен следующий состав основных реквизитов регистрации:

- наименование адресата или адресанта;

- наименование вида документа;

- дата и регистрационный номер документа;

- дата и индекс поступления;

- количество листов в документе;

- наличие и количество листов приложений к документу;

- гриф ограничения доступа к документу;

- краткое содержание документа;

- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

- срок исполнения документа;

- информация о перемещении документа внутри предприятия и за его пределами (об отправке);

- код по тематическому классификатору;

- промежуточные сроки исполнения;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

7. Контроль исполнения документов предприятия

7.1. Контроль исполнения документов включает:

- постановку документа на контроль;

- предварительную проверку и регулирование хода исполнения документа;

- снятие документа с контроля;

- направление исполненного документа в дело;

- учет и анализ результатов исполнения документов;

- информирование руководства службы и предприятия о результатах работы с документами и эффективности контрольных мероприятий.

7.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы предприятия, имеющие установленные сроки исполнения.

7.3. При постановке документа на контроль в верхнем левом углу первого листа документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" с установленным сроком исполнения.

7.4. Общий контроль исполнения документов возлагается на службу ДОУ и инспекторов по контролю исполнения документов (поручений). Непосредственный контроль за исполнением документов осуществляют начальники структурных подразделений (должностные лица), ответственные за работу с документами.

7.5. Сроки исполнения документов предприятия исчисляются в календарных днях: исходящих и внутренних - с даты подписания (утверждения) документа; входящих, включая письменные запросы и обращения - с даты их поступления.

7.6. Документы предприятия подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- поручения и документы без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" - в 3-дневный срок;

- имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок;

- документы, не имеющие указанных пометок, - в 30-дневный срок;

- поступившие на согласование проекты нормативно-правовых актов - в 7-дневный срок;

- депутатские запросы - в 30-дневный срок;

- телеграммы с пометкой "срочно" - в 2-дневный срок, остальные телеграммы - в течение 10 дней;

- обращения граждан, требующие дополнительного изучения и проверки, - в 30-дневный срок, не требующие - в 15-дневный срок.

7.7. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее, чем за 3 дня до истечения этого срока представляет на имя руководителя предприятия мотивированную письменную просьбу. Повторное изменение сроков исполнения документов не допускается.

7.8. Проверка хода исполнения документа осуществляется до истечения сроков их исполнения (предварительный контроль):

- заданий последующих лет - не реже одного раза в год;

- заданий последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;

- заданий текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока исполнения.

7.9. Снятие документа с контроля осуществляет руководитель службы ДОУ на основании документального подтверждения исполнения документа (завершения работы с ним). Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело.

7.10. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным лицам, если по результатам рассмотрения представленных материалов о выполнении не дано дополнительных поручений, а сами материалы не были возвращены на доработку.

7.11. Служба ДОУ ежеквартально готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины и представляет их для сведения руководителю предприятия.