4. Организация документооборота и исполнения документов

4.1. Организация документооборота.

4.1.1. Движение документов предприятия с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

4.2. Организация работы с входящими документами.

4.2.2. Доставка документов на предприятие осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи. С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электрической связи поступают телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения E-mail. Посредством фельдъегерской связи на предприятие доставляются отдельные виды корреспонденции, представляющие собой особую ценность или содержащие особо важную (в том числе конфиденциальную) информацию.

4.2.3. Документы, поступающие на предприятие на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

4.2.4. Прием и первичная обработка документов осуществляется службой ДОУ предприятия. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "Лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.

4.2.5. Поступающая и создаваемая предприятием корреспонденция и документация регистрируется раздельно по видам. Документы регистрируются один раз: входящие документы - в день их поступления, а исходящие и подготовленные предприятием - в день их подписания или утверждения. При передаче документа из одного структурного подразделения предприятия в другое он повторно не регистрируется.

4.2.6. Документы, адресованные руководству предприятия, а также без указания конкретного должностного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в службе ДОУ предприятия, после чего направляются руководству предприятия или соответствующим структурным подразделениям (должностным лицам).

4.2.7. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно структурным подразделениям и должностным лицам. Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки содержания документов и с учетом служебной компетенции структурных подразделений (должностных лиц) предприятия.

4.2.8. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам предприятия.

Рассмотренные руководителем предприятия документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационно-контрольную форму (далее - РКФ) документа вносится содержание резолюции, после чего документ передается на исполнение соответствующему структурному подразделению (должностному лицу). Подлинник документа, который адресован нескольким исполнителям, получает ответственный исполнитель (соисполнителям передаются копии документа).

4.2.9. Входящие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству предприятия и исполнение.

4.2.10. Текст входящих телефонограмм записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале, после чего оперативно передается руководителю предприятия или тому должностному лицу, которому она адресована.

4.2.11. Оригиналы входящих электронных документов должны присылаться с сопроводительным письмом к магнитному носителю (файлу).

4.3. Организация работы с исходящими документами.

4.3.1. Документы, отправляемые предприятием, передаются почтовой связью. Обработка документов для отправки фельдъегерской и почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221.

4.3.2. Документы, подлежащие отправке фельдъегерской или почтовой связью, передаются их исполнителями в службу ДОУ полностью оформленными и с указанием почтового адреса или со списком рассылки.

4.3.3. Посредством электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, сообщений E-mail.

4.3.4. Документы, подлежащие отправке посредством электрической связи, передаются их исполнителями в службу ДОУ завизированными (с указанием личной подписи, ее расшифровки и даты).

4.3.5. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

4.3.6. Телеграммы (телетайпограммы) направляются только по срочным вопросам. Их текст должен быть максимально кратким и четким, без союзов и предлогов (кроме случаев, когда отсутствие союзов и предлогов искажает содержание), с сокращенными обозначениями знаков препинания (тчк, зпт, квч). Текст печатается на чистом листе бумаги заглавными буквами через полтора межстрочных интервала без переноса слов. В состав адреса входит полный или условный телеграфный (телетайпный) адрес организации и фамилия адресата.

4.3.7. Проекты телеграмм (телетайпограмм) до их представления на подпись руководителю предприятия визируются на втором экземпляре исполнителями и их непосредственными начальниками, а на первом экземпляре - руководителем службы ДОУ.

4.3.8. Передача исходящих телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи.

4.4. Организация работы с внутренними документами.

4.4.1. Проекты внутренних распорядительных документов после подготовки и согласования со структурными подразделениями и должностными лицами передаются в юридическую службу для проверки соответствия законодательству РФ, а затем визируются у руководителя службы ДОУ предприятия.

4.4.2. Оформленные проекты внутренних документов передаются на подпись, после чего регистрируются в службе ДОУ предприятия. Копии документов рассылаются структурным подразделениям (должностным лицам), в ведении которых находятся рассматриваемые в документах вопросы.

4.5. Особенности организации работы с документами, передаваемыми по каналам электронной почты и факсимильной связи.

4.5.1. Сообщения E-mail, подлежащие передаче, исполняются с соблюдением требований, установленных для документов на бумажных носителях.

4.5.2. Отправитель сообщения E-mail запускает программу электронной почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку.

4.5.3. Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажный носитель.

4.5.4. Передача документов по каналам факсимильной связи передается с письменного разрешения руководителя службы ДОУ предприятия. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и его непосредственного начальника.

4.5.5. Входящие сообщения E-mail и факсограммы учитываются в журнале, после чего оперативно передаются адресатам под роспись.

4.6. Учет количества документов.

4.6.1. Учет количества документов возлагается на службу ДОУ предприятия. Учет документов производится за определенный период времени (год, месяц) проводится на основании учетных данных по месту регистрации документов. Результаты учета количества документов регулярно представляются руководству службы и предприятия.

4.6.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при тиражировании. Дополнительные (тиражные) экземпляры подсчитываются отдельно по структурным подразделениям, в которых осуществляется тиражирование. Учет входящих, исходящих и внутренних документов ведется раздельно.