Глава 1.3. Группа бухгалтерского делопроизводства:

назначение, задачи, структура, состав

Целесообразность отнесения комплекса вопросов по ведению бухгалтерского делопроизводства к компетенции отдельного структурного подразделения в составе бухгалтерской службы (отдела) предприятия вытекает из положений ГСДОУ. В соответствии с п. 1.4 указанного документа для ведения делопроизводства предприятия учреждается специальная служба.

По аналогии, для надлежащего ведения бухгалтерского делопроизводства (при смешанном или децентрализованном способе организации делопроизводства предприятия в целом) на предприятии - в составе бухгалтерской службы (отдела) представляется вполне целесообразным сформировать отдельное подразделение. Уточним, что в зависимости от характера возлагаемых задач (их содержания и объема) это может быть отдел, группа (в составе одного из отделов службы) или сектор (участок) (в составе одной из групп отдела) бухгалтерского делопроизводства (см. в этой связи рис. 1.7).

Место группы бухгалтерского делопроизводства в структуре

бухгалтерской службы предприятия (вариант)

┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ ┌──────────────────────────────────────────────────┐ │

│ │Главный бухгалтер - начальник бухгалтерской службы│ │

│ └──────────────────────┬───────────────────────────┘ │

│┌───────────────────────────────────┐│┌───────────────────────────────────┐│

││Административная группа (секретарь,├┴┤ Заместитель главного бухгалтера по││

││ машинистка, юрист) │ │ управлению ││

│└───────────────────────────────────┘ └───────────────────┬───────────────┘│

│ ┌──────────────────────┬─────────────────────┴──┐ │

│┌────────────┴─────────┐┌───────────┴────────────┐┌──────────┴────────────┐│

││ Учетный отдел ││ Расчетный отдел ││ Отчетный отдел ││

│└────────────┬─────────┘└───────────┬────────────┘└──────────┬────────────┘│

│┌────────────┴─────────┐┌───────────┴────────────┐┌──────────┴────────────┐│

││ Группа учета ││ Группа расчетно- ││ Группа обработки ││

││хозяйственных операций││ кассового обеспечения ││ информации ││

│└────────────┬─────────┘└───────────┬────────────┘└──────────┬────────────┘│

│┌────────────┴─────────┐┌───────────┴────────────┐┌──────────┴────────────┐│

││Группа учета имущества││ Группа исполнения ││Группа инвентаризации и││

││ ││ налоговых обязательств ││ оценки ││

│└────────────┬─────────┘└───────────┬────────────┘└──────────┬────────────┘│

│┌────────────┴─────────┐┌───────────┴────────────┐┌──────────┴────────────┐│

││ Группа учета ││ Группа ревизий и аудита││ Группа бухгалтерского ││

││ обязательств ││ ││ делопроизводства ││

│└──────────────────────┘└────────────────────────┘└───────────────────────┘│

└───────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 1.7

Заметим также, что выделение комплекса вопросов по ведению бухгалтерского делопроизводства в компетенцию отдельного структурного подразделения не исключает функционирования последнего в составе единой службы делопроизводства предприятия (вновь см. в этой связи рис. 1.4). Кроме того, с учетом положений Федерального закона "О бухгалтерском учете" возможны и другие варианты ведения бухгалтерского делопроизводства (как неотъемлемой составляющей бухгалтерской деятельности), в том числе силами:

специального уполномоченного работника предприятия (например, секретаря или одного из работников делопроизводства либо бухгалтерии предприятия);

подразделения (работника) другого предприятия, выполняющего на договорной основе задачи бухгалтерской деятельности в интересах другого предприятия;

руководителя предприятия, ведущего бухгалтерский учет лично.

Тем не менее оптимальным (для большинства предприятий) представляется вариант, в соответствии с которым ведение бухгалтерского делопроизводства возлагается на соответствующее структурное подразделение (большей или меньшей численности) в составе бухгалтерской службы (отдела) предприятия. В пользу именно такого варианта организации бухгалтерского делопроизводства указывают следующие наиболее важные обстоятельства.

1. Необходимость безусловного выполнения предприятием действующих требований к ведению бухгалтерской деятельности, прежде всего бухгалтерского учета, который, в свою очередь, носит сугубо документальный характер.

2. Постоянно возрастающий и периодически изменяющийся характер задач бухгалтерской деятельности, что влечет за собой в том числе и изменение состава и форм бухгалтерской документации, а также увеличение объемов соответствующей документной информации.

3. Сокращение сроков на принятие управленческих решений руководством предприятия, вышестоящими органами управления (власти), по отношению к которым предприятие занимает подчиненное положение, органами контроля и надзора за деятельностью предприятия, а также руководством предприятий, организаций и учреждений, состоящих с предприятием в партнерских отношениях и обусловленное этим сокращение сроков на предоставление выборочного доступа к документированной информации, включая бухгалтерскую.

4. Специфика бухгалтерского делопроизводства, состоящая, в частности, в необходимости непрерывного обеспечения полноты, актуальности и достоверности сведений, содержащихся в бухгалтерской документации, а также особая ценность указанных сведений, на что, помимо прочего, указывает отнесение последних (в части касающейся) к числу конфиденциальных <*>.

--------------------------------

<*> См. в этой связи Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ "О коммерческой тайне".

Для того чтобы получить более целостное представление об основах функционирования группы бухгалтерского делопроизводства, следует, на наш взгляд, ознакомиться с ее назначением, задачами, организационной структурой, а также квалификационно-численным составом. Рассмотрим все это по порядку.

Назначение группы бухгалтерского делопроизводства состоит в осуществлении эффективного документационного обеспечения деятельности бухгалтерской службы. При этом предполагается, что в выполнении задач бухгалтерского делопроизводства, наряду с персоналом группы, будут принимать участие - прежде всего в качестве исполнителей документов - и работники службы.

В связи с последним замечанием уточним, что в процессе функционирования группа бухгалтерского делопроизводства (во взаимодействии со службой делопроизводства предприятия) решает две основные задачи: управление бухгалтерской документацией и документирование бухгалтерской деятельности. Решение этих задач достигается посредством реализации комплекса мероприятий, важнейшие из которых представлены на рис. 1.8.

Примерный перечень мероприятий, реализуемых группой

бухгалтерского делопроизводства в рамках возложенных

на нее задач документационного обеспечения

N п/п	Мероприятия по управлению бухгалтерской документацией	Мероприятия по документированию деятельности бухгалтерской службы
1.	Разработка и уточнение номенклатуры дел	Разработка и уточнение проектов локальных актов предприятия, регламентирующих деятельность бухгалтерской службы: положений, инструкций, учетной политики и т.д.
2.	Разработка и уточнение графика документооборота	Техническая подготовка учетных документов
3.	Разработка и уточнение табеля иальбома форм документов	Техническая подготовка расчетных документов
4.	Формирование и оформление дел	Техническая подготовка отчетных документов
5.	Контроль исполнения документов	Техническая подготовка документов, отражающих результаты инвентаризации
6.	Оперативное (текущее) хранение документов (дел)	Техническая подготовка документов, отражающих результаты ревизий и проверок
7.	Подготовка документов (дел) к передаче в архив предприятия	Техническая подготовка прочих документов, образующихся в повседневной деятельности бухгалтерской службы: проектов распоряжений, писем, служебных записок, договоров, доверенностей, справок, протоколов, актов, выписок, копий и т.п.
8.	Работа по обеспечению сохранности бланков	Работа по унификации текстов и оптимизации форм документов бухгалтерской службы
9.	Организационно-методическое руководство выполнением задач документационного обеспечения вподразделениях бухгалтерской службы	-
10.	Взаимодействие с другими подразделениями (должностными лицами) по вопросам документационного обеспечения	-

Рис. 1.8

Несколько слов об организационной структуре группы бухгалтерского делопроизводства. Напомним, что в общем случае организационная структура отражает количественный и качественный состав самостоятельных участков работы подразделения или предприятия, а также связи между этими участками в процессе функционирования подразделения (предприятия).

В свою очередь, количественный и качественный состав самостоятельных участков работы группы бухгалтерского делопроизводства определяется исходя из характера возлагаемых на нее задач, вытекающих из потребностей бухгалтерской службы в обработке документированной информации, и с учетом организационных возможностей предприятия <*>. На практике это означает, что решение наиболее трудоемких задач должно осуществляться с привлечением необходимого для их своевременного, полного и качественного решения сил и средств одного или нескольких (в том числе имеющих одинаковое функциональное предназначение, организацию и численность) участков в составе группы бухгалтерского делопроизводства.

--------------------------------

<*> Понятие "обработка информации" в общем случае подразумевает ее создание, систематизацию, накопление, хранение, передачу (в том числе во временное пользование), а в необходимых случаях - и ее обновление (актуализацию), см. далее).

И, напротив, для решения менее трудоемких задач, а также задач, необходимость в решении которых возникает от случая к случаю (периодически или спонтанно), как правило, используются ограниченные силы и средства - например, один или несколько работников группы, представляющих тот или иной ее участок. Примерная организационная структура группы бухгалтерского делопроизводства, отражающая комплексные потребности бухгалтерской службы в документированной информации, представлена на рис. 1.9.

Примерная организационная структура группы

бухгалтерского делопроизводства

┌──────────────────────────────────┐

│ Начальник группы │

└─────────────────┬────────────────┘

┌────────────────────────────────────┐│┌──────────────────────────────────┐

│ Участок (сектор) оперативного ├┼┤ Участок (сектор) технической │

│ (текущего) хранения документов │││ подготовки документов │

└────────────────────────────────────┘│└──────────────────────────────────┘

┌─────────────────┴──────────────────┐

│ Участок (сектор) организационно- │

│методического руководства и контроля│

└────────────────────────────────────┘

Рис. 1.9

Уточним, что формирование организационной структуры группы, как правило, производится в два этапа. Сначала на основе типовых или примерных структур, предложений уполномоченных должностных лиц предприятия определяется предварительная структура группы. Затем предварительный вариант структуры уточняется (оптимизируется) на основе расчетных данных о квалификационно-численном составе группы (см. далее). Задача по определению организационной структуры группы - с последующим ее закреплением в штатном расписании (см. далее) - обычно возлагается на кадровую службу предприятия (иное аналогичное подразделение).

Квалификационно-численный состав группы бухгалтерского делопроизводства отражает численность и квалификацию ее персонала, а также его распределение по соответствующим участкам работы. Потребность в персонале определенной квалификации и численности определяется расчетным методом. Для производства расчетов необходимо предварительно определить исходные данные, а именно <*>:

примерный объем основных видов работ по документационному обеспечению деятельности бухгалтерской службы;

нормы времени на выполнение соответствующих видов работ (в расчете на принятую единицу измерения или учетную единицу - например, в расчете на обработку определенного количества документов, подробнее см. далее);

бюджет рабочего времени в расчете на одного работника соответствующей квалификации (с учетом квалификационной категории);

значения поправочных коэффициентов для одноименных видов работ различной категории сложности.

--------------------------------

<*> При производстве расчетов учитывается возможность применения автоматизированных технологий обработки документированной информации.

Примерный квалификационно-численный состав группы бухгалтерского делопроизводства, соответствующий приведенному выше варианту ее организационной структуры, представлен на рис. 1.10 <*>.

--------------------------------

<*> В зависимости от характера задач, решаемых группой, с целью оптимизации системы управления в ее структуру могут быть введены два и более участка одинакового функционального назначения.

Примерный квалификационно-численный состав группы

бухгалтерского делопроизводства

N п/п	Наименование должности	Штатная категория	К-во ед.		Примечание
1.	Начальник группы	руководитель	1
Участок (сектор) оперативного (текущего) хранения документов
2.	Документовед	специалист	1
3.	Делопроизводитель -оператор оргтехники	техн. исполн.	1 - 2
4.	Архивариус - оператор оргтехники	техн. исполн.	1
Участок (сектор) технической подготовки документов
5.	Старшая машинистка -оператор оргтехники	техн. исполн.	1		С полномочиями зав. машинописным (копир.- множит.) бюро
6.	Машинистка - оператор оргтехники	техн. исполн.	1 - 2
7.	Копировщик - оператор оргтехники	техн. исполн.	1
Участок (сектор) организационно-методического руководства и контроля
8.	Инспектор по контролю исполненияпоручений	специалист	1		С полномочиями заместителя начальника группы
9.	Методист - консультант	специалист	1
Итого:				9 - 11

Рис. 1.10

Подготовку исходных данных и последующие расчеты производят работники отдела труда (иного аналогичного подразделения) предприятия - инженер по труду, нормировщик, учетчик. Результаты расчетов в дальнейшем используются для уточнения организационной структуры группы и подготовки проекта штатного расписания (изменений к действующему штатному расписанию), о котором мы поговорим в очередной главе пособия.