Глава 2.8. Организация подготовки дел (документов)

бухгалтерии к передаче в архив предприятия

По истечении сроков текущего хранения дела бухгалтерской службы передаются на хранение в архив предприятия <***>. Передаче дел в архив предшествует экспертиза ценности - комплекс мероприятий по изучению дел (документов) на основании соответствующих критериев с целью отбора на архивное хранение в течение определенных сроков.

--------------------------------

<***> В отсутствие архива предприятия - в объединенный или ведомственный архив.

Поясним, что работа по экспертизе ценности дел бухгалтерской службы проводится в рамках ежегодной экспертизы ценности дел предприятия, подлежащих переводу на архивное хранение. Обычно экспертиза ценности приурочивается к периоду окончания сроков текущего хранения большей части дел (в данном календарном году) <*>.

--------------------------------

<*> Экспертиза ценности дел, состоящих на хранении в архиве предприятия, организуется при передаче их на постоянное хранение (в государственный (муниципальный, ведомственный) архив).

Общее руководство организацией экспертизы ценности возлагается на экспертную комиссию (ЭК). Такая комиссия формируется в соответствии с приказом руководителя предприятия и в дальнейшем функционирует на основании положения об ЭК <**>.

--------------------------------

<**> Обычно утверждается этим же приказом.

Отметим, что в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций для экспертизы ценности научно-технической и другой специальной документации на предприятии (в соответствующем структурном подразделении) может быть создана экспертная комиссия, состоящая из специалистов по этой документации. На практике это означает возможность создания ЭК непосредственно в бухгалтерской службе.

Непосредственная работа по экспертизе ценности дел возлагается на лиц, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях предприятия, в том числе на работников группы бухгалтерского делопроизводства. Основное содержание работ по экспертизе ценности дел представлено на рис. 2.33.

Основное содержание работ по экспертизе ценности дел

┌────────────────────────────────────┐

│Экспертиза ценности дел (документов)│

└─────────────────┬──────────────────┘

┌──────────────────────────────────────┐│┌────────────────────────────────┐

│ Отбор дел постоянного и временного │││Отбор дел временного (до 10 лет)│

│ (свыше 10 лет) хранения для передачи ├┼┤ хранения, подлежащих хранению в│

│ в архив предприятия │││ структурных подразделениях (в │

│ │││ т.ч. бухгалтерской службе) │

└──────────────────────────────────────┘│└────────────────────────────────┘

┌──────────────────────────────────────┐│┌────────────────────────────────┐

│ Выделение дел (документов) с │││ Проверка полноты и качества │

│ истекшими сроками хранения к ├┴┤ номенклатуры дел, правильности │

│ уничтожению │ │ определения сроков хранения │

└──────────────────────────────────────┘ └────────────────────────────────┘

Рис. 2.33

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения производится методом полистного просмотра дел. Применение данного метода позволяет удостовериться в том, что в составе дела действительно сформированы документы, подлежащие постоянному или долговременному хранению <1>.

--------------------------------

<1> В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел не допускается.

Дела с отметкой "ЭПК" также просматриваются полистно с целью выделения из их состава документов, подлежащих постоянному и долговременному хранению. Выделенные из состава указанных дел документы формируются в однородные дела <2>.

--------------------------------

<2> Сроки хранения документов временного хранения в составе расформированных дел определяются по номенклатуре дел либо по соответствующему перечню, см. в этой связи Приложение 7 к настоящему пособию.

На дела, подлежащие хранению, составляются описи. Пример описи дел временного (свыше 10 лет) хранения представлен на рис. 2.34 <3>.

--------------------------------

<3> Описи дел постоянного хранения утверждаются ЭПК архивного учреждения, которому в дальнейшем указанные дела будут переданы.

Опись

Рис. 2.34

Одновременно осуществляется отбор дел (документов), не подлежащих хранению. Указанные дела (документы) включаются в акт, пример которого представлен на рис. 2.35 <4>.

--------------------------------

<4> Включение дел (документов) в акт допускается, если срок хранения истек к 1 января календарного года, в котором составляется акт - например, законченные в 2003 г. дела бухгалтерской службы с пятилетним сроком хранения могут быть включены в акт не ранее 1 января 2009 г.

Пример акта о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

Рис. 2.35

Экспертиза ценности ЭД производится одновременно с экспертизой ценности бумажных документов и во взаимосвязи с последними. При принятии решения о переводе ЭД в архив, помимо обычных критериев, учитываются:

ограничения на прием ЭД, обусловленные, в частности, возможностями архива, а также соответствующими положениями законодательства РФ;

завершенность ЭД;

стоимость перевода ЭД в формат архивного хранения, а также стоимость обеспечения надлежащих условий их хранения в архиве;

наличие у ЭД сопроводительной документации.

Кроме того, проводится организационно-техническая подготовка ЭД к передаче в архив. Такая подготовка обычно включает <5>:

проверку физического состояния машинных носителей, предназначенных для записи ЭД;

запись ЭД на машинные носители (в соответствии с установленными требованиями);

проверку полноты и качества записи;

документальное описание ЭД <*>.

--------------------------------

<5> См. в этой связи Основные правила работы архивов организаций (2002 г.).

<*> Подготовка комплекта сопроводительной документации.

Описи и акты рассматриваются на заседании ЭК (с отражением в протоколе). Рассмотренные (и, при необходимости, уточненные) описи и акты утверждаются руководителем предприятия <**>.

--------------------------------

<**> Описи дел постоянного хранения - только после их утверждения ЭПК архивного учреждения, см. выше.

После этого дела, подлежащие хранению, передаются в архив (за исключением дел, подлежащих хранению в структурных подразделениях, см. выше), а дела, не подлежащие хранению, могут быть уничтожены. Последние с этой целью обычно передаются на переработку (утилизацию) специализированным предприятиям <***>.

--------------------------------

<***> Факт передачи оформляется приемо-сдаточной накладной с указанием количества дел и их веса.

Что касается процедуры передачи дел бухгалтерской службы в архив предприятия, то она обычно организуется следующим образом. В день передачи дела, увязанные в связки - с таким расчетом, чтобы после переноса их можно было быстро развязать для проверки наличия - к заранее назначенному времени доставляются в помещение архива работниками бухгалтерской службы <*>.

--------------------------------

<*> Непосредственно перед передачей дел ответственным за делопроизводство в структурном подразделении производится заключительная проверка правильности формирования и оформления дел, подлежащих передаче на временное хранение.

Передачу дел производит работник группы бухгалтерского делопроизводства, ответственный за хранение дел в структурном подразделении, а их прием - уполномоченный работник архива предприятия. Факт приема-передачи фиксируется в обоих экземплярах соответствующей описи (см. выше) посредством простановки в графе "Примечание" напротив каждого дела условного знака - например, знака "+" - свидетельствующего о наличии дела. Вместе с делами в архив предприятия передается соответствующая учетная документация.