Глава 2.5. Организация контроля исполнения

бухгалтерских документов

Контроль исполнения бухгалтерских документов - это комплекс мероприятий, направленных на обеспечение своевременного, полного и качественного их исполнения. Объекты контроля исполнения документов и его основные направления представлены на рис. 2.12 <*>.

--------------------------------

<*> Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. СПб.: Питер, 2006.

Объекты и основные направления контроля

исполнения документов

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ ┌────────────────────────────────┐ │

│ │Контроль исполнения документов ├───────────────────┐│

│ └─┬──────────────────────────────┘ ││

│┌────────────────────┴────────────┐ ┌──────────────────────────────────┐││

││Объект контроля: сроки исполнения├┐│ Объект контроля: полнота ├┤│

││ │││ исполнения <*> │││

│└─────────────────────────────────┘│└──────────────────────────────────┘││

│ Направления │контроля ││

│┌─────────────────────────────────┐│┌──────────────────────────────────┐││

││Срочные и особо важные документы ├┴┤ Второстепенные (прочие) документы│││

│└─────────────────────────────────┘ └──────────────────────────────────┘││

│┌────────────────────┐ ┌────────────────────────────────────┐││

││Содержание документа├─────┬──────┤Объект контроля: качество исполнения├┘│

│└────────────────────┘ │ └────────────────────────────────────┘ │

│ Направление │контроля │

│ ┌─────────────────┴───────────┬─────────────────────────┐ │

│┌────────┴───────────┐ ┌──────────┴──────┐ ┌─────────────┴──────┐│

││Структура документа │ │Стиль документа │ │Оформление документа││

│└────────────────────┘ └─────────────────┘ └────────────────────┘│

│ │

│ -------------------------------- │

│ <*> данном случае можно говорить только об одном направлении │

│ контроля - выявлении полноты соответствия фактически исполненного │

│ документа содержанию поручения (резолюции), определявшего порядок его │

│ исполнения. См. далее. │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 2.12

Общее содержание контрольных мероприятий представлено на рис. 2.13 <**>. Как отмечалось ранее, общее руководство организацией контроля исполнения бухгалтерских документов возлагается на главного бухгалтера (руководителя бухгалтерской службы). Непосредственная организация этой работы находится в ведении начальника группы бухгалтерского делопроизводства, который осуществляет контроль лично и через своих подчиненных, в частности через инспектора по контролю за исполнением поручений.

--------------------------------

<**> См. в этой связи Типовую инструкцию по делопроизводству (2005 г.).

Основное содержание мероприятий

по контролю за исполнением документов

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Постановка документа на контроль │

└────────────────────────────────────┬────────────────────────────────────┘

┌────────────────────────────────────┴────────────────────────────────────┐

│ Регулирование хода исполнения документа │

└────────────────────────────────────┬────────────────────────────────────┘

┌────────────────────────────────────┴────────────────────────────────────┐

│ Снятие исполненного документа с контроля │

└────────────────────────────────────┬────────────────────────────────────┘

┌────────────────────────────────────┴────────────────────────────────────┐

│ Учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов │

└────────────────────────────────────┬────────────────────────────────────┘

┌────────────────────────────────────┴────────────────────────────────────┐

│ Информирование руководства о состоянии исполнения документов │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 2.13

Кроме того, в осуществлении контроля за исполнением документов принимают участие их исполнители (ответственные исполнители), а также непосредственные начальники исполнителей (руководители структурных подразделений в составе бухгалтерской службы). В своей совокупности должностные лица, участвующие в осуществлении контроля за исполнением документов, образуют систему контроля.

Схема организации системы контроля документов предприятия представлена на рис. 2.14 <*>. Более подробно содержание контрольных мероприятий рассматривается далее.

--------------------------------

<*> Рогожин М.Ю. Организация делопроизводства предприятия. М.: Изд-во РДЛ, 2004.

Схема организации системы контроля

за исполнением документов предприятия

Контроль исполнения документов
Основные виды контроля
Непосредственный контроль и его организация в структурном подразделении					Общий контроль и его организацияна предприятии
Руководители соответствующих подразделений (непосредственные начальники исполнителей)					Руководитель предприятия (его заместитель по управлению)
Повседневный контроль (самоконтроль)						Независимый систематический контроль
Исполнитель (ответственный исполнитель)
Начальник группы контроляв составе службы делопроизводства			Руководитель службы делопроизводства						Специально назначенное лицо (инспектор)

Рис. 2.14

Постановка документа на контроль исполнения производится, если последний в соответствии с действующими на предприятии правилами отнесен к числу документов, исполнение которых подлежит контролю. Соответствующие предписания могут, в частности, содержаться в положениях:

законодательных и иных нормативно-правовых актов;

организационно-распорядительных документов вышестоящего органа управления (власти);

организационно-распорядительных и нормативно-методических документов предприятия.

Перечень таких документов может утверждаться приказом руководителя предприятия. Кроме того, контролю исполнения подлежат:

документы, в тексте которых содержится предписание об установлении контроля за их исполнением, например, в связи с особой значимостью надлежащего исполнения документа для обеспечения деятельности предприятия;

документы с соответствующими резолюциями, в частности, содержащие формулировки "Важно", "Обратить особое внимание", "Оперативно", "Срочно" и т.п.

В случае постановки документа на контроль в верхней части лицевой стороны его первого листа (у правого поля, на свободном от текста месте) делопроизводителем (иным уполномоченным работником группы бухгалтерского делопроизводства) оформляется соответствующая отметка: "К", "Контроль" и т.п. Кроме того, на документ оформляется регистрационно-контрольная форма (карточка) (далее - РКФ), в которой фиксируются <*>:

содержание поручения (резолюции), определяющего порядок исполнения документа;

основание для постановки документа на контроль исполнения (в виде ссылки на соответствующий документ или управленческое решение);

сведения об исполнителе (ответственном исполнителе и соисполнителях) документа;

срок исполнения документа, а также иные сведения, являющиеся существенными для обеспечения эффективного контроля.

--------------------------------

<*> См. в этой связи Методические рекомендации ВНИИДАД "Ведение делопроизводства в организации".

В процессе исполнения документа в РКФ фиксируются результаты контрольных проверок. Правила заполнения основных реквизитов РКФ представлены на рис. 2.15.

Правила заполнения основных реквизитов РКФ

Реквизиты	Комментарий по заполнению
1	2
Автор (корреспондент)	При регистрации поступающих документов записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица - автора документа. При регистрации обращений граждан вводятся его имя, отчество, фамилия и адрес. При регистрации отправляемых документов записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица - корреспондента. Допускается применение сокращенного наименования организации
Наименование вида документа	Заполняется в соответствии с наименованием вида документа
Дата документа	В РКФ переносится дата, присвоенная документу организацией - автором документа
Регистрационныйномер документа	В РКФ переносится регистрационный номер документа, присвоенный организацией - автором документа
Дата поступления	Переносится в РКФ из регистрационного штампа
Индекс поступления	Переносится в РКФ из регистрационного штампа
Заголовок к тексту	Переносится заголовок к тексту документа. При его отсутствии составляется аннотация, содержащая ключевые слова
Резолюция	В РКФ переносятся с документа содержание поручения, исполнитель (исполнители), автор и дата резолюции
Срок исполнения	Проставляется дата, содержащаяся в резолюции. При регистрации отправляемого документа может записываться дата ожидаемого ответа
Отметка об исполнении документа	В РКФ переносятся регистрационный номер и дата созданногодокумента, ссылка на регистрационный индекс и дату поступившего документа или краткая запись решения вопросапо существу
Дело N	В РКФ переносится индекс дела в соответствии с номенклатурой структурного подразделения, в которое помещен исполненный документ

Рис. 2.15

На основе РКФ документов, подлежащих контролю исполнения, формируется контрольная картотека, которая обычно ведется в бумажном и электронном видах. РКФ и документы, исполнение которых подлежит контролю, в составе картотеки систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, а также по видам (функциональным группам) документов.

Проверка хода исполнения документа производится с целью оперативного получения достоверной информации о состоянии работы по исполнению соответствующего документа. Такие проверки носят предварительный и заключительный характер. Уточним, что предварительные проверки производятся:

в отношении документов, исполнение которых предусмотрено заданиями (поручениями) на предстоящий год - не реже одного раза в течение текущего года;

в отношении документов, исполнение которых предусмотрено заданиями (поручениями) на предстоящий месяц - не реже одного раза в течение текущего месяца;

в отношении документов, исполнение которых предусмотрено заданиями (поручениями) на текущий месяц - не реже одного раза в 10 дней, а также за 5 дней до истечения контрольного срока (см. далее).

Предварительные проверки документа осуществляются комплексно или выборочно. Комплексные проверки обычно проводятся однократно и охватывают все объекты контроля. Выборочные проверки проводятся два-три раза за период исполнения документа, причем каждая проверка нацелена на соответствующий объект (срок, полноту или качество исполнения документа).

Даты и общее содержание проведения проверок целесообразно определять заранее, исходя из сроков исполнения документов и с учетом общего количества документов, подлежащих исполнению в предстоящем периоде (например, в течение месяца). С этой целью лицами, ответственными за проведение контрольных мероприятий, может составляться график проверок.

График проверок утверждается начальником группы бухгалтерского делопроизводства. Пример оформления графика представлен на рис. 2.16.

Утверждаю

Начальник группы

Подпись

Расшифровка подписи

00.00.0000

График

проверок исполнения документов бухгалтерской службы

в ____________________ 20 ___ года

(наименование месяца)

N п/п	Наименованиедокумента	Сведения обисполнителе	Дата проверки	Объект проверки	Метод проверки	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

Наименование должности лица,

ответственного за контроль подпись Расшифровка подписи

00.00.0000

Рис. 2.16

Проведению начальной предварительной проверки обычно предшествует выяснение (уточнение) сведений об исполнителе документа - его фамилии, наименовании должности, месте работы (структурном подразделении), а также номера его рабочего телефона или адреса электронной почты. Проверка осуществляется методом изучения документа или иным методом, обеспечивающим должную эффективность контроля.

В ходе предварительной проверки исполнитель (его непосредственный руководитель - во временное отсутствие исполнителя по уважительной причине) предоставляет лицу, осуществляющему контроль, точную и достоверную информацию о ходе и результатах исполнения документа. При этом особое внимание обращается на соответствие достигнутых результатов содержанию поручения (резолюции).

Результаты проверки фиксируются в РКФ. В необходимых случаях исполнителю делается напоминание о порядке исполнения документа (с оформлением в РКФ соответствующей отметки).

Проверка сроков исполнения осуществляется на основе данных, отражающих процент готовности документа (с учетом времени, затраченного на работу с ним). Например, документ должен быть готов на 50%, если к моменту проверки наполовину истекло время, отведенное на работу с ним.

Уточним, что в соответствии с Методическими рекомендациями ВНИИДАД "Ведение делопроизводства в организации" (2003 г.) различают типовые и индивидуальные сроки исполнения документов. Типовые сроки устанавливаются соответствующими решениями вышестоящих органов управления (власти), по отношению к которым предприятие занимает подчиненное положение. Сведения о типовых сроках исполнения некоторых наиболее распространенных видов документов представлены на рис. 2.17. Индивидуальные сроки исполнения документов устанавливаются в резолюции или непосредственно в содержании документа.

Сведения о типовых сроках исполнения документов

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Документы подлежат исполнению в следующие типовые сроки <*>: │

│ │

│ 1. Без указания конкретной даты исполнения, но имеющие в тексте │

│ пометку "срочно" - в 3-дневный срок. │

│ 2. То же, имеющие пометку "оперативно", - в 10-дневный срок. │

│ 3. То же, не имеющие отметок "срочно" ("оперативно") или конкретных │

│ указаний о сроке исполнения, - в срок не более месяца (30 календарных │

│ дней). │

│ 4. Исполняемые по поручениям Правительства Российской Федерации, │

│ данным федеральным органам исполнительной власти по доработке проектов │

│ постановлений и распоряжений, рассмотренных на заседании Правительства │

│ Российской Федерации, а также по проектам постановлений и распоряжений │

│ Правительства Российской Федерации, поступившим от ответственного │

│ исполнителя на согласование - в срок до 10 дней. │

│ 5. Исполняемые по письмам Министерства иностранных дел без │

│ согласования с другими организациями - в течение 15 дней. │

│ 6. То же, с согласованием - в течение 30 дней. │

│ 7. Исполняемые по обращениям граждан, поступившим на предприятие и │

│ требующим дополнительного изучения и проверки, - в срок до одного │

│ месяца со дня их регистрации. │

│ 8. То же, не требующим дополнительного изучения и проверки, - в срок │

│не более 15 дней. │

│ │

│ -------------------------------- │

│ <*> Если последний день срока исполнения документа приходится на│

│ нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня,│

│ предшествующего нерабочему дню. │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 2.17

Проверка качества исполнения производится на основе данных, отражающих соответствие документа действующим требованиям. Эти требования в общем случае распространяются на содержание, структуру, стиль изложения и оформление документа <*>.

--------------------------------

<*> Подробнее об этих требованиях рассказывается в заключительном разделе пособия.

Проверка полноты исполнения производится на основе данных, отражающих то, насколько полно исполнен документ (выполнено соответствующее поручение). Документ считается полностью исполненным, если он отвечает сущности резолюции (поручения) и непосредственно после передачи документа по назначению не возникло необходимости в досылке (уточнении) той или иной информации.

Уточним, что контроль сроков исполнения, как правило, производится в ходе предварительных проверок, а контроль качества исполнения - в ходе заключительной проверки. Проект документа, не отвечающий действующим требованиям, подлежит доработке в сроки, установленные соответствующим поручением (резолюцией).

Контроль полноты исполнения документа производится непосредственно перед представлением его на подпись (утверждение) путем определения соответствия документа сущности резолюции (поручения). Документ признается полностью исполненным, если после его представления на подпись (утверждение) исполнителю не было дано каких-либо дополнительных поручений.

Окончательный вывод о том, насколько полно был исполнен тот или иной документ, делается по прошествии периода (после завершения работы по исполнению документа), в течение которого могут быть выявлены обстоятельства, указывающие на недостаточно полное исполнение документа - например, в форме поступившего на предприятие повторного запроса о предоставлении информации. Продолжительность такого периода, как правило, не превышает 30 календарных дней.

Снятие документа с контроля производится только после его надлежащего - своевременного и качественного - исполнения. Поясним, что в общем случае документ считается исполненным после того, как:

его исполнителем было фактически и по существу выполнено соответствующее поручение (резолюция), в том числе подразумевающее подготовку проекта нового документа;

получено документальное подтверждение исполнения (см. ниже);

результаты исполнения доведены до сведения заинтересованных органов (лиц).

Документальным подтверждением факта надлежащего исполнения документа служит отметка об исполнении документа и помещении его в дело. Такая отметка оформляется в нижней части лицевой стороны первого листа исполненного документа (у левого поля, на свободном от текста месте) исполнителем (или его непосредственным руководителем).

Отметка должна содержать слова "В дело" с указанием номера дела, в котором будет храниться соответствующий документ (см. далее), и подписи лица, оформившего отметку. О снятии документа с контроля в РКФ также делается соответствующая отметка. После этого документ может быть помещен в дело в соответствии с номенклатурой дел.

Учет результатов контроля за исполнением бухгалтерских документов производятся специалистами группы бухгалтерского делопроизводства по видам документов и за определенный период времени на основании сведений, полученных в процессе проверок хода и результатов исполнения, зафиксированных в РКФ, а также справок об исполнении документов в структурных подразделениях. Пример такой справки представлен на рис. 2.18. Обобщение и анализ указанных сведений производятся начальником группы в служебных записках, регулярно представляемых руководителям бухгалтерской службы и службы делопроизводства.

Пример справки о состоянии исполнения документов

структурного подразделения <*>

--------------------------------

<*> Соответствует Приложению 12 к Методическим рекомендациям ВНИИДАД (2003 г.)

Справка

о состоянии исполнения документов на 00.00.0000

в _____________________________________________

(наименование структурного подразделения)

N п/п	Названиедокумента	Краткое содержание	ДатаN	Срок исполнения	Фамилия исполнителя	Состояниеисполнения	Причины невыполнения
1	2	3	4	5	6	7	8

Наименование должности руководителя

структурного подразделения подпись И.О. Фамилия

Наименование должности лица,

ответственного за делопроизводство подпись И.О. Фамилия

Рис. 2.18

На основании сведений, полученных в процессе учета, обобщения и анализа, производится периодическое информирование должностных лиц (структурных подразделений) предприятия о том, насколько своевременно, качественно и полно исполняются ими документы. Полученную информацию должностные лица (структурные подразделения) используют в целях совершенствования работы по исполнению документов.