
- •Делопроизводство и документооборот в бухгалтерии
- •Глава 1.2. Основные способы организации делопроизводства
- •Глава 1.3. Группа бухгалтерского делопроизводства:
- •Глава 1.4. Штатное расписание группы
- •Глава 1.5. Положение о группе
- •Глава 1.6. Инструкция по делопроизводству
- •Глава 1.7. Инструкции по документированию
- •Глава 1.8. Должностные инструкции персонала
- •Глава 1.9. Планирование и отчетность по вопросам
- •Глава 1.10. Нормы времени на выполнение
- •Раздел II. Управление бухгалтерской документацией
- •Глава 2.1. Состав бухгалтерской документации предприятия
- •Глава 2.2. Номенклатура дел бухгалтерии: назначение,
- •Глава 2.3. График документооборота бухгалтерии:
- •Глава 2.4. Табель и альбом форм документов бухгалтерии:
- •Глава 2.5. Организация контроля исполнения
- •Глава 2.6. Формирование и оформление дел бухгалтерии
- •Глава 2.7. Организация работы с делами (документами)
- •Глава 2.8. Организация подготовки дел (документов)
- •Глава 2.9. Организация работы с бланками, печатями
- •Глава 2.10. Особенности обеспечения сохранности сведений,
- •Раздел III. Документирование деятельности бухгалтерии
- •Глава 3.1. Требования к содержанию документов бухгалтерии
- •Глава 3.2. Требования к структуре документов бухгалтерии
- •Глава 3.3. Требования к стилю изложения
- •Глава 3.4. Требования к оформлению документов бухгалтерии
- •Глава 3.5. Особенности подготовки проекта
- •Глава 3.6. Особенности подготовки первичных
- •Глава 3.7. Особенности подготовки документов по учету труда
- •Глава 3.8. Особенности подготовки документов
- •Глава 3.9. Особенности подготовки документов
- •Глава 3.10. Особенности документирования проверок и ревизий
- •Приложения
- •1. Общие положения
- •2. Функции и задачи группы
- •3. Полномочия
- •4. Ответственность
- •5. Взаимоотношения и связи
- •1. Общие положения
- •2. Особенности подготовки и оформления
- •3. Правила оформления документов
- •4. Организация документооборота и исполнения документов
- •5. Организация работы структурных подразделений
- •6. Поисковая система по документам предприятия
- •7. Контроль исполнения документов предприятия
- •8. Организация документов предприятия
- •9. Порядок передачи документов предприятия в архив
- •10. Заключительные положения
- •I. Аппарат и организация работы бухгалтерии
- •II. Общая характеристика бухгалтерского учета
- •III. Состояние кассы и учета денежных средств
- •IV. Состояние учета расчетных операций
- •V. Состояние учета основных средств
- •VI. Состояние материального учета
- •VII. Отчетность
- •VIII. Финансовое состояние хозяйства,
- •IX. Ревизия и инспектирование
- •X. Хранение документов
- •1. Общие положения
- •2. Обязанности
- •3. Права
- •4. Взаимоотношения по должности
- •5. Ответственность
- •1. Общие положения
- •2. Обязанности
- •3. Права
- •4. Взаимоотношения по должности
- •5. Ответственность
- •1. Общие положения
- •2. Обязанности
- •3. Права
- •4. Взаимоотношения по должности
- •5. Ответственность
- •1. Общие положения
- •2. Обязанности
- •3. Права
- •4. Взаимоотношения по должности
- •5. Ответственность
- •1. Общие положения
- •2. Обязанности
- •3. Права
- •4. Взаимоотношения по должности
- •5. Ответственность
- •1. Общие положения
- •2. Обязанности
- •3. Права
- •4. Взаимоотношения по должности
- •5. Ответственность
- •1. Общие положения
- •2. Обязанности
- •3. Права
- •4. Взаимоотношения по должности
- •5. Ответственность
- •1. Общие положения
- •2. Обязанности
- •3. Права
- •4. Взаимоотношения по должности
- •5. Ответственность
- •1. Общие положения
- •2. Обязанности
- •3. Права
- •4. Взаимоотношения по должности
- •5. Ответственность
- •1. Общие положения
- •2. Обязанности
- •3. Права
- •4. Взаимоотношения по должности
- •5. Ответственность
- •4. Учет и отчетность
- •4.1. Бухгалтерский учет и отчетность
"ГроссМедиа", 2009
"РОСБУХ", 2009
Делопроизводство и документооборот в бухгалтерии
М.Ю. Рогожин
Раздел I. ОБЩИЕ ВОПРОСЫ ОРГАНИЗАЦИИ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА БУХГАЛТЕРИИ
Глава 1.1. Роль делопроизводства в обеспечении управления
деятельностью предприятия (организации, учреждения)
Рассмотрение (в рамках настоящего пособия) делопроизводственной проблематики представляется вполне оправданным начать с определения понятия "делопроизводство". Делопроизводство (документационное обеспечение управления) представляет собой отрасль деятельности, обеспечивающей документирование и организацию работы с официальными документами. Из этого определения вытекает несколько важных выводов.
1. Делопроизводство представляет собой особый вид деятельности, осуществляемой как юридическими, так и физическими лицами.
2. Делопроизводство - понятие комплексное, двухкомпонентное: это деятельность по организации работы с документами (деловыми, служебными) и одновременно по документированию, т.е. по записи (в более широком смысле - фиксации) информации на различных носителях в соответствии с установленными правилами.
3. Делопроизводство - это разновидность обеспечивающей (вспомогательной по отношению к основной деятельности предприятия (организации, учреждения)) <*> деятельности.
--------------------------------
<*> Далее в рамках настоящего пособия, за исключением случаев, оговоренных особо, под термином "предприятие" следует также понимать "организация" или "учреждение".
Добавим к сказанному, что в ряде источников делопроизводство квалифицируется и как комплекс организационно-технических мероприятий, и как технология работы с документами.
Все сказанное выше позволяет нам яснее представить ту роль, которую призвано играть делопроизводство в обеспечении повседневной деятельности предприятий, в том числе деятельности финансово-экономической и административно-хозяйственной. Осуществление указанных видов деятельности немыслимо без надлежащего документационного обеспечения, поскольку организация соответствующих мероприятий предполагает, помимо прочего, и организацию работы с теми или иными документами (как то финансовыми, хозяйственными и т.д.), и организацию документирования таких мероприятий (см. в этой связи также рис. 1.1).
Взаимосвязь делопроизводства с основными направлениями
деятельности предприятия
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│┌─────────────────────────────────┐┌────────────────────────────────────┐│
││ Делопроизводство обеспечивает: ││ Деятельность предприятия и ее ││
││ ││ важнейшие составляющие ││
│└┬────────────────────────────────┘└───────────────────┬────────────────┘│
│ │┌────────────────────────────────┐ ┌─────────────────┴────────────────┐│
│ ││ 1. Управление финансовыми, │┌┤ Финансово-экономическая ││
│ ├┤ хозяйственными и иными ├┤│ деятельность ││
│ ││ документами, образующимися в ││└─────────────────┬────────────────┘│
│ ││ деятельности предприятия ││┌─────────────────┴────────────────┐│
│ ││ │││ Административно-хозяйственная ││
│ ││ │├┤ деятельность ││
│ │└────────────────────────────────┘│└─────────────────┬────────────────┘│
│ │┌────────────────────────────────┐│┌─────────────────┴────────────────┐│
│ ││2. Документирование мероприятий,│││ Деятельность по управлению ││
│ ││ в совокупности образующих │├┤ персоналом (кадровыми ресурсами) ││
│ └┤ деятельность предприятия по ├┤└─────────────────┬────────────────┘│
│ │ соответствующим направлениям ││┌─────────────────┴────────────────┐│
│ │ │││ Иные ключевые направления ││
│ │ │└┤ деятельности предприятия <*> ││
│ └────────────────────────────────┘ └──────────────────────────────────┘│
│ │
│ -------------------------------- │
│ <*> Определяются с учетом специализации предприятия (сущности его │
│ уставной деятельности). │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Рис. 1.1
Эффективная реализация предприятием своей деятельности во многом зависит от того, насколько полно, своевременно и качественно организованы учет ее результатов, а также соответствующая отчетность, в том числе в денежном выражении. Решение этих важных задач, как правило, возлагается на бухгалтерию предприятия <*>.
--------------------------------
<*> В зависимости от содержания деятельности предприятия, ее специфики и размаха, ведение бухгалтерского учета и отчетности может быть возложено на соответствующее структурное подразделение или должностное лицо предприятия (включая его руководителя), либо на стороннюю организацию (ее структурное подразделение или должностное лицо), см. в этой связи ст. 6 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".
Уточним, что бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах предприятий и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций <*>. Цель бухгалтерского учета, его объекты и задачи представлены на рис. 1.2.
--------------------------------
<*> Статья 1 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".
Цель бухгалтерского учета, его объекты и задачи
┌──────────────────────────────┐
┌───────────────────┤Бухгалтерский учет предприятия├────────────────┐
│ └───────────────┬──────────────┘ │
│┌──────────────────────────────────┴──────────────────────────────┐│
││ Цель - упорядочение сбора, регистрации и обобщения информации (в││
││денежном выражении) об имуществе, обязательствах предприятия и их││
││движении путем сплошного, непрерывного документального учета всех││
││ производимых хозяйственных операций ││
│└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘│
┌───┴─────────────────────────────┐┌────────────────────────────────────┴─┐
│ Объекты бухгалтерского учета ││ Задачи бухгалтерского учета │
└────────────────────────────────┬┘└┬─────────────────────────────────────┘
┌───────────────────────────────┐│ │┌────────────────────────────────────┐
│ Имущество предприятия ││ ││ Формирование полной и достоверной │
│ ├┤ ├┤ информации о деятельности │
│ ││ ││ предприятия и ее имущественном │
│ ││ ││ положении │
└───────────────────────────────┘│ │└────────────────────────────────────┘
┌───────────────────────────────┐│ │┌────────────────────────────────────┐
│ Обязательства предприятия ││ ││ Обеспечение информацией (в форме │
│ ││ ││ бухгалтерской отчетности) для │
│ ├┤ ├┤контроля за соблюдением предприятием│
│ ││ ││ законодательства Российской │
│ ││ ││ Федерации │
└───────────────────────────────┘│ │└────────────────────────────────────┘
┌───────────────────────────────┐│ │┌────────────────────────────────────┐
│ Хозяйственные операции, ││ ││ Предотвращение отрицательных │
│ совершаемые предприятием ││ ││ результатов хозяйственной │
│ ├┘ └┤ деятельности предприятия, выявление│
│ │ │ внутрихозяйственных резервов │
└───────────────────────────────┘ └────────────────────────────────────┘
Рис. 1.2
В свою очередь, бухгалтерская отчетность - это основанная на данных бухгалтерского учета упорядоченная совокупность документированной информации, оформленная надлежащим образом и отражающая в денежном выражении сведения об имущественном и финансовом положении предприятия, а также о результатах его хозяйственной деятельности за определенный период. Состав бухгалтерской отчетности представлен на рис. 1.3 <**>.
--------------------------------
<**> См. ст. 13 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".
Состав бухгалтерской отчетности
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ┌────────────────────────────────────┐ │
│ │Бухгалтерская отчетность предприятия│ │
│ └─────────────────┬──────────────────┘ │
│┌───────────────────────────────────┐ │ ┌───────────────────────────────┐│
││Бухгалтерский баланс с приложениями│ │ │ Отчет о прибылях и убытках с ││
││ <*> ├─┼─┤ приложениями <*> ││
│└───────────────────────────────────┘ │ └───────────────────────────────┘│
│┌───────────────────────────────────┐ │ ┌───────────────────────────────┐│
││ Аудиторское заключение <**> ├─┼─┤ Пояснительная записка ││
│└───────────────────────────────────┘ │ └───────────────────────────────┘│
│ ┌──────────────────┴──────────────────┐ │
│ │ Иные отчетные документы <***> │ │
│ └─────────────────────────────────────┘ │
│ │
│ -------------------------------- │
│ <*> Состав приложений определяется соответствующими нормативными │
│ актами, см. далее. │
│ <**> Представляется, если в соответствии с федеральным │
│ законодательством предприятие подлежит обязательному аудиту. │
│ <***> Состав таких документов, в частности, для бюджетных │
│ предприятий (организаций, учреждений) определяется соответствующими │
│ нормативными актами. │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Рис. 1.3
Отметим далее, что фиксация учетно-отчетных данных осуществляется бухгалтерией в соответствующих документах, в своей совокупности (вместе с некоторыми другими видами документов) образующих бухгалтерскую документацию предприятия, состав которой подробно рассматривается в гл. 2.1 настоящего пособия. Этой документацией в течение установленных сроков хранения (см. далее) также следует надлежащим образом управлять, с тем чтобы, во-первых, упорядочить доступ к содержащимся в ней данным и, во-вторых, обеспечить ее сохранность.
На практике управление бухгалтерской документацией и документирование бухгалтерской деятельности также осуществляются посредством делопроизводства.
Отметим, что организационно-правовые основы бухгалтерского делопроизводства (в условиях конкретного предприятия) устанавливаются, с одной стороны, с учетом положений локальных актов предприятия, регламентирующих ведение делопроизводства <*>, а, с другой, исходя из положений учетной политики предприятия <**>. В связи с последним замечанием уточним, что в рамках учетной политики предприятия, помимо прочего, определяются (утверждаются) <***>:
формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;
правила документооборота и технология обработки бухгалтерской информации.
--------------------------------
<*> В частности, инструкции по делопроизводству, подробнее см. гл. 1.6 настоящего пособия.
<**> Подробнее об учетной политике предприятия см. гл. 3.5 настоящего пособия.
<***> См. в этой связи п. 8 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н.
При этом способы организации бухгалтерского делопроизводства могут быть различными, и о том, чем обусловлены эти различия, а также об их сущности мы узнаем в следующей главе пособия.