"ГроссМедиа", 2009

"РОСБУХ", 2009

Делопроизводство и документооборот в бухгалтерии

М.Ю. Рогожин

Раздел I. ОБЩИЕ ВОПРОСЫ ОРГАНИЗАЦИИ

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА БУХГАЛТЕРИИ

Глава 1.1. Роль делопроизводства в обеспечении управления

деятельностью предприятия (организации, учреждения)

Рассмотрение (в рамках настоящего пособия) делопроизводственной проблематики представляется вполне оправданным начать с определения понятия "делопроизводство". Делопроизводство (документационное обеспечение управления) представляет собой отрасль деятельности, обеспечивающей документирование и организацию работы с официальными документами. Из этого определения вытекает несколько важных выводов.

1. Делопроизводство представляет собой особый вид деятельности, осуществляемой как юридическими, так и физическими лицами.

2. Делопроизводство - понятие комплексное, двухкомпонентное: это деятельность по организации работы с документами (деловыми, служебными) и одновременно по документированию, т.е. по записи (в более широком смысле - фиксации) информации на различных носителях в соответствии с установленными правилами.

3. Делопроизводство - это разновидность обеспечивающей (вспомогательной по отношению к основной деятельности предприятия (организации, учреждения)) <*> деятельности.

--------------------------------

<*> Далее в рамках настоящего пособия, за исключением случаев, оговоренных особо, под термином "предприятие" следует также понимать "организация" или "учреждение".

Добавим к сказанному, что в ряде источников делопроизводство квалифицируется и как комплекс организационно-технических мероприятий, и как технология работы с документами.

Все сказанное выше позволяет нам яснее представить ту роль, которую призвано играть делопроизводство в обеспечении повседневной деятельности предприятий, в том числе деятельности финансово-экономической и административно-хозяйственной. Осуществление указанных видов деятельности немыслимо без надлежащего документационного обеспечения, поскольку организация соответствующих мероприятий предполагает, помимо прочего, и организацию работы с теми или иными документами (как то финансовыми, хозяйственными и т.д.), и организацию документирования таких мероприятий (см. в этой связи также рис. 1.1).

Взаимосвязь делопроизводства с основными направлениями

деятельности предприятия

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│┌─────────────────────────────────┐┌────────────────────────────────────┐│

││ Делопроизводство обеспечивает: ││ Деятельность предприятия и ее ││

││ ││ важнейшие составляющие ││

│└┬────────────────────────────────┘└───────────────────┬────────────────┘│

│ │┌────────────────────────────────┐ ┌─────────────────┴────────────────┐│

│ ││ 1. Управление финансовыми, │┌┤ Финансово-экономическая ││

│ ├┤ хозяйственными и иными ├┤│ деятельность ││

│ ││ документами, образующимися в ││└─────────────────┬────────────────┘│

│ ││ деятельности предприятия ││┌─────────────────┴────────────────┐│

│ ││ │││ Административно-хозяйственная ││

│ ││ │├┤ деятельность ││

│ │└────────────────────────────────┘│└─────────────────┬────────────────┘│

│ │┌────────────────────────────────┐│┌─────────────────┴────────────────┐│

│ ││2. Документирование мероприятий,│││ Деятельность по управлению ││

│ ││ в совокупности образующих │├┤ персоналом (кадровыми ресурсами) ││

│ └┤ деятельность предприятия по ├┤└─────────────────┬────────────────┘│

│ │ соответствующим направлениям ││┌─────────────────┴────────────────┐│

│ │ │││ Иные ключевые направления ││

│ │ │└┤ деятельности предприятия <*> ││

│ └────────────────────────────────┘ └──────────────────────────────────┘│

│ │

│ -------------------------------- │

│ <*> Определяются с учетом специализации предприятия (сущности его │

│ уставной деятельности). │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 1.1

Эффективная реализация предприятием своей деятельности во многом зависит от того, насколько полно, своевременно и качественно организованы учет ее результатов, а также соответствующая отчетность, в том числе в денежном выражении. Решение этих важных задач, как правило, возлагается на бухгалтерию предприятия <*>.

--------------------------------

<*> В зависимости от содержания деятельности предприятия, ее специфики и размаха, ведение бухгалтерского учета и отчетности может быть возложено на соответствующее структурное подразделение или должностное лицо предприятия (включая его руководителя), либо на стороннюю организацию (ее структурное подразделение или должностное лицо), см. в этой связи ст. 6 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Уточним, что бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах предприятий и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций <*>. Цель бухгалтерского учета, его объекты и задачи представлены на рис. 1.2.

--------------------------------

<*> Статья 1 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Цель бухгалтерского учета, его объекты и задачи

┌──────────────────────────────┐

┌───────────────────┤Бухгалтерский учет предприятия├────────────────┐

│ └───────────────┬──────────────┘ │

│┌──────────────────────────────────┴──────────────────────────────┐│

││ Цель - упорядочение сбора, регистрации и обобщения информации (в││

││денежном выражении) об имуществе, обязательствах предприятия и их││

││движении путем сплошного, непрерывного документального учета всех││

││ производимых хозяйственных операций ││

│└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘│

┌───┴─────────────────────────────┐┌────────────────────────────────────┴─┐

│ Объекты бухгалтерского учета ││ Задачи бухгалтерского учета │

└────────────────────────────────┬┘└┬─────────────────────────────────────┘

┌───────────────────────────────┐│ │┌────────────────────────────────────┐

│ Имущество предприятия ││ ││ Формирование полной и достоверной │

│ ├┤ ├┤ информации о деятельности │

│ ││ ││ предприятия и ее имущественном │

│ ││ ││ положении │

└───────────────────────────────┘│ │└────────────────────────────────────┘

┌───────────────────────────────┐│ │┌────────────────────────────────────┐

│ Обязательства предприятия ││ ││ Обеспечение информацией (в форме │

│ ││ ││ бухгалтерской отчетности) для │

│ ├┤ ├┤контроля за соблюдением предприятием│

│ ││ ││ законодательства Российской │

│ ││ ││ Федерации │

└───────────────────────────────┘│ │└────────────────────────────────────┘

┌───────────────────────────────┐│ │┌────────────────────────────────────┐

│ Хозяйственные операции, ││ ││ Предотвращение отрицательных │

│ совершаемые предприятием ││ ││ результатов хозяйственной │

│ ├┘ └┤ деятельности предприятия, выявление│

│ │ │ внутрихозяйственных резервов │

└───────────────────────────────┘ └────────────────────────────────────┘

Рис. 1.2

В свою очередь, бухгалтерская отчетность - это основанная на данных бухгалтерского учета упорядоченная совокупность документированной информации, оформленная надлежащим образом и отражающая в денежном выражении сведения об имущественном и финансовом положении предприятия, а также о результатах его хозяйственной деятельности за определенный период. Состав бухгалтерской отчетности представлен на рис. 1.3 <**>.

--------------------------------

<**> См. ст. 13 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Состав бухгалтерской отчетности

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ ┌────────────────────────────────────┐ │

│ │Бухгалтерская отчетность предприятия│ │

│ └─────────────────┬──────────────────┘ │

│┌───────────────────────────────────┐ │ ┌───────────────────────────────┐│

││Бухгалтерский баланс с приложениями│ │ │ Отчет о прибылях и убытках с ││

││ <*> ├─┼─┤ приложениями <*> ││

│└───────────────────────────────────┘ │ └───────────────────────────────┘│

│┌───────────────────────────────────┐ │ ┌───────────────────────────────┐│

││ Аудиторское заключение <**> ├─┼─┤ Пояснительная записка ││

│└───────────────────────────────────┘ │ └───────────────────────────────┘│

│ ┌──────────────────┴──────────────────┐ │

│ │ Иные отчетные документы <***> │ │

│ └─────────────────────────────────────┘ │

│ │

│ -------------------------------- │

│ <*> Состав приложений определяется соответствующими нормативными │

│ актами, см. далее. │

│ <**> Представляется, если в соответствии с федеральным │

│ законодательством предприятие подлежит обязательному аудиту. │

│ <***> Состав таких документов, в частности, для бюджетных │

│ предприятий (организаций, учреждений) определяется соответствующими │

│ нормативными актами. │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 1.3

Отметим далее, что фиксация учетно-отчетных данных осуществляется бухгалтерией в соответствующих документах, в своей совокупности (вместе с некоторыми другими видами документов) образующих бухгалтерскую документацию предприятия, состав которой подробно рассматривается в гл. 2.1 настоящего пособия. Этой документацией в течение установленных сроков хранения (см. далее) также следует надлежащим образом управлять, с тем чтобы, во-первых, упорядочить доступ к содержащимся в ней данным и, во-вторых, обеспечить ее сохранность.

На практике управление бухгалтерской документацией и документирование бухгалтерской деятельности также осуществляются посредством делопроизводства.

Отметим, что организационно-правовые основы бухгалтерского делопроизводства (в условиях конкретного предприятия) устанавливаются, с одной стороны, с учетом положений локальных актов предприятия, регламентирующих ведение делопроизводства <*>, а, с другой, исходя из положений учетной политики предприятия <**>. В связи с последним замечанием уточним, что в рамках учетной политики предприятия, помимо прочего, определяются (утверждаются) <***>:

формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;

правила документооборота и технология обработки бухгалтерской информации.

--------------------------------

<*> В частности, инструкции по делопроизводству, подробнее см. гл. 1.6 настоящего пособия.

<**> Подробнее об учетной политике предприятия см. гл. 3.5 настоящего пособия.

<***> См. в этой связи п. 8 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н.

При этом способы организации бухгалтерского делопроизводства могут быть различными, и о том, чем обусловлены эти различия, а также об их сущности мы узнаем в следующей главе пособия.