"Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение", 2008, N 3
Ошибки в годовой бюджетной отчетности
"Не ошибается тот, кто ничего не делает" - так гласит народная мудрость. В процессе формирования годовой отчетности выявление ошибок неизбежно. Инструкции по составлению и представлению бюджетной отчетности в последнее время часто изменяются, и за всеми изменениями трудно уследить. Но все же ошибки можно (и нужно) исправлять.
Общие положения по представлению бюджетной отчетности
Прежде всего тех, кто составляет отчетность, беспокоит вопрос о сроках представления бюджетной отчетности. Постановлением Правительства РФ от 11.05.2006 N 281 "Об утверждении Положения о представлении в Правительство Российской Федерации ежеквартальной и годовой отчетности об исполнении федерального бюджета" (далее - Постановление Правительства РФ N 281) определены сроки сдачи годовой отчетности об исполнении федерального бюджета. Годовая отчетность представляется не позднее 20 мая года, следующего за отчетным (п. 3 Постановления Правительства РФ N 281). Главным распорядителям устанавливаются сроки представления отчетности в Минфин России. Соответственно, главными распорядителями определяются сроки представления годовой отчетности по распорядителям и получателям бюджетных средств. Поэтому у получателей бюджетных средств, как у первого звена при сдаче отчетности, сроки представления настолько коротки, что получателям приходится выходить на работу едва ли не сразу после встречи Нового года.
Таким же образом доводится порядок представления отчетности и состав годовой бюджетной отчетности. Документом, регулирующим порядок составления годовой бюджетной отчетности, является Инструкция по составлению и представлению годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов, утвержденная Приказом Минфина России от 24.08.2007 N 72н (далее - Инструкция N 72н). Согласно п. 1 Инструкции N 72н главные распорядители, распорядители, получатели средств бюджетов, администраторы поступлений в бюджет, органы, организующие исполнение бюджетов, органы, осуществляющие кассовое обслуживание исполнения бюджетов, составляют и представляют годовую, квартальную и месячную отчетность об исполнении бюджетов бюджетной системы Российской Федерации по формам согласно Приложению к настоящей Инструкции.
Остановимся на каждой из форм отчетности, а точнее - на допускаемых в них ошибках.
Баланс главного распорядителя (распорядителя),
получателя средств бюджета (форма 0503130)
Здесь можно начать с самой первой строки 010 "Основные средства (балансовая стоимость)". Данные формируются по счету 101 00 000 "Основные средства". На этом счете должны отражаться все основные средства, состоящие на балансе учреждения. По такой же схеме формируются данные по строке 080 "Материальные запасы". Материальные запасы учитываются на счете 105 00 000 "Материальные запасы".
В воинских частях большую часть имущества составляют вооружение и военная техника. Это имущество должно находиться на учете, а его использование - строго контролироваться. В связи с этим нужно периодически проводить инвентаризацию имущества. Порядок проведения инвентаризаций определен Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 "Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств" (далее - Методические указания).
Согласно п. 1.3 Методических указаний инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств. Соответственно, вооружение и военная техника подпадают под действие данного указания. Инвентаризация должна проводиться как минимум в следующих случаях (п. 1.5 Методических указаний):
- при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет;
- при смене материально ответственных лиц (на день приема и передачи дел);
- при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
- в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
- при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством РФ или нормативными актами Минфина.
Помимо этого, руководитель учреждения вправе давать указания на проведение дополнительных инвентаризаций.
В соответствии с п. 1.4 Методических указаний основными целями инвентаризации являются:
- выявление фактического наличия имущества;
- сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;
- проверка полноты отражения в учете обязательств.
Из всего вышесказанного можно сделать следующий вывод: перед составлением годовой бюджетной отчетности необходимо проводить инвентаризацию имущества учреждения и его финансовых обязательств, необходимую для полного и достоверного отображения информации об имущественном положении учреждения в отчетности.
Как показывает практика, результаты инвентаризации не всегда отображаются в бухгалтерском учете. Выявив расхождения между данными бюджетного учета и фактическим наличием ценностей или фактическим состоянием расчетов, бухгалтер должен составить соответствующие записи, которые привели бы данные бюджетного учета в полное соответствие с полученными в результате инвентаризации данными о фактическом наличии ценностей и реальных суммах задолженностей и обязательств. Записи будут следующими:
- если обнаружены излишки:
Дебет счетов 101 xx 310 "Увеличение стоимости основных средств", 105 xx 340 "Увеличение стоимости материальных запасов"
Кредит счета 401 01 180 "Прочие доходы";
- при обнаружении недостачи:
а) на сумму естественной убыли в пределах норм (применяется только для учета материальных запасов):
Дебет счета 401 01 172 "Доходы от реализации активов"
Кредит счета 105 xx 440 "Уменьшение стоимости материальных запасов";
б) при недостаче основного средства:
Дебет счета 104 xx 410 "Уменьшение стоимости основных средств за счет амортизации" - на сумму начисленной амортизации
Дебет счета 401 01 172 "Доходы от реализации активов" (например, остаточной стоимости)
Кредит счета 101 xx 410 "Уменьшение стоимости основных средств";
в) при обнаружении виновного лица - сумма недостачи отражается как задолженность виновника (дебиторская задолженность):
Дебет счета 209 xx 560 "Увеличение дебиторской задолженности по недостачам"
Кредит счета 401 01 172 "Доходы от реализации активов".
Перейдем к нематериальным активам. Остатки по ним отражаются по строке 040 "Нематериальные активы (балансовая стоимость)". Появление остатка по счету 102 01 000 "Нематериальные активы" без выделения лимитов бюджетных обязательств по КОСГУ 320 <1> свидетельствует о том, что учреждение ошибочно приняло на учет как нематериальные активы, например, лицензионное программное обеспечение, не списав его приобретение на расходы.
--------------------------------
<1> Приказ Минфина России от 24.08.2007 N 74н "Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации".
Стоит обратить внимание на остаток по счету 106 00 000 "Вложения в нефинансовые активы". При наличии остатков необходимо проверить, выделялись ли лимиты бюджетных обязательств на капитальное строительство и приобретение нематериальных активов. В балансе такие данные отражаются по строке 090 "Вложения в нефинансовые активы". Нужно отметить, что остатки по счетам 106 01 000 и 106 04 000 могут иметься у силовых ведомств, в которых существуют учреждения (объединенные склады, базы снабжения), занимающиеся централизованным снабжением и поставками основных средств и материальных запасов.
Остаток по счету 302 00 000 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" (строка 490 баланса) при условии полного использования бюджетных ассигнований на текущий финансовый год свидетельствует о принятии денежных обязательств, не обеспеченных ассигнованиями в текущем году, то есть возникает кредиторская задолженность. Перед составлением годовой отчетности необходимо произвести сверку взаимных расчетов со сторонними организациями для определения точной суммы задолженности. Сверку можно проводить в ходе инвентаризации (п. 1.3 Методических указаний).
На конец отчетного периода (года) не должно быть остатков по следующим счетам:
- 107 00 000 "Нефинансовые активы в пути";
- 1 201 04 000 "Касса";
- 210 03 000 "Расчеты по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств";
- 304 04 000 "Внутренние расчеты между главными распорядителями (распорядителями) и получателями средств".
Справка по заключению счетов бюджетного учета
Отчетного финансового года (форма 0503110)
В балансе на 1 января остатки по счетам указываются после закрытия счетов бюджетного учета отчетного финансового года, сформированных в разд. 1 "Бюджетная и приносящая доход деятельность" справки по заключению счетов бюджетного учета отчетного финансового года. Раздел 2 "Деятельность со средствами, находящимися во временном распоряжении" справки, как правило, бюджетополучателями не заполняется.
Итоги по счету 304 04 000 "Внутренние расчеты между главными распорядителями (распорядителями) и получателями средств" должны быть равны итогам, выведенным в Справке по консолидируемым расчетам (ф. 0503125).
Итоги по счету 304 05 000 "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов" должны быть равны общей сумме выделенных учреждению бюджетных ассигнований за отчетный период (год).
Необходимо помнить о следующих счетах бюджетного учета, которые закрываются только в конце финансового года и отражаются в справке (ф. 0503110):
- 210 02 000 "Расчеты по поступлениям в бюджет с органами, организующими исполнение бюджетов";
- 304 04 000 "Внутренние расчеты между главными распорядителями (распорядителями) и получателями средств";
- 304 05 000 "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов";
- 401 01 100 "Финансовый результат текущей деятельности учреждения" (в части доходов);
- 401 01 200 "Финансовый результат текущей деятельности учреждения" (в части расходов).
Отчет об исполнении бюджета главного распорядителя
(распорядителя), получателя средств бюджета (форма 0503127)
Часто при оплате госпошлины возникает вопрос, в каком разделе отразить сумму платежа - в доходах бюджета или расходах бюджета? Фактически данные денежные средства все равно поступят в бюджет, но поступить они могут двумя путями:
- непосредственно от получателя средств в доход бюджета;
- через плату учреждению, выставившему счет, которое в дальнейшем перечисляет денежные средства в доход бюджета.
Как правило, бюджетным учреждениям выделяются лимиты бюджетных обязательств на оплату всевозможных пошлин. Поэтому в обоих случаях оплата госпошлин будет проходить в разделе "Расходы бюджета".
При формировании данных по разд. 2 "Расходы бюджета" следует обратить внимание на следующий момент. Денежные средства могут быть еще фактически не израсходованы, а данная сумма будет отражена в расходах бюджета.
Пример 1. В конце текущего отчетного периода за счет бюджетных средств в кассу войсковой части поступило 20 000 руб. на приобретение материальных запасов через подотчетных лиц. Подотчетным лицам данная сумма еще не выдана. Внесение наличных денежных средств на счет бюджета, открытого в ОФК, не осуществлялось.
Эти операции должны быть отражены следующим образом:
- подана заявка на получение наличных денежных средств:
Дебет счета 1 210 03 560 "Увеличение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств"
Кредит счета 1 304 05 340 "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по приобретению материальных запасов";
- получены наличные денежные средства в кассу:
Дебет счета 1 201 04 510 "Поступления в кассу"
Кредит счета 1 210 03 660 "Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств".
Данная ситуация может возникнуть только в текущем финансовом году, а если она возникла при составлении годового отчета, то это говорит о недостатках в финансово-хозяйственной деятельности (в данном случае - расчетной дисциплине).
В разд. 3 "Источники финансирования дефицита бюджетов" не стоит забывать указывать данные по строкам 821 "Увеличение остатков во внутренних расчетах" и 822 "Уменьшение остатков во внутренних расчетах". Итоги по этим строкам должны быть равны итогам справки (ф. 0503125) и, соответственно, итогам справки (ф. 0503110) по счету 304 04 000. При этом суммы должны указываться в графе 7 "Некассовые операции".