Бюджетный учет / Статья Бюджетный бухгалтерский учет результатов инвентариза
.rtf
"Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях", 2007, N 12
БЮДЖЕТНЫЙ БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ РЕЗУЛЬТАТОВ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ
В целях обеспечения достоверности показателей бюджетного бухгалтерского учета, сохранности финансовых и нефинансовых активов учреждения проводят инвентаризацию.
Инвентаризация - это проверка фактического наличия финансовых и нефинансовых активов учреждений и их обязательств путем сопоставления с данными бюджетного учета. Инвентаризация позволяет установить реальность всех статей баланса и других форм отчетности учреждений. В ходе инвентаризации проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.
Инвентаризации подлежат все активы учреждений, независимо от их местонахождения, и все виды финансовых обязательств. Инвентаризации подлежат также материальные запасы, учитываемые на забалансовых счетах, например материальные ценности, принятые на ответственное хранение, материальные ценности, оплаченные по централизованному снабжению, бланки строгой отчетности; арендованные основные средства; переходящие спортивные кубки и др.
Порядок проведения инвентаризации регламентирован Методическими указаниями <1> и Инструкцией по бюджетному учету <2>.
--------------------------------
<1> Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Министерства финансов РФ от 13.06.1995 N 49 (далее - Методические указания).
<2> Инструкция по бюджетному учету, утвержденная Приказом Министерства финансов РФ от 10.02.2006 N 25н (далее - Приказ N 25н).
График проведения инвентаризации определяется руководителем учреждения. В нем указываются количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень проверяемых активов и обязательств. Исключение составляет обязательная инвентаризация, проводимая при смене материально ответственных лиц, реорганизации и ликвидации организации, при выявлении фактов хищения, в случае стихийных бедствий и других, предусмотренных законодательством.
В обязательном порядке проводится инвентаризация перед составлением годового отчета, не ранее 1 октября отчетного года.
Инвентаризацию финансовых и нефинансовых активов проводят при обязательном участии материально ответственных лиц.
В соответствии с Методическими указаниями для проведения инвентаризации активов и финансовых обязательств приказом руководителя учреждения назначается инвентаризационная комиссия. Возглавлять эту комиссию может руководитель учреждения либо его заместитель. В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации учреждения, работники бухгалтерской службы, другие специалисты.
Необходимо иметь в виду, что отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания ее результатов недействительными (Методические указания, п. 2).
Для проведения инвентаризации в подразделениях создаются рабочие инвентаризационные комиссии, которые кроме проверки состояния и наличия активов комиссии имеют право выносить на заседание постоянно действующей инвентаризационной комиссии предложения о списании отдельных объектов (групп) учета, об организации учета того или иного имущества и др. Рабочая инвентаризационная комиссия перед началом проверки пломбирует подсобные помещения, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы, проверяет исправность весовых и измерительных приборов. В период проведения инвентаризации все операции по приему и отпуску материальных ценностей прекращаются.
До начала инвентаризации рекомендуется проверить:
- наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;
- наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;
- наличие документов на непроизведенные активы, нематериальные активы, основные средства, сданные или принятые учреждением в аренду и на хранение.
При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление. При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бюджетного бухгалтерского учета или технической документации должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения. При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности учреждения, а также наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в собственности учреждения.
К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на материальные ценности сдаются в бухгалтерию, все поступившие материальные ценности принимаются к учету, а выбывшие списываются.
При определении размера ущерба, причиненного недостачами и хищениями, следует исходить из рыночной стоимости материальных ценностей на день обнаружения ущерба. Под рыночной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена учреждением в результате продажи данных активов (Приказ N 25н, п. 159).
Результаты инвентаризации оформляются следующими документами <3>:
1. Инвентаризационная опись ценных бумаг.
Применяется для отражения результатов инвентаризации ценных бумаг, а также финансовых вложений учреждений в ценные бумаги. В описи указываются: наименование ценной бумаги и ее эмитента, серия и номер, стоимость по номиналу единицы ценной бумаги, код валюты, в которой она номинирована, курс Центрального банка РФ на дату проведения инвентаризации, количество принадлежащих учреждению ценных бумаг, номинальная стоимость имеющегося пакета ценных бумаг в иностранной валюте и в рублях, первоначальная стоимость ценных бумаг в рублях. Расписка материально ответственного лица оформляется в случаях хранения ценных бумаг в учреждении.
--------------------------------
<3> Типовые формы для отражения результатов инвентаризации, которые должны применять бюджетные учреждения, утверждены Приказом Министерства финансов РФ от 23.09.2005 N 123н "Об утверждении форм регистров бюджетного учета".
2. Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств.
Применяется для отражения результатов инвентаризации остатков денежных средств учреждения на счетах в учреждениях Центрального банка Российской Федерации, кредитных организациях. В описи указывается наименование кредитной организации, номер счета в ней, код валюты по ОКВ, остаток денежных средств на дату инвентаризации в иностранной валюте, курс Центрального банка Российской Федерации на дату инвентаризации и остаток на счете на дату инвентаризации в рублях. Кроме того, в инвентаризационной описи производится запись о подтверждении к началу инвентаризации данных о наличии денежных средств банковскими выписками.
3. Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов.
Инвентаризационная опись составляется по видам документов и материально ответственным лицам с указанием места проведения инвентаризации, распиской материально ответственного лица.
В инвентаризационной описи отражаются: наименование и код бланков строгой отчетности, единица измерения; сведения о фактическом наличии (цена, количество); сведения по данным бюджетного учета (количество, сумма); сведения о результатах инвентаризации (по недостаче и по излишкам - количество и сумма).
4. Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов.
В инвентаризационной описи путем сопоставления фактического наличия с данными бюджетного учета выявляются расхождения.
Инвентаризационная опись составляется по материально ответственным лицам с указанием места проведения инвентаризации, распиской материально ответственного лица.
Инвентаризационная опись отражает: наименование и код объекта учета, инвентарный номер, единицу измерения; сведения о фактическом наличии (цена, количество); сведения по данным бюджетного учета (количество, сумма); сведения о результатах инвентаризации (по недостаче и по излишкам - количество и сумма).
5. Инвентаризационная опись наличных денежных средств.
В описи отражаются результаты проведенной инвентаризации наличных денежных средств в кассе учреждения.
Инвентаризационная опись содержит сведения о наличии денежных средств в кассе фактически и по учетным данным (цифрами и прописью), сведения по результатам инвентаризации по недостаче и по излишкам; номера последних приходного и расходного кассовых ордеров.
6. Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами.
Инвентаризационная опись отражает сведения по дебиторской (кредиторской) задолженности; наименование дебитора (кредитора); номер счета бюджетного учета; общую сумму задолженности по балансу, в том числе подтвержденная дебиторами (кредиторами), не подтвержденная дебиторами (кредиторами), с истекшим сроком исковой давности.
Названные выше инвентаризационные описи подписываются председателем и всеми членами инвентаризационной комиссии учреждения.
7. Ведомость расхождений по результатам инвентаризации.
В процессе инвентаризации нефинансовых и финансовых активов, бланков строгой отчетности и денежных документов составляется ведомость расхождений по результатам инвентаризации, в которой фиксируются установленные расхождения с данными бухгалтерского учета: недостачи или излишки по каждому объекту учета в количественном и суммовом выражении. Ведомость является основанием для составления акта о результатах инвентаризации (ф. 0504835).
Действующим законодательством <4> предусмотрены два вида материальной ответственности (ТК РФ, ст. 241):
1) полная;
2) ограниченная.
--------------------------------
<4> Трудовой кодекс Российской Федерации. Федеральный закон от 30.12.2001 N 197-ФЗ (далее - ТК РФ).
Полная материальная ответственность работника состоит в его обязанности возмещать причиненный ущерб в полном размере.
Ограниченную материальную ответственность несут работники за порчу или уничтожение материалов, полуфабрикатов, готовых изделий, инструментов, специальной одежды и других предметов по небрежности, выданных в личное пользование, если ущерб причинен в ходе трудового процесса. Данная ответственность не может превышать среднего месячного заработка виновного работника на день выявления ущерба.
Возмещение ущерба производится независимо от привлечения работника к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности за действия или бездействие, которыми причинен ущерб работодателю.
Учет расчетов по суммам выявленных недостач, хищений, потерь от порчи материальных ценностей ведется на следующих счетах (Приказ N 25н, п. 162):
20901 "Расчеты по недостачам основных средств";
20902 "Расчеты по недостачам нематериальных активов ";
20903 "Расчеты по недостачам непроизведенных активов";
20904 "Расчеты по недостачам материальных запасов";
20905 "Расчеты по недостачам финансовых активов".
Аналитический учет ведется в Карточке учета средств и расчетов по каждому виновному лицу с указанием фамилии, имени и отчества, должности, даты возникновения задолженности и суммы недостачи (Приказ N 25н, п. 160).
Согласно Федеральному закону "О бухгалтерском учете" (п. 3 ст. 12) выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета должны быть отражены на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:
- излишек имущества оприходован по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации;
- недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли отнесены на издержки производства или обращения, а сверх норм - на счет виновных лиц или на финансовые результаты.
Операции по счету 20900 "Расчеты по недостачам" в рамках бюджетной деятельности (1), внебюджетной деятельности (2) оформляются следующими бухгалтерскими записями: табл. 1 - учет операций по недостачам нефинансовых и финансовых активов; табл. 2 - учет операций погашения недостачи.
Таблица 1
Бюджетный бухгалтерский учет операций по выявленным
недостачам нефинансовых и финансовых активов
Счет 20900 "Расчеты по недостачам"
|
N п/п |
Содержание операции |
Корреспондирующие счета |
Отражение в балансе получателя средств |
Правовое основание |
||
|
Дебет |
Кредит |
|||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
1 |
Учреждением сформирована дебиторская задолженность на недостачу основных средств. Одновременно с бюджетного бухгалтерского учета списывается сумма накопленной амортизации по недостающим объектам на уменьшение их первоначальной стоимости. Остаточная стоимость недостающих объектов основных средств списывается в дебет счета 140101172 "Доходы от реализации активов" |
120901560 |
140101172 |
Баланс, стр. 321 |
Приказ N 25н, ч. 3, разд. 2, п. 161; Прил. 1, п. 11 |
|
|
2 |
Учреждением сформирована дебиторская задолженность на недостачу нематериальных активов. Одновременно с бюджетного бухгалтерского учета списывается сумма накопленной амортизации по недостающим объектам на уменьшение их первоначальной стоимости. Остаточная стоимость недостающих объектов нематериальных активов списывается в дебет счета 140101172 "Доходы от реализации активов" |
120902560 |
140101172 |
Баланс, стр. 322 |
Приказ N 25н, ч. 3, разд. 2, п. 161; Прил. 1, п. 11 |
|
|
3 |
Учреждением сформирована дебиторская задолженность на недостачу непроизведенных активов. Одновременно с бюджетного бухгалтерского учета списывается первоначальная (восстановительная) стоимость недостающих объектов непроизведенных активов в дебет счета 140101172 "Доходы от реализации активов" |
120903560 |
140101172 |
Баланс, стр. 323 |
Приказ N 25н, ч. 3, разд. 2, п. 161; Прил. 1, п. 11 |
|
|
4 |
Учреждением сформирована дебиторская задолженность на недостачу материальных запасов. Одновременно с бюджетного бухгалтерского учета списывается фактическая стоимость недостающих объектов материальных запасов в дебет счета 140101172 "Доходы от реализации активов" |
120904560 |
140101172 |
Баланс, стр. 324 |
Приказ N 25н, ч. 3, разд. 2, п. 161; Прил. 1, п. 25 |
|
|
5 |
Учреждением сформирована дебиторская задолженность на недостачу финансовых активов, а именно наличных денежных средств в кассе учреждения |
120905560 |
120104610 |
Баланс, стр. 325 |
Приказ N 25н, ч. 3, разд. 2, п. 161 |
|
|
6 |
Учреждением сформирована дебиторская задолженность на недостачу финансовых активов, а именно денежных документов |
120905560 |
120105610 |
Баланс, стр. 325 |
Приказ N 25н, ч. 3, разд. 2, п. 161 |
|
|
7 |
Учреждением сформирована дебиторская задолженность на недостачу финансовых активов, а именно акций и других ценных бумаг. Одновременно списывается с бюджетного бухгалтерского учета учетная (первоначальная) стоимость акций, других ценных бумаг в дебет счета 140101172 "Доходы от реализации активов" |
120905560 |
140101172 |
Баланс, стр. 325 |
Приказ N 25н, ч. 3, разд. 2, п. 161 |
|
Таблица 2
Бюджетный бухгалтерский учет операций погашения недостач
нефинансовых и финансовых активов
Счет 20900 "Расчеты по недостачам"
|
N п/п |
Содержание операции |
Корреспондирующие счета |
Отражение в балансе получателя средств |
Правовое основание |
||
|
1 |
Погашена виновным лицом недостача нефинансовых активов (основных средств, непроизведенных активов, нематериальных активов, материальных запасов) наличными денежными средствами в кассу учреждения |
120104510 |
120900660 |
Баланс, стр. 320 |
Приказ N 25н, ч. 3, разд. 2, п. 161 |
|
|
2 |
Погашена виновным лицом недостача основных средств в безналичном порядке. Денежные средства поступают на лицевой счет, открытый в органах казначейства, и в дальнейшем подлежат обязательному перечислению в доход соответствующего бюджета |
130405310 |
120901660 |
Баланс, стр. 321 |
Приказ N 25н, ч. 3, разд. 2, п. 161 |
|
|
3 |
Погашена виновным лицом недостача нематериальных активов в безналичном порядке. Денежные средства поступают на лицевой счет, открытый в органах казначейства, и в дальнейшем подлежат обязательному перечислению в доход соответствующего бюджета |
130405320 |
120902660 |
Баланс, стр. 322 |
Приказ N 25н, ч. 3, разд. 2, п. 161 |
|
|
4 |
Погашена виновным лицом недостача непроизведенных активов в безналичном порядке. Денежные средства поступают на лицевой счет, открытый в органах казначейства, и в дальнейшем подлежат обязательному перечислению в доход соответствующего бюджета |
130405330 |
120903660 |
Баланс, стр. 323 |
Приказ N 25н, ч. 3, разд. 2, п. 161 |
|
|
5 |
Погашена виновным лицом недостача материальных запасов в безналичном порядке. Денежные средства поступают на лицевой счет, открытый в органах казначейства, и в дальнейшем подлежат обязательному перечислению в доход соответствующего бюджета |
130405340 |
120904660 |
Баланс, стр. 324 |
Приказ N 25н, ч. 3, разд. 2, п. 161 |
|
|
6 |
Погашена виновным лицом недостача нефинансовых активов (основных средств, непроизведенных активов, нематериальных активов, материальных запасов) в безналичном порядке. Учреждение не обслуживается через органы казначейства, денежные средства поступают на счет, открытый в банке или ином кредитном учреждении, и в дальнейшем подлежат обязательному перечислению в доход соответствующего бюджета |
120101510 |
120901660 - 120904660 |
Баланс, стр. 320 |
Приказ N 25н, ч. 3, разд. 2, п. 161 |
|
|
7 |
Погашена виновным лицом недостача финансовых активов (наличных денежных средств, денежных документов, акций, других ценных бумаг) наличными денежными средствами в кассу учреждения |
120104510 |
120905660 |
Баланс, стр. 325 |
Приказ N 25н, ч. 3, разд. 2, п. 161 |
|
|
8 |
Погашена виновным лицом недостача финансовых активов (наличных денежных средств, денежных документов, акций, других ценных бумаг) в безналичном порядке. Учреждение не обслуживается через органы казначейства, денежные средства поступают на счет, открытый в банке или ином кредитном учреждении, и в дальнейшем подлежат обязательному перечислению в доход соответствующего бюджета |
120101510 |
120905660 |
Баланс, стр. 325 |
Приказ N 25н, ч. 3, разд. 2, п. 161 |
|
|
9 |
Погашена виновным лицом недостача финансовых активов в безналичном порядке. Денежные средства поступают на лицевой счет, открытый в органах казначейства, и в дальнейшем подлежат обязательному перечислению в доход соответствующего бюджета |
130405500 |
120905660 |
Баланс, стр. 325 |
Приказ N 25н, ч. 3, разд. 2, п. 161 |
|
В табл. 3 систематизированы бухгалтерские записи по недостаче в случае отсутствия виновного лица, либо отказа во взыскании судом, а табл. 4 - учет естественной убыли материальных ценностей.
Таблица 3
Бюджетный бухгалтерский учет операций погашения недостач
нефинансовых и финансовых активов при отсутствии конкретных
виновников либо отказа во взыскании судом
Счет 20900 "Расчеты по недостачам"
|
N п/п |
Содержание операции |
Корреспондирующие счета |
Отражение в балансе получателя средств |
Правовое основание |
||
|
1 |
Учреждением списана с бюджетного бухгалтерского учета сумма недостачи основных средств при отсутствии конкретных виновников, а также при отказе во взыскании судом |
140101172 |
120901660 |
Баланс, стр. 321 |
Приказ N 25н, ч. 3, разд. 2, п. 161; Прил. 1, п. 12 |
|
|
2 |
Учреждением списана с бюджетного бухгалтерского учета сумма недостачи нематериальных активов при отсутствии конкретных виновников, а также при отказе во взыскании судом |
140101172 |
120902660 |
Баланс, стр. 322 |
Приказ N 25н, ч. 3, разд. 2, п. 161; Прил. 1, п. 12 |
|
|
3 |
Учреждением списана с бюджетного бухгалтерского учета сумма недостачи непроизведенных активов при отсутствии конкретных виновников, а также при отказе во взыскании судом |
140101172 |
120903660 |
Баланс, стр. 323 |
Приказ N 25н, ч. 3, разд. 2, п. 161; Прил. 1, п. 12 |
|
|
4 |
Учреждением списана с бюджетного бухгалтерского учета сумма недостачи материальных запасов при отсутствии конкретных виновников, а также при отказе во взыскании судом |
140101172 |
120904660 |
Баланс, стр. 324 |
Приказ N 25н, ч. 3, разд. 2, п. 161; Прил. 1, п. 12 |
|
|
5 |
Учреждением списана с бюджетного бухгалтерского учета сумма недостачи финансовых активов при отсутствии конкретных виновников, а также при отказе во взыскании судом |
140101172 |
120905660 |
Баланс, стр. 325 |
Приказ N 25н, ч. 3, разд. 2, п. 161; Прил. 1, п. 12 |
|
|
6 |
Учреждением списана с бюджетного бухгалтерского учета сумма недостачи нефинансовых активов (основных средств, непроизведенных активов, нематериальных активов, материальных запасов) при отсутствии конкретных виновников, а также при отказе во взыскании судом |
240101290 |
220901660 - 220904660 |
Баланс, стр. 320 |
Приказ N 25н, ч. 3, разд. 2, п. 161 |
|
|
7 |
Учреждением списана с бюджетного бухгалтерского учета сумма недостачи финансовых активов при отсутствии конкретных виновников, а также при отказе во взыскании судом |
240101290 |
220905660 |
Баланс, стр. 325 |
Приказ N 25н, ч. 3, разд. 2, п. 161 |
|