Расходы на ремонт автотранспорта

Ремонт автотранспорта проводится в учреждении в соответствии с планом, который заранее разрабатывается с учетом технических характеристик машины, условиями ее эксплуатации и другими основаниями. План составляется исходя из системы планово-предупредительного ремонта. Эта система должна определять порядок обслуживания транспортных средств, проведение их текущего или среднего ремонта, а также капитального и особо сложного ремонта отдельных объектов. План ремонта утверждается приказом или распоряжением руководителя учреждения культуры. В нем отражается, что именно подлежит ремонту, какие запчасти будут заменены, указывается общая сумма предполагаемых расходов. Данный документ необходим для планирования объема потребности финансовых ресурсов на ремонт автотранспорта в следующем финансовом году.

Ремонтные работы в зависимости от их сложности, объема, наличия соответствующих специалистов могут проводиться:

- собственными силами учреждения;

- силами сторонних организаций.

Работы по техническому обслуживанию осуществляются, как правило, специализированной организацией после прохождения автомобилем определенного пробега (например, техобслуживание автомобиля марки "Икс" проводится через каждые 10 000 км пробега).

Ремонтные работы и техническое обслуживание

силами сторонних организаций

Договор на проведение ремонтных работ со сторонними организациями заключается в соответствии с требованиями Закона N 94-ФЗ. Из п. 4 ст. 10 Закона N 94-ФЗ, Писем Минэкономразвития России от 08.08.2007 N 11812-КА/Д04 "О порядке применения процедур размещения заказов для государственных и муниципальных нужд", от 18.01.2008 N Д04-96 следует, что договор на оказание услуг по техническому обслуживанию и ремонту автомобилей на проведение ремонтных работ силами сторонних организаций заключается:

- путем проведения торгов (аукциона);

- без проведения торгов (запрос котировок, у единственного поставщика).

Заключая договор со сторонней организацией (за исключением размещения заказа у единственного поставщика), следует принимать во внимание не только прейскурант ремонтных работ, но и прайс-лист запасных частей, которые будет использовать сторонняя организация при проведении ремонтных работ. По мнению ревизоров Росфиннадзора, если предметом размещения заказа является стоимость ремонтных работ без учета стоимости запасных частей, используемых при ремонте, то это способствует субъективному выбору поставщика и не отвечает эффективному использованию финансовых ресурсов учреждения. Сторонние организации для заключения государственного (муниципального) контракта могут изначально занизить стоимость самих ремонтных работ, а затем при их выполнении увеличивать стоимость запасных частей, используемых при ремонте. На это стоит обратить внимание при размещении заказа на проведение ремонтных работ.

При проведении ремонтных работ оформляются следующие документы:

- дефектная ведомость на проведение ремонтных работ (документ, обосновывающий необходимость проведения таких работ). Форма дефектной ведомости официально не утверждена, поэтому либо она должна быть разработана и утверждена организацией самостоятельно, либо вместо нее может быть использован акт о выявленных дефектах оборудования типовой межотраслевой формы N ОС-16, утвержденный Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств". В этом документе дается краткая характеристика основных узлов, агрегатов, описываются выявленные дефекты, указываются мероприятия или работы по устранению этих дефектов, исполнители и сроки исполнения. Дефектная ведомость составляется и подписывается лицом, ответственным в организации за осуществление контроля по ремонтным работам;

- приказ руководителя учреждения культуры на проведение ремонтных работ. Решение о проведении ремонтных работ (независимо от их характера) оформляется приказом руководителя организации, который составляется на основе дефектной ведомости;

- смета на проведение ремонтных работ автотранспорта. При поступлении автомобиля в организацию, которая будет проводить его ремонт, его осматривают и составляют смету, в которой указываются перечень ремонтных работ и стоимость услуг подрядчика. Смета обеспечивает выполнение требования документального оформления и обоснования затрат. Факт выявления принципиальных различий между дефектами, выявленными и описанными в дефектной ведомости и смете, представленных подрядчиком, должен быть документально объяснен и оформлен соответствующими работниками организации-заказчика;

- акт выполненных ремонтных работ. Акт о приемке выполненных работ подтверждает факт проведения ремонта. Форма акта законодательно не установлена, поэтому организация вправе разработать ее самостоятельно, использовав при этом акт о приемке выполненных работ (ф. N КС-2), унифицированная форма которого приведена в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ, утвержденном Постановлением Госкомстата России от 11.11.1999 N 100. В акте приводятся сведения о произведенных затратах, связанных с ремонтом, полноте и качестве выполненных работ. Отдельно отражаются результаты испытания объекта после проведенных работ, а также дается характеристика изменениям, произошедшим в связи с ремонтными работами;

- накладная на отпуск материалов на сторону, требование-накладная (ф. 0315006). В случае если ремонт автотранспорта осуществляется с использованием запасных частей заказчика (учреждения культуры), их передача подрядной организации оформляется либо накладной на отпуск материалов на сторону (ф. N М-15) (унифицированная форма утверждена Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а), либо требованием-накладной (ф. 0315006). Факт того, что ремонт осуществлялся с использованием материалов заказчика, должен быть отражен в акте приемки выполненных работ;

- акт на списание материальных запасов (ф. 0504230). На основании этого документа производится списание запасных частей, отпущенных заказчиком подрядной организации для проведения ремонтных работ. Во избежание конфликтных ситуаций с контрольными органами рекомендуем к акту приложить оригинал или копию накладной на отпуск материалов на сторону (требования-накладной, если материалы сторонним организациям были выданы в соответствии с этим документом) и копию акта выполненных работ.

Документальное оформление проведения работ по техническому обслуживанию автотранспорта заключается в составлении докладной записки, на основании которой издается приказ руководителя о проведении данных работ. Докладную записку пишет лицо, ответственное за содержание автотранспорта, из которой следует, что согласно количеству пройденного автомобилем километража и данным его технического паспорта необходимо произвести техническое обслуживание автомобиля. На основании докладной записки руководителем издается приказ о направлении автомобиля на техническое обслуживание. По результатам проведенных работ составляется акт выполненных работ.

В бухгалтерском учете расходы на ремонт автотранспорта отражаются:

Дебет счетов 1 401 01 225 "Расходы на работы, услуги по содержанию имущества", 2 106 04 340 "Увеличение стоимости изготовления материальных запасов, готовой продукции (работ, услуг)"

Кредит счета 1 (2) 302 08 730 "Увеличение кредиторской задолженности по оплате работ, услуг по содержанию имущества".