Отнесение на расходы стоимости гсм

Списание бензина производится на основании правильно оформленных путевых листов водителей автотранспортных средств учреждения, отражающих его использование (п. 62 Инструкции N 148н). Иные горюче-смазочные материалы (масла, тосол, охлаждающая жидкость и т.п.) списываются согласно акту о списании материальных запасов (ф. 0504230). Расходование ГСМ, указанное в акте, должно соответствовать количеству использованного бензина, отраженному в путевых листах. Это связано с тем, что смазочные жидкости расходуются по норме, рассчитанной на 100 л расхода топлива автотранспортного средства.

Форма путевых листов, применяемых в учреждении культуры, унифицирована и на момент написания статьи утверждена Постановлением N 78 <3> (п. 62 Инструкции N 148н). Напомним, что до вступления в силу Приказа Минфина России от 18.09.2008 N 152 "Об утверждении обязательных реквизитов и Порядка заполнения путевых листов" (далее - Порядок N 152) и Инструкции N 148н все бюджетные учреждения были вправе самостоятельно разрабатывать форму путевых листов и применять ее. Унифицированная форма путевого листа, приведенная в Постановлении N 78, была разработана для обязательного применения только автотранспортным организациям, к которым учреждения культуры не относятся.

--------------------------------

<3> Постановление Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте".

Предлагаем остановиться на отдельных моментах заполнения путевых листов, которые обычно являются причинами спора, возникающего между бухгалтерами и контрольными органами.

Срок выдачи путевого листа

В соответствии с п. 10 Порядка N 152 путевой лист оформляется на один день или иной срок, не превышающий одного месяца. Ранее, по мнению Росстата, изложенному в Письме от 03.02.2005 N ИУ-09-22/257, путевой лист в учреждении должен был выдаваться водителю на период, не превышающий один день или смену (исключение составляло направление водителя на машине в командировку в течение более одних суток (смены)). Минфин в Письме от 03.02.2006 N 03-03-04/2/23 высказал мнение о том, что, в случае если еженедельное (ежемесячное) составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного времени, расхода ГСМ, путевой лист может составляться на этот срок. Правильно оформленный путевой лист, даже если он составлен на неделю (месяц), подтверждает расходы налогоплательщика на ГСМ. Данное в Письме Минфина разъяснение касается налогового учета. Относительно заполнения путевых листов в рамках бюджетной деятельности учреждений Минфин рекомендаций не давал. В связи с этим учреждения культуры, опираясь на разъяснения Росстата, оформляли их сроком на один день.

Сейчас этот вопрос урегулирован, и учреждения культуры могут составлять путевой лист на любой удобный для них срок, не превышающий одного месяца.

Порядок заполнения путевого листа

В Порядке N 152 приведен перечень обязательных для заполнения реквизитов путевого листа, большинство из которых уже предусмотрены унифицированной формой этого документа. Среди обязательных реквизитов можно выделить:

1) наименование и номер путевого листа;

2) сведения о сроке действия путевого листа;

3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства (наименование, организационно-правовая форма, местонахождение, номер телефона);

4) сведения о транспортном средстве:

- тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае, если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом, указывается модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;

- государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса, троллейбуса;

- показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);

- дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места его постоянной стоянки и заезда на указанную стоянку;