Приобретение бензина с использованием пластиковых карт

На практике встречается вариант заправки автомобиля учреждения с использованием на автозаправочных станциях пластиковых карт. Суть этого способа закупки бензина заключается в следующем. Учреждение культуры заключает с нефтяной компанией договор на обслуживание стоящих у нее на балансе автомобилей на заправках этой нефтяной компании. В договоре указываются государственные номера автомобилей, которые будут заправляться, устанавливается ежемесячный лимит заправки для каждого автомобиля (выражается в денежном эквиваленте). Для организации заправки каждому водителю выдается пластиковая карточка, в которой размещена информация о лимите заправки автомобиля в месяц. При его заправке с карточки считывается информация о произведенной заправке, и количество зачисленных на карточку денежных средств для оплаты бензина уменьшается.

Помимо стоимости бензина, в договоре предусматривается условие об изготовлении пластиковой карточки, на которую зачисляется месячный лимит расходования бензина по определенному автомобилю и с которой списывается объем денежных средств за произведенные заправки. Расход денежных средств по изготовлению пластиковых карточек в соответствии с Приказом Минфина России от 25.12.2008 N 145н отражается по подстатье 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ. В случае если в договоре указано не изготовление, а приобретение пластиковых карт, они оплачиваются по статье 340 "Увеличение стоимости материальных запасов" КОСГУ и приходуются на счете 0 105 06 340 "Увеличение стоимости прочих материальных запасов". Списание карточки с учета будет производиться только при ее утрате или расторжении договора с нефтяной компанией, выдавшей ее.

Следует заметить, что на практике чаще всего приобретение пластиковых карт оформляется как услуги по их изготовлению. Это удобно, и, по мнению автора, такой вариант наиболее верен, поскольку, несмотря на то что стоимость пластиковой карточки была оплачена бюджетной организацией, она условно остается собственностью нефтяной компании. Это связано с тем, что без договора на обслуживание автомобилей на автозаправочных станциях с использованием данной пластиковой карты она не может использоваться в деятельности учреждения.

Рассмотрим пример осуществления централизованной закупки и поставки бензина с использованием пластиковых карт.

Пример 2. МОУ "Музыкальная школа N 21" заключило договор с нефтяной организацией на заправку бензином автотранспортных средств, числящихся у него на балансе. Срок исполнения договора - 6 месяцев. Стоимость договора - 50 625 руб. МОУ в нефтяную организацию были представлены:

- перечень автотранспортных средств с указанием государственных номеров, которые будут заправляться на заправках этой нефтяной организации;

- ежемесячный лимит по заправке каждого автотранспортного средства.

Ежемесячный лимит заправки всех автотранспортных средств составляет 450 л.

Согласно условиям договора ежемесячный авансовый платеж по оплате договора составляет 30% от стоимости ежемесячного лимита по отпуску бензина автотранспортным средствам учреждения - 2531,25 руб. Стоимость одного литра бензина равна 18,75 руб. В конце месяца выставлен счет на сумму окончательной оплаты в размере 5906,25 руб. Условиями договора предусмотрено изготовление пластиковых карт в количестве 3 шт. на сумму 450 руб.

В бухгалтерском учете данные операции отразятся следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Отражены расходы по изготовлению пластиковых карт <*>	1 401 01 226	1 302 09 730	450
Оплачена стоимость услуг по изготовлению пластиковых карт	1 302 09 830	1 304 05 226	450
Произведен авансовый платеж нефтяной организации	1 206 22 560	1 304 05 340	2531,25
Отражен лимитный размер бензина по заправке автомобилей, зачисленный на пластиковые карты водителей автотранспортных средств (450 л x 18,75 руб.)	1 105 03 340	1 302 22 730	8437,50
Произведен зачет аванса в конце месяца	1 302 22 830	1 206 22 660	2531,25
Оплачен представленный нефтяной организацией счет-фактура на фактический объем заправленного бензина с распечаткой по заправке каждого автомобиля в конце месяца	1 302 22 830	1 304 05 340	5906,25

--------------------------------

<*> В случае если пластиковые карточки приобретаются как материальные ценности, в бухгалтерском учете операции отразятся так:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Поставлены на учет пластиковые карты нефтяной организации	1 105 06 340	1 302 22 730	450
Оплачена стоимость пластиковых карт	1 302 22 830	1 304 05 340	450