"Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение", 2009, N 7

Расходы на содержание автотранспортных средств и их документальное оформление

Учреждения культуры, имеющие на своем балансе автотранспортные средства, неизменно несут расходы на их содержание. Эти расходы обычно связаны с приобретением горюче-смазочных материалов, оплатой стоимости ремонта автотранспортных средств, их технического обслуживания. Вопросам правильности документального оформления данных расходов, а также отражения их в бухгалтерском учете и посвящена данная статья.

Приобретение горюче-смазочных материалов

Автотранспортное средство невозможно эксплуатировать без горюче-смазочных материалов (ГСМ), поэтому их закупка неизбежна. Приобретение ГСМ осуществляется в соответствии с требованиями Федерального закона от 21.07.2005 N 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд" (далее - Закон N 94-ФЗ) и с учетом потребности в них.

Статьей 10 Закона N 94-ФЗ определены способы размещения заказа на закупку ГСМ:

1) путем проведения торгов в форме конкурса, аукциона, в том числе аукциона в электронной форме;

2) без проведения торгов (запрос котировок, у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика), на товарных биржах).

Решение о способе размещения заказа принимается заказчиком (учреждением культуры) в соответствии с положениями Закона N 94-ФЗ.

Если учреждением культуры принято решение заключить договор на поставку ГСМ с помощью запроса котировок, то здесь следует учитывать следующее. В соответствии с п. 3 ст. 42 Закона N 94-ФЗ заказчик вправе осуществлять размещение заказа путем запроса котировок на поставку одноименных товаров, выполнение одноименных работ, оказание одноименных услуг на сумму до 500 000 руб. в течение квартала. Что следует понимать под одноименными товарами? Согласно п. 19 ст. 65 Закона N 94-ФЗ до утверждения федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим нормативно-правовое регулирование в сфере размещения заказов, номенклатуры товаров для государственных и муниципальных нужд под одноименными товарами понимаются аналогичные по техническим и функциональным характеристикам товары, которые могут отличаться друг от друга незначительными особенностями (деталями), не влияющими на качество и основные потребительские свойства товаров, являются однородными по своему потребительскому назначению и могут быть взаимозаменяемыми. Таким образом, одноименными товарами являются:

- бензин Аи-92, Аи-95 (если согласно техническим характеристикам автомобиля их можно использовать для заправки автотранспортного средства);

- масло моторное (разных производителей, имеющее похожие свойства и являющееся взаимозаменяемым);

- жидкость тормозная (аналогично с моторным маслом: имеется в виду жидкость разных производителей с похожими свойствами);

- жидкость охлаждающая и т.д.

Поскольку бензин и масло моторное обладают разными свойствами и в этом случае один товар не является заменителем другого, они не считаются одноименными и однородными товарами.

Государственный (муниципальный) заказ на приобретение ГСМ может быть заключен по результатам проведенного конкурса. Причем предмет договора (ГСМ) может быть разбит на лоты (бензин, масла, жидкость охлаждающая для двигателя и т.д.). Такая разбивка удобна, поскольку один поставщик может не располагать всеми необходимыми видами ГСМ либо некоторые ГСМ из заявленного перечня он предоставляет на невыгодных для учреждения условиях (завышена цена). При заключении договора поставки ГМС такой способ размещения заказа, как аукцион, обычно не используется.

В случае если стоимость заказа на поставку ГСМ как одноименных товаров составляет менее 100 000 руб. в течение квартала, учреждения культуры вправе заключить договор поставки без проведения торгов у единственного поставщика (пп. 14 п. 2 ст. 55 Закона N 94-ФЗ). Кроме того, заключить договор с единственным поставщиком возможно и в ряде других случаев. Все они поименованы в ст. 55 Закона N 94-ФЗ. Например, если конкурс или запрос котировок признаны несостоявшимися (представлена только одна заявка на участие в конкурсе, только один участник, подавший заявку на участие в конкурсе, признан его участником, при проведении запроса котировок подана только одна котировочная заявка, а при повторном размещении заказа путем запроса котировок не подана ни одна котировочная заявка и др.).

При размещении договора на поставку бензина его предметом является либо приобретение талонов на бензин у нефтяной организации, либо организация заправки автомобилей с использованием пластиковой карточки.