Организация проведения обследования
Процесс полномасштабного обследования деятельности предприятия – довольно сложная процедура. Укрупнено процесс изучения деятельности предприятия делится на два этапа: экспресс-обследование, и собственно обследование. На этапе экспресс-обследования происходит первичное знакомство с предприятием, его организационной структурой, масштабами деятельности и проблемами, с которыми предприятие сталкивается в ходе своего функционирования.
Как правило, экспресс-обследование занимает 1-2 дня, в ходе которых менеджер проекта и ведущий аналитик проводят свободное интервью с руководством предприятия, на котором планируется проводить реинжиниринг бизнес-процессов.
Таким образом, в ходе экспресс-обследования выясняются и уточняются следующие сведения о предприятии:
Наименование и организационно форма предприятия;
Наименование и организационно-правовая форма предприятий, входящих в тот же холдинг, и характер взаимодействия с ними (разумеется, если предприятие входит в тот или иной холдинг);
Основные виды продукции, работ и услуг предприятия, а также примерную долю, которую они вносят в общую выручку предприятия (в процентах);
Организационная структура и, если это необходимо, штатное расписание предприятия;
Формулировка и степень важности проблем, которые стоят перед предприятием, и которые необходимо решить в ходе реинжиниринга.
Помимо этого, на данном этапе необходимо уточнить координаты и график работы контактных лиц предприятия, с которыми необходимо будет взаимодействовать на этапе проведения обследования.
Было бы также крайне полезным на данном этапе организовать экскурсию по основному производству предприятия, если это возможно. Как говорится, лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать. Наглядное представление об основном технологическом процессе предприятия дает ключ к пониманию специфики его бизнес-процессов.
На основе собранной в ходе экспресс-обследования информации планируется этап основного обследования, и происходит подготовка к нему.
В ходе выполнения основного этапа обследования согласно плану производятся анкетные опросы, интервью, сбор документов и наблюдения за процессами, а также производится первичная обработка и уточнение полученных данных. Как правило, описание каждого процесса заносится в специальную форму, шаблон которой представлен ниже.
При необходимости в данной форме может быть использован блок условия (для ветвления процесса). При обследовании такая форма заполняется с конца, поскольку заранее не всегда понятно, в какой момент процесс начинается , но всегда известно ,когда он заканчивается (т.к. процесс определяется по его результату). После заполнения процесс проверяется на прямую последовательность с экспертом в предметной области.
Процедура проведения основного этапа обследования заканчивается, когда собрана вся необходимая информация о деятельности компании.
Описание и моделирование бизнес-процессов Способы представления информации о бп
Собранную в ходе обследования предприятия информацию о бизнес-процессах необходимо представить в виде, доступном для понимания и дальнейшего анализа. Информация о существующих бизнес-процессах должна быть понятна как консультантам (внешним или внутренним), так и высшему и среднему менеджменту предприятия.
В каком виде можно в принципе представить информацию о бизнес-процессах, с которой будет работать как минимум несколько человек?
Основные способы описания бизнес-процессов следующие:
текстовый (естественный язык);
текстовый (формальное описание);
графический (свободная нотация);
графический (формальная нотация);
комбинированный.
Текстовое описание БП естественным языком – это, по сути дела, описание процесса, которое получается в ходе интервью с экспертом в предметной области. Эксперт описывает общую последовательность процедур и то, что делается в ходе каждой процедуры. Недостатки этого способа представления – это неструктурированность сведений и их сравнительно большой объем, который будет сложен для понимания процесса в целом.
Текстовое описание формализованным языком – это описание БП с помощью заранее определенных словесных конструкций и оборотов, подобно словесному описанию алгоритма программы (ЕСЛИ … ТО… ИНАЧЕ… и т.п.). Кроме того, при описании формализованным языком уже существует определенный глоссарий терминов предметной области, что немаловажно для правильного понимания процесса. Недостатки данного способа представления информации – сравнительно большой объем, что может затруднить понимание процесса.
Графический способ описания БП позволяет более наглядно и в компактной форме представить всю последовательность и логику исполнения процесса. Свободная нотация означает, что те графические символы, которыми представляют на диаграмме элементы БП, устанавливаются аналитиком произвольно, исходя только из собственных вкусов и предпочтений. Недостаток свободной нотации заключается в том, что поскольку правила графического представления четко не сформулированы и неизвестны никому, кроме человека, описывающего процесс, то читать такую диаграмму будет довольно затруднительно постороннему человеку.
Формализованная графическая нотация описания БП хорошо тем, что имеет четко установленные правила представления информации, и они хорошо известны и общепризнанны специалистами в области моделирования БП. Кроме того, этим формализованным нотациям, как показывает практика, можно достаточно легко обучить экспертов, которые после непродолжительного объяснения правил описания смогут хотя бы читать графические схемы и понимать их.
Однако у графических способов представления информации о бизнес-процессе есть и недостатки. На диаграмме бывает довольно сложно отобразить отдельные характеристики процедур, и тут мог бы помочь дополнительный текстовый комментарий к диаграмме.
Поэтому в консалтинговой практике сложился определенный стандарт на способ описания бизнес-процесса: это графическая модель процесса в определенной формальной нотации, и дополнительное текстовое описание процесса, четко структурированное и формализованное. Такой подход к описанию позволяет очень полно и наглядно представить всю информацию о бизнес-процессе. Отражается и общая логика выполнения процесса, и отдельные нюансы каждой из процедур. Некоторые читатели такой модели лучше воспримут текст, другие – графическое представление, и в целом бизнес-процесс будет понят и осознан всеми читателями. Однако создание такого описания бизнес-процесса является довольно трудоемким, особенно – если необходимо в описании что-то изменить. Поэтому на практике обычно вначале создают графическую модель и работают с ней, а после ее окончательного утверждения – готовят текстовое описание к диаграмме.
Крайне важно при создании графического представления БП пользоваться стандартизованными нотациями графического описания. Они хорошо известны среди специалистов, существуют довольно продолжительное время и поддерживаются рядом специальных программных продуктов (CASE-средствами). Поэтому модели, созданные по стандартизованным правилам описания, легко воспринимаются всеми заинтересованными лицами и передаются от исполнителя заказчику в электронном виде.