18.Разработка сценария проведения приема.

Подготовка приема включает в себя определение цели приема, выбор формы приема, определение состава участников, составление сценария приема, рассылка приглашений, составление меню, сервировка стола, составление плана рассадки гостей за столом, порядок обслуживания гостей, подготовка тостов и речей. Существует несколько видов приемов: дневные (завтрак, бокал шампанского или вина), вечерние (обед, ужин, обед-буфет, коктейль, фуршет). Наиболее простой формой приема являются бокал шампанского и бокал вина. Приемы такого рода проводятся по случаю приезда делегации, знаменательной для компании даты, открытия личного офиса и т.п. Бокал шампанского или вина проводятся стоя, во время приема официанты разносят напитки и закуски. Определенного регламента проведения таких приемов нет. Например, гости мероприятия могут просто вести беседы на различные темы, знакомится с новыми людьми. В отличии от бокала шампанского, такая форма приема, как завтрак, имеет определенный сценарий. Соответственно, планируется тема завтрака, определяются выступающие и ведущий. Завтрак устраивается по случаю юбилейных дат, визита партнеров, гостей, подписания контактов. Время проведения такого приема с 8 до 12 часов, а продолжительность 1-2 часа. Вечерние приемы проводятся по более торжественным и официальным случаям. Наиболее официальный и торжественной формой вечернего приема является обед. Гостям приема заранее рассылаются приглашения, где обязательно указывается номер столика. Обед длится 2-3 часа, во время торжественной части гости находятся за столиком, затем переходят в другое помещение, где ведут беседы в менее официальной обстановке. Туда же подается чай или кофе. Форма одежды на приеме – официальная. Как правило, обед проводят с 17 до 19 часов. Такая форма вечернего приема, как ужин, отличается от обеда лишь более поздним временем проведения. Обед-буфет – это менее официальный прием. Во время обеда-буфета гости набирают закуски с одного большого стола и рассаживаются за свободные столики по несколько человек. Часто приемы организуют после концертов, церемоний награждения и т.д. Коктейль и фуршет проводят стоя. Благодаря этому создается атмосфера для непренужденной беседы, свободного перемещения по залу и контактов. Во время коктейля напитки и закуски разносит официант, на фуршете гости сами подходят к столам, набирают закуски и выбирают напитки. Наиболее подходящее время для проведения таких приемов с 17 до 18 часов. Организационная работа по подготовке приема включает в себя: определение формы приема, написания сценария, составления списка гостей и рассылку приглашений, подготовку речей и определение выступающих, составление меню.

19.Разработка программы проведения презентации.

Презентация - это самостоятельная акция, которая может сочетаться с приемом.

Это представление фирмы, конкретного лица, какого-то продукта, целевой аудитории. Презентация фирмы - по случаю открытия, создания фирмы; ежегодная демонстрация достижений фирмы.На презентации информация материализуется. Презентация нового диска…Она чаще всего устраивается для СМИ, инвесторов, партнеров, гос. служащих т.д. Может быть презентация технологии, предприятия, подразделения, услуги, новой команды, товаров, новой идеи, проекта по созданию чего-то, освоению рынка, презентация достигнутых результатов.

Главная цель любой презентации - эффективная передача информации об объекте презентации и обеспечение всесторонней поддержки со стороны контактных аудиторий.

Цели презентации:

•формирование у потенциальных клиентов фирмы потребности в презентуемом новшестве;

•формирование у потенциальных потребителей товара начального уровня знаний о свойствах, характеристики товара;

•оказание квалифицированной помощи потребителю в оценке свойств презентуемого товара;

•стимулирование сбыта товаров за счет привлечения новых клиентов;

•формирование у поставщиков и партнеров образа надежного партнера по бизнесу;

•формирование у различных категорий общественности благожелательного отношения к фирме

Полномасштабная презентация требует больших интеллектуальных, организационных и материальных затрат. Это сложное мероприятие.

Схема проведения презентации представляет собой цепь накладывающихся друг на друга событий:

1. Приглашение и встреча

2. Пресс-конференционная часть

3. Презентационная часть

4. Неформальное общение

5. Сопровождение (дополнение) общения

6. Прощание, "одаривание".

Презентация включает в себя:

I этап. Определение целей.

Привлечение новых партнеров, инвесторов, рекрутирование нового персонала, улучшение отношений с местной общественностью, привлечение клиентов, формирование имиджа во внешне. Деловой среде.

II этап Генерирование идеи, замысла презентации и концепции.

Рекомендуемое время – вторая половина дня 1,5 – 2 часа.

Участники, время, место, бюджет

III этап. Разработка сценария, программы презентации.

•Ведущий представляет хозяев, потом избранных гостей

•основная часть презентации. Небольшой видео фильм для представления предмета речи

•ведущий предоставляет слово фирме-хозяйке. Ведущий представляет слово 1 или 2 людям, представляющим фильм

•пресс-конференционная часть

•слово предоставляется гостям

•выдаются сувениры

•неформальная часть. Фуршет, банкет. Приглашенные могут установить тесный контакт друг с другом с представителями компаний с вип-персонами.

Ведущему полезно знать типы вопросов, способных нести опасность для презентации: вопрос — скрытое возражение, оборонительный вопрос, испытующий вопрос, вопрос-демонстрация, вопрос-вызов и т.п.

1. Вопрос-возражение — задается в ситуациях, существенно угрожающих интересам того, кто этот вопрос задает. Справиться с этим можно при помощи обычных приемов:

• не занимать оборонительную позицию;

• переформулировать вопрос для себя;

• не вступать в предлагаемый спор;

• упомянуть о выгодной стороне дела.

2. Вопрос-переадресация — задают в случаях, когда предложение ведущего может задеть интересы того, кто задал вопрос. Обычный способ успешно справиться — это переадресовать вопрос самому задающему, добиться, чтобы он разговорился, затем, если есть затруднение разрешить вопрос на фактическом уровне, передать его другим членам группы.

3. Вопрос-демонстрация — задают с целью показать коллегам, как хорошо информирован задающий вопрос. Здесь уместна публичная похвала знаний оппонента, подтверждающих то, как он осведомлен и компетентен.

4. Вопрос-испытание — предназначен для проверки знаний и опыта ведущего. Основное здесь — не оправдывать своего незнания и некомпетентности в данном вопросе. Полезно пообещать задавшему вопрос выяснить неизвестное и выполнить это обещание.

5. Вопрос-компромисс — задается, когда оппонент высказывает некоторое суждение, конфликтогенное по своему потенциалу. Направлен на предупреждение возникновения конфликта и примирение оппонирующих сторон путем перефразирования прозвучавшего высказывания со смягчением формулировки.

6. Вопрос-вызов — звучит, когда ведущий высказывает некоторое суждение, неосторожно посягающее на область знаний одного из зрителей. Оптимально — мгновенно отступить, сохраняя достоинство, возвращая оппоненту права в его владениях и по возможности спросить у него совета.

7. Вопрос-предупреждение — задается, когда оппонент высказывает резкое суждение, конфликтогенное по сути. Направлен на предупреждение возникновения конфликта путем демонстрации своей решимости отстаивать свою точку зрения и способности ее рационально аргументировать.

В целом трудные вопросы лучше всего переадресовывать коллеге-эксперту, другому члену аудитории, предложить для всеобщего обсуждения. Можно также отсрочить ответ на сложный вопрос, дать себе время для обдумывания, но обязательно вернуться к нему в дальнейшем. В любом случае их нельзя замалчивать, уходить от них, это может произвести на подготовленную аудиторию, искушенную в ведении дискуссий, крайне неблагоприятное впечатление и породить недоверие ко всей сообщенной информации.