Содержание отчета

Главный критерий, которым следует руководствоваться при написании отчета – понятность для читателя.Руководство фирмы будет скорее продолжать жить со своими проблемами, чем примет рекомендованное исследователями решение, которого оно не понимает.

Поскольку одного читателя интересует только сводка результатов, другой хочет получить информацию о методах исследования, а третий ждет рекомендаций к действию, следует вначале ознакомиться с требованиями заказчиков отчета. Иногда приходится писать несколько отчетов, иногда – выделять специальный технический раздел.

Важными критериями написания отчета являются также полнота, точность, ясность, связность, краткость.

Полнотаважна для отражения всей информации в одном отчете. Как правило, объем пояснительной информации, представляемой в отчете, должен быть пропорционален объему информации, который будет использован для принятия решения по данному вопросу.

Точностьподразумевает достоверные исходные данные, правильную процедуру их обработки, логичные обоснования используемых методов, ясную фразеологию. Часто встречаются следующие неточности:

• общая доля рассматриваемых категорий респондентов менее 100%. Например: «20% опрошенных положительно относятся к товару, а60% – отрицательно». Что можно сказать об оставшихся20%? Это не ответившие на вопрос? Это нейтрально относящиеся к товару? В этом случае обязательно требуются пояснения;

• общая доля рассматриваемых категорий респондентов более 100%. Например, «50%опрошенных указали в качестве причины покупки приемлемую цену,40%– привлекательный внешний вид,30%– высокие потребительские качества товара». Здесь необходимо обязательно указать, что респонденты при опросе могли указать несколько причин;

• неправильное использование круговых диаграмм. При построении круговой диаграммы берутся несколько значений. При этом, часто неявно, предполагается, что все эти значения образуют в сумме некоторую имеющую смысл величину. Если, например, отображать распределение доходов группы респондентов на различные цели, то для круговой диаграммы следует брать не только расходы на продовольственные и непродовольственные товары, но и на все другие статьи расходов. Если интерес представляют только первые две категории, то диаграмма будет иметь три «дольки»: расходы на продовольственные товары; расходы на непродовольственные товары; прочие расходы. Таким образом, всякруговая диаграмма (полный круг) долженсоответствоватьобщей суммерасходов;

• смешивание процентов и процентных пунктов, например: «ранее 6% населения были знакомы с товаром, теперь – 12%». Количество возрослонена6%, а

• на (12%-6%)/6%=1=100%или

• в 12%/6%=2 разаили

• на 6 процентных пунктов;

• грамматические неточности, например: «доходы уменьшились от 1 до 2 тыс. руб.» Здесь, очевидно, подразумевалось: «доходы уменьшились на величину 1…2 тыс. руб.»;

• терминологическая путаница, например: «средний годовой доход на душу населения в России увеличился за рассматриваемый период с 2000 руб. до 200 000 руб., следовательно, покупательная способность возросла в100раз». А возросшая стоимость жизни?

Наиболее трудно добиться ясности.Согласно поговорке, «если читателю дать малейшую возможность неправильно понять текст, то он обязательно так и сделает». Основные рекомендации заключаются в предварительном составлении плана, корректировке текста предложение за предложением, параграф за параграфом, тщательном подборе слов. Вот еще несколько советов.

• При подборе слов отдавайте предпочтение более простым и коротким. Лучше сказать продлить,чемпролонгировать, определение– чемдефиниция.

• Избегайте клише. Вместо в основном точночестнее сказатьс нарушением инструкций,вместоограниченный успех–небольшой подъем,вместожизненно важно–можно порекомендовать.

• Избегайте технического жаргона. Заменяйте слова типа субоптимальныйнане самый лучший.

• Пишите просто и естественно. Вместо слова визитациялучше использоватьвизит.

• Удаляйте лишние слова. Плангораздо лучше, чемплан на будущее, действия – чем предпринятые действия, консенсус– чемконсенсус мнений.Это поможет избежать слов-паразитов²⁸⁸и неграмотных высказываний. Например, часто по радио и по телевизору можно слышать словосочетаниесамый оптимальный²⁸⁹.

• Не пренебрегайте описанием хорошо известных Вам фактов и принципов. То, что очевидно для Вас, то, с чем Вы работали каждый день при выполнении исследований, может оказаться совершенно неизвестным заказчику, а тем более читателям Вашей научной работы.

• Старайтесь говорить об одном вопросе в одном месте отчета. Фразы типа полностью эта проблема будет рассмотрена нижезначительно ухудшают впечатление об отчете, да и обо всей проделанной работе.

• Изложение должно быть последовательным. Последующие разделы должны опираться на понятия, решения и результаты, описанные в предыдущих.

• И наконец, нельзя не упомянуть о ссылках. Если Вы цитируете какого-либо автора или просто повторяете его мысль своими словами, обязательно приводите ссылку на первоисточник. Таких ссылок довольно много и в данной работе. Когда же Вы будете выписывать важные положения из книги, статьи или сайта, не забывайте записывать и ссылку.

Свой первый отчет лучше отдать на прочтение более опытным коллегам и быть готовым к его полной переделке.

О краткостиможно сказать только то, что повторы не компенсируют плохого изложения. Из хорошего отчета нельзя убрать ни одного слова. Очень полезно полностью переписать готовый отчет, сокращая при этом его объем в два раза. Это позволит критически рассмотреть все написанное, избежать повторного изложения одних и тех же мыслей в разных местах.