Замечание! Материал данной части лекционного курса предназначен для подготовки к выполнению практических работ по Microsoft Access 2003-2007.
Начало работы. Рабочее окно программы Access
ВАЖНО! В программе MS Access обеспечивается автоматическое сохранение всех изменений (новые объекты, их модификация и удаление). Если необходимо запомнить предыдущий вариант БД, то следует перед началом работы сделать копию текущей БД.
Кнопки «Сохранить» или «Сохранить как…» обычно используются для сохранения отдельных объектов вне базы данных Access
Открыть Конструктор Создать Удалить Виды
отображения
ОБЪЕКТЫ
Таблица
Запрос
Форма
Отчет
Страница
Макрос
Модули
ГРУППЫ
Избранное
Создание с помощью конструктора
Создание с помощью мастера
…
<Список существующих объектов данного
вида> ….
Открыть – открытие выбранного объекта или запуск выбранного режима создания объекта
Конструктор – выбор режима конструктора для выбранного объекта
Создать – выводится список возможных режимов создания для текущего типа объектов
Удалить – удалить выбранный объект из БД
Виды отображения – выбор способы отображения СПИСКА объектов в окне – мелкие значки, крупные значки, список, таблица и т.д.
|
|
Остальные инструменты работы расположены на СТАНДАРТНОЙ панели инструментов. Она включает, в том числе, и такие кнопки:
|
Создание таблиц. Связи между таблицами.
1. Режим МАСТЕРА
Формирование таблиц на основании типовых шаблонов: деловые (26) и личные (20).
2. Режим ВВОДА ДАННЫХ
Пользователь вручную вводит название и содержимое полей таблицы
Типы полей определяются по типу введенных данных
Свойства полей задаются по умолчанию
3. Импорт таблиц из других приложений (MS Excel)
Удобно для ввода уже готовых исходных данных
4. Режим КОНСТРУКТОРА
Наиболее сложный, но одновременно наиболее функциональный режим создания таблицы.
Заполняется специальная таблица. Каждая запись описывает отдельное поле ТАБЛИЦЫ
Описание включает 4 поля: признак ключа, название, тип поля и его краткое описание.
ТИПЫ ПОЛЕЙ:
Текст (максимально – 255 символов).
Поле MEMO – длинный текст (65536 знаков)
Число (байт, целое, длинное целое, действительное и т.д.)
Дата, время
Деньги
Логический (да, нет, FALSE, TRUE)
Счетчик (первичный ключ)
Гиперссылка – в виде адреса документов в Internet
Специальные типы:
Поле OLE – Объекты OLE (документы Word, таблицы Excel, рисунки, звукозапись или другие данные в двоичном формате), созданные в других программах. Сохраняет до 1 Гигабайта (ограничивается объемом диска).
Мастер подстановок. Создает поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы или из списка значений, используя поле со списком. При выборе данного параметра в списке типов данных запускается мастер для автоматического определения этого поля.
СВОЙСТВА ПОЛЕЙ:
Формат поля – задает, как текст будет отображаться в поле. Формат задается с помощью специальных символов (< - строчные буквы, > - прописные буквы, AAA-AA-AAAA – 465-04-379, С – обязательный символ, & - необязательный символ).
Маска ввода – определяет вид строки ввода при наборе данных (Пароль - ******, время – 00:00:00 или 00:00, дата – XX.xx.xxxx или XX-месяц-ХХ и т.д.).
Подпись – отображение имени поля в формах
Значения по умолчанию – автоматически устанавливается при создании записи
Условие на значение – устанавливает ограничения на вводимые символы
Сообщение об ошибке – появляется при неправильном вводе значения в поле
Обязательное поле – всегда должно быть присвоено значение
Пустые строки – можно ли присваивать значение NULL пустой ячейке
Индексированное поле
ИНДЕКСЫ:
Какие поля нуждаются в индексировании? При размере таблицы более 1000 записей.
Индекс для одного поля – свойство «Индексированное поле»
Составной индекс – кнопка «Индексы» Конструктора. Имя индекса и список полей
ПЕРВИЧНЫЙ КЛЮЧ:
1) Счетчик, 2) простой первичный ключ, 3) составной первичный ключ
Выделить нужную строку (несколько строк) поля - на панели инструментов кнопка «ПЕРВИЧНЫЙ КЛЮЧ»
Составной первичный ключ. Применяется, например, для связей типа N-N. ЗАКАЗЫ + ТОВАРЫ. Составной ключ: КОД ЗАКАЗА + КОД ТОВАРА. Значение первичного ключа не может быть NULL.
Создание связей между таблицами
Все таблицы в БД обязательно имеют хотя бы одну связь. Используя связи можно перейти, как правило, от выбранной таблицы БД к любой другой – т.е. в БД не существует изолированных (по связям) групп таблиц.
1. ВИДЫ СВЯЗЕЙ
1:N – «один-ко-многим». Связь осуществляется посредством первичного ключа. Наиболее часто применяемый вариант связи.
1:1 – «один-к-одному». Используется в основном при разделении сложной таблицы на несколько таблиц.
M:N – «много-ко-многим». Данная связь возможна только с использованием вспомогательной таблицы.
ПРИМЕР. Список авторов и список издательств – список книг (код автора и код издательства), или список фирм и список клиентов – список товаров (код фирмы и код клиента). Используются первичные ключи двух исходных таблиц
2. СХЕМА ДАННЫХ (кнопка «схема данных» на панели инструментов)
Добавление таблиц:
А) Выбор из списка при вызове схемы данных
Б) Перетаскивание таблицы в окно СХЕМА ДАННЫХ.
В) Контекстное меню – СХЕМА ДАННЫХ – ДОБАВИТЬ ТАБЛИЦУ.
Задание связи – перетащить нужное поле из одной таблицы в другую.
Если связь устанавливается по нескольким полям, то необходимо предварительно выделить их с помощью клавиши CTRL.
Опция «Обеспечение целостности данных»
3. ОКНО «ИЗМЕНЕНИЯ СВЯЗЕЙ» (правая кнопка по связи).
Опция «Обеспечение целостности данных»
Поле внешнего ключа – соответствует одному из значений первичного ключа или NULL
Из первичной таблицы нельзя удалять записи, на которые имеются ссылки по внешним ключам
Нельзя менять значений первичного ключа, на которые имеются ссылки по внешним ключам. ИЛИ:
Опция «Каскадное обновление связанных записей»
Опция «Каскадное удаление связанных записей»
Объединение записей (окно «Изменение связей»)
1) Объединяются только те записи, в которых связанные поля обеих таблиц совпадают
2) Объединение ВСЕХ ЗАПИСЕЙ левой таблицы и только тех записей правой, в которых связанные поля совпадают
3) Объединение ВСЕХ ЗАПИСЕЙ правой таблицы и только тех записей левой, в которых связанные поля совпадают
4. ОТОБРАЖЕНИЕ СВЯЗЕЙ (ОКНО «СХЕМА ДАННЫХ)
Кнопки на панели инструментов: «отобразить все связи» или «отобразить связи отдельной таблицы»
Удаление таблицы из окна «Схема данных» - не удаляет существующие связи – для этого удалить саму связь!
5. ПОДТАБЛИЦЫ (на примере базы БОРЕЙ)
Если таблица имеет связи с другими таблицами в режиме 1:1 или 1:N, то для нее можно создавать и просматривать «ПОДТАБЛИЦЫ» в режиме заполнения (ВСТАВКА ПОДТАБЛИЦА)
Для этого используется значок «+» во втором столбце макета таблицы
Значок (+) появляется после наличия данных в подтаблице!
Проектирование запросов, форм и отчетов.
ЗАПРОСЫ
Таблица Access сама не может инициировать процесс выдачи данных пользователю. То есть пользователь сам должен ей указать, что ему необходимо получить из базы данных. Механизм указания, что СУБД должна выдавать пользователю в зависимости от его задач, реализован в виде – ЗАПРОСОВ (QUERIES).
1. Запросы и фильтры
Запрос на выборку содержит условия отбора данных и возвращает выборку, соответствующую указанным условиям, без изменения возвращаемых данных. В Access существует также понятие фильтра, который в свою очередь является набором условий, позволяющих отбирать подмножество записей или сортировать их. Сходство между запросами на выборку и фильтрами заключается в том, что и в тех и в других производится извлечение подмножества записей из базовой таблицы или запроса в виде ТАБЛИЦЫ.
Однако между ними существуют различия, которые нужно понимать, чтобы правильно сделать выбор, в каком случае использовать запрос, а в каком — фильтр.
Основные отличия запросов и фильтров заключаются в следующем.
1) Фильтры не позволяют в одной строке отображать данные из нескольких таблиц, т.е. объединять таблицы.
2) Фильтры не дают возможности указывать поля, которые должны отображаться в результирующем наборе записей, они всегда отображают все поля базовой таблицы.
3) Фильтры не могут быть сохранены как отдельный объект в окне базы данных (они сохраняются только в виде запроса).
4) Фильтры не позволяют вычислять суммы, средние значения, подсчитывать количество записей и находить другие итоговые значения.
Фильтры обычно применяются при работе в режиме Формы или в режиме Таблицы для просмотра или изменения подмножества записей. Аналогично фильтрации в MS EXCEL.
Запрос можно использовать:
1) для просмотра подмножества записей таблицы без предварительного открытия этой таблицы или формы;
2) для того чтобы объединить в виде одной таблицы на экране данные из нескольких таблиц;
3) для просмотра отдельных полей таблицы;
4) для выполнения вычислений над значениями полей.
Запросы могут использоваться только с закрытой таблицей или запросом.
2. ФИЛЬТРЫ
Команда меню «ЗАПИСИ» «ФИЛЬТР» используется для создания фильтров. Таблица должна быть открыта в этот момент.
Создать Простой Фильтр.
Две опции : по выделенным значениям полей или исключить выделенные значения
Расширенный фильтр (аналогично EXCEL) – задать поля, их значения и порядки сортировки при фильтрации (справка по расширенному фильтру):
1) Заголовок – «НАЗВАНИЕ ПОЛЯ»
2) Сортировка – «ПО ВОЗРАСТАНИЮ», «ПО УБЫВАНИЮ», «ОТСУТСТВУЕТ»
3) Условие отбора (в целом аналогично расширенному фильтру Excel)
Строка – это отдельное условие по AND для нескольких выбранных полей
Все строки объединяются по условию «ИЛИ»
В значениях учитывается регистр
ТОВАРЫ: Like «*ААА» AND «*К*» Between 100 and 200
Команды меню «ЗАПИСИ» - «Применить фильтр» или «Удалить Фильтр»
Команды меню «ЗАПИСИ» «ФИЛЬТР» Изменить фильтр
3. СПОСОБЫ СОЗДАНИЯ ЗАПРОСОВ (см. дополнительный материал)
Сохранить фильтр в виде запроса
В виде таблиц с помощью МАСТЕРА ЗАПРОСОВ
В режиме КОНСТРУКТОРА (ВИД Конструктор) (схемы связанных объектов)
В командном режиме (ВИД РЕЖИМ SQL)
ФОРМЫ
Формы не являются обязательными элементами базы данных, но без них нельзя представить, ни одной профессиональной БД.
1. Автоматической создание формы для одной таблицы
Программа Access предлагает несколько способов создания форм. Автоматически создаваемые формы (автоформы) бывают нескольких видов, каждый из которых отличается способом отображения данных.
АВТОФОРМА, ОРГАНИЗОВАННАЯ "В СТОЛБЕЦ" (COLUMNAR). В такой форме поля каждой записи отображаются в виде набора элементов управления, расположенных в один или несколько столбцов. Это компактное и, пожалуй, самое удачное представление для быстрого создания формы. Форма данных EXCEL
ЛЕНТОЧНАЯ (TABULAR). В такой форме поля каждой записи располагаются в отдельной строке. Это очень удобно для работы с большими массивами данных, поскольку данные располагаются в таком же порядке, как в простой таблице.
Табличная (Datasheet). Форма будет выглядеть так же, как обычная таблица Access.
АВТОФОРМА В ВИДЕ СВОДНОЙ ТАБЛИЦЫ (PIVOTTABLE) ИЛИ СВОДНОЙ ДИАГРАММЫ (PIVOTCHART) — новые варианты, появившиеся в Access 2003.
Автоматически созданная форма включает все поля выбранного источника данных.
2. Создание формы с помощью мастера
С помощью мастера можно создавать формы на основе одной таблицы и более сложные формы на основе нескольких таблиц и запросов, имеющие подчиненные формы.
Мастер форм разбивает процесс создания формы на несколько этапов.
На каждом этапе требуется установить определенные параметры в одном из диалоговых окон мастера, каждое из которых определяет один шаг создания формы.
Если на каком-нибудь шаге была допущена ошибка или возникла необходимость изменения каких-либо установленных параметров, для возвращения к предыдущему шагу нажмите кнопку «Назад (Back)». Кроме того, в любой момент можно нажать кнопку «Отмена (Cancel)» для отказа от создания формы и возвращения к окну базы данных.
ЭТАП-1 (Первое диалоговое окно)
В поле со списком Таблицы и Запросы (Tables/Queries), как и в раскрывающемся списке в окне Новая форма, будут отображены имена всех таблиц и запросов базы данных, которые могут использоваться в качестве источника данных для формы. Раскройте этот список и выберите имя таблицы или запроса.
В списке Доступные поля (Available Fields) этого диалогового окна отображаются все поля выбранной таблицы или запроса. Добавление полей в форму позволит просматривать и редактировать данные выбранной таблицы.
Если выбраны поля из разных ТАБЛИЦ – то появится специальное окно, определяющие вид представления – СВЯЗАННЫЕ или ПОДЧИНЕННЫЕ ФОРМЫ
ЭТАП-1-1 (диалоговое окно)
Можно выбрать вид представления данных
Подчиненные формы (одна внутри другой)
Связанные формы (вызываемые через кнопки)
ЭТАП-2 (Второе диалоговое окно)
Здесь можно определить вид формы.
Чтобы задать внешний вид формы, выберите один из переключателей: в один столбец (Columnar), ленточный (Tabular), табличный (Datasheet), выровненный (Justified), сводная таблица (PivotTable) или сводная диаграмма (PivotChart).
ЭТАП-3 (Третье диалоговое окно)
Окно предназначено для выбора стиля оформления новой формы. Мастер предлагает несколько стандартных стилей оформления.
Можно определить собственные стили оформления форм с помощью диалогового окна Автоформат (Autoformat). Тогда эти стили будут отображаться вместе со стандартными в этом диалоговом окне.
ЭТАП-4 (Четвертое диалоговое окно)
Требуется указать название формы.
Созданная с помощью мастера форма готова к использованию. Однако можно улучшить ее внешний вид, изменив некоторые параметры оформления. В следующих разделах приведены примеры изменения формы в режиме Конструктора.