Раздаточный материал по информатике / Дополнительный материал / Тема 03 (практикум) - Создание запросов в Microsoft Access

5

3. СОЗДАНИЕ ЗАПРОСОВ

Способы построения (реализации):

• 3.1. Сохранить фильтр в виде запроса

• 3.2. В виде таблиц с помощью МАСТЕРА ЗАПРОСОВ

• 3.3. В режиме КОНСТРУКТОРА (ВИД  Конструктор) (схемы связанных объектов)

• 3.4. В командном режиме (ВИД  РЕЖИМ SQL)

Классификация запросов:

• Запросы на выборку данных (ПРОСТЫЕ ЗАПРОСЫ)

• Перекрестные запросы (несколько таблиц пересекаются через 1_N)

• Запросы на изменение (создание, удаление, обновление и добавление)

• Запросы SQL (на объединение, управляющие, к серверу, подчиненные)

3.1. СОЗДАНИЕ ЗАПРОСОВ ИЗ ФИЛЬТРОВ

Одним способом создания запроса является сохранение фильтра в виде запроса. Выше мы говорили, что фильтр используется при просмотре таблицы для отбора нужных записей.

Если вы создали достаточно сложный фильтр в - окне Фильтр (Filter by Form) и знаете, что его придется использовать и в дальнейшем, можно сохранить его в базе данных в виде запроса.

• Для этого достаточно нажать кнопку «Сохранить как запрос (Save as query)» на панели инструментов при открытом окне Фильтр (Filter by Form).

• Выполнить пример из базы данный БОРЕЙ

3.2. МАСТЕР ЗАПРОСОВ (простые запросы для выборки данных)

• 1) На панели объектов выбрать Запросы (Queries).

• 2) Выбрать: Создание запроса с помощью мастера (Create query by using wizard)

  • или нажать на кнопку «Создать (New)» и в диалоговом окне Новый запрос (New Query) выбрать Простой запрос (Simple Query Wizard).

• 3) Окно Создание простых запросов (Simple Query Wizard) в поле со списком Таблицы и запросы (Tables/Queries) выбрать одну или несколько таблиц или запросов, которые будут служить источником данных для создаваемого запроса. ЛИСТ 1.

• 4) С помощью стрелок вправо и влево переместить из списка Доступные поля (Available Fields) в список Выбранные поля (Selected Fields) те поля, которые необходимы в конструируемом запросе.

  • При этом порядок полей в запросе будет соответствовать порядку полей в списке Выбранные поля (Selected Fields). Если нужно включить в запрос все поля, можно воспользоваться кнопкой с двумя стрелками вправо.

  • Регион, Модель, Продажи. Нажать кнопку «Далее (Next)».

• 5) Выбрать «Подробный» или «Итоговый». Для Итогового запроса указать способ подсчета итогов (среднее, сумма, максимальный или минимальный). Продажи.

• 6) Задать имя запроса в поле «Задайте имя запроса (What title do you want to your query?)»

  • и выбрать дальнейшие действия: Открыть запрос для просмотра данных (Open the query to view information) или «Изменить макет запроса (Modify the query design)».

• 7) Нажать на кнопку Готово (Finish).

ВАЖНО!!! Полученную в результате запроса таблицу можно использовать не только для чтения данных, но и для изменения записей или внесения новых записей.

3.3. КОНСТРУКТОР ЗАПРОСОВ

Предварительно создать в БД – таблицы «Сотрудники» и «Записи работ» и связать их.

Использование КОНСТРУКТОРА дает гораздо больше возможностей, чем использование МАСТЕРА. Он позволяет строить сложные структуры запросов с использованием, в том числе, нескольких таблиц (на выборку данных).

НАЧАЛЬНАЯ ФАЗА:

• 1) На панели объектов выбрать Запросы (Queries).

• 2) Выбрать: Создание запроса с помощью КОНСТРУКТОРА

  • или нажать на кнопку «Создать (New)» и в диалоговом окне Новый запрос (New Query) выбрать КОНСТРУКТОР и нажать OK.

• 3) Окно «Добавление таблицы»» - выбрать необходимые таблицы и запросы, которые потребуются для формирования ЗАПРОСА

  • ЗАКАЗЫ и КЛИЕНТЫ. Закрыть окно

• 4) Верхняя часть окна содержит список ТАБЛИЦ и ЗАПРОСОВ. Нижняя часть окна – макет таблицы формируемой в результате ЗАПРОСА:

  • 1) Поле, 2) Название таблицы, 3) Сортировка, 4) Вывод на экран

  • 5) Условия отбора

ВАЖНО:

1) Конструктор выделяет связи автоматически – можно вручную удалить

2) Добавить или Удалить Таблицу из запроса – через контекстное меню

3) Добавить или Удалить Поле из запроса  «ВЫДЕЛИТЬ СТОЛБЕЦ» и DEL

4) Порядок полей соответствует их выводу на экран  для изменения – выделить столбец и перетащить

5) Изменение отображения имени поля:

• А) Свойство «ПОДПИСЬ» поля таблицы

• Б) набрать «ОбращатьсяК: <имя поля>»

6) Изменение ширины столбцов – простое перетаскивания как в EXCEL

7) Поле «Сортировка» - указывает порядок сортировки записей в ЗАПРОСЕ. Если несколько полей – то слева направо.

8) «Правка»  «Очистить бланк» используется для очистки всего бланка запроса.

Рассмотрим два способа создания ЗАПРОСОВ по сложности аналогичных запросам, создаваемым с помощью МАСТЕРА ЗАПРОСОВ.

Более широкие возможности, предоставляемые конструктором запросов, рассматриваются в последующих разделах

3.3.1. Создание запроса по одной таблице (аналогично РАСШИРЕННОМУ ФИЛЬТРУ)

• Каждая строка – это отдельное условие по AND для нескольких выбранных полей

• Все строки объединяются по условию «ИЛИ»

• Внутри отдельного поля можно использовать сложные конструкции вида «like “А*” AND like “*ит*”) или (>0 AND <0 AND <>0)

3.3.2. Создание запроса по нескольким таблицам (аналогично РАСШИРЕННОМУ ФИЛЬТРУ)

• ЗАКАЗЫ: Дата размещения и Стоимость доставки;

• КЛИЕНТЫ: Название и Город;

• УСЛОВИЕ: «Дата исполнения» (от 2.8.1996 до 10.8.1996). Без вывода.

На извлечение данных из нескольких таблиц (перекрестный запрос) влияет установленное значение опции связи «ОБЪЕДИНЕНИЕ». Двойной щелчок по связи:

• 1) Объединяются только те записи, в которых связанные поля обеих таблиц совпадают

• 2) Объединение ВСЕХ ЗАПИСЕЙ левой таблицы и только тех записей правой, в которых связанные поля совпадают

• 3) Объединение ВСЕХ ЗАПИСЕЙ правой таблицы и только тех записей левой, в которых связанные поля совпадают

ВАЖНО – но условия отбора должны выполняться для выбранных записей

• Условие: Город = «Мехико», но не все клиенты, проживающие в Мехико, имеют заказы. Пункт 2.

4. ВЫПОЛНЕНИЕ ЗАПРОСА

Чтобы посмотреть результаты запроса, достаточно открыть его в режиме Таблицы. Для этого необходимо:

• В окне базы данных на панели объектов выбрать Запросы (Queries).

• Выделить нужный запрос в списке запросов и нажать на кнопку «Открыть (Open)» или дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на нужном запросе.

После этого на экране появляется таблица, которая содержит

• только те записи, которые удовлетворяют критериям отбора, указанным в запросе,

• и те поля, которые указаны в бланке запроса.

• Если в запросе указан порядок сортировки записей, они выводятся на экран в соответствующем порядке.

Внешне отображение результатов запроса не отличается от отображения таблицы.

Все режимы работы с таблицей применимы и к результирующей таблице запроса.

• 1) С ней можно работать так же, как и с обычной таблицей, в частности не только просматривать, но и изменять данные.

• 2) Изменения сохраняются в записях базовой таблицы, на основе которой построен запрос.

• 3) Если запрос создан на основе двух и более связанных таблиц, то не всегда столбцы в запросе можно редактировать.

5. ПЕЧАТЬ РЕЗУЛЬТАТОВ ЗАПРОСА

Результаты запроса можно не только посмотреть на экране, но и напечатать. Сделать это можно несколькими способами:

• 1) Открыть запрос в режиме Таблицы и нажать кнопку Печать (Print) на панели инструментов. При этом таблица выводится на принтер, установленный по умолчанию, и используются параметры печати, заданные по умолчанию.

• 2) Открыть запрос в режиме Таблицы и выполнить команду Файл, Печать (File, Print). В этом случае перед печатью таблицы на экран выводится стандартное окно Печать (Print) в котором можно изменить параметры печати, заданные по умолчанию.

  • Например, можно выделить в результирующей таблице только некоторые записи, а затем в диалоговом окне Печать (Print) установить переключатель выделенные записи (Selected Record(s)). Тогда будут напечатаны только выделенные записи.