Ilm: решение задач электронного документооборота и архива на единой платформе

В настоящее время инструменты поддержки ILM разрабатывают компании, специализирующиеся на разработке систем (платформ) автоматизации документооборота - Electronic Document Management Systems (EDMS).

Причина этого состоит в том, что в компаниях 90% данных представлены в виде электронных и бумажных документов. Поэтому, безусловно, задачи ILM, связанные с организацией многоуровневых архивов данных, должны быть увязаны с организацией и управлением архивами документов.

Общая характеристика состояния документооборота в компаниях:

В конце 1990-х годов было подсчитано, что в крупных корпорациях каждые три-шесть секунд пропадает один документ. Сегодня это абсолютно недопустимо, потому что вся информация, когда-либо созданная, используемая и хранящаяся на предприятии, считается потенциально важной для бизнеса, и скорость доступа к ней определяется ее ценностью на данный момент, которая может как повышать, так и понижаться со временем.

По данным Delphi Consulting Group (2010):

• В настоящее время только в США ежедневно создается более 1 млрд. страниц документов, а в архивах хранится уже более 1,3 трлн. различных документов.

• В то же время, по данным журнала ASAP, в мире ежегодно появляется около 6 млрд. новых документов, а среднестатистический пользователь тратит каждый год до 150 часов на поиск утерянной информации.

• Значительную часть своего рабочего времени специалисты тратят как на поиск необходимой им информации, так и на создание и отправку документов. Существуют оценки, что у руководителей на работу с документами уходит до 45% рабочего времени, а у рядовых сотрудников — до 30% времени.

Решение задачи архивации данных всех уровней и документооборота на единой платформе сулит очевидную экономию расходов на хранение и обеспечение непрерывности работы.

В основе традиционных систем (1990-е годы) организации архивов документов лежит концепция HSM (hierarchical storage management — управление иерархической структурой хранения информации), которая исходит из предположения, что значимость данных для бизнеса уменьшается с течением времени.

• Управляя информацией в соответствии с HSM, вы с течением времени перемещаете данные вниз по иерархии физических устройств хранения — с более дорогих устройств с быстрым доступом на более дешевые устройства с более медленным доступом. Таким образом, совокупные расходы на хранение данных уменьшаются.

Устаревший документ может храниться на более дешевом устройстве.

• Но это не всегда соответствует реальной жизни. На самом деле значимость информации — величина переменная, которая может, как уменьшаться, так и увеличиваться в ходе жизненного цикла документа. Поэтому решение должно быть гибким, управляемым.

В чем же отличие ILM от HSM?

• Концепция ILM принципиально глубже, потому что управление физическим хранением осуществляется на основании бизнес-правил, которые задаются бизнес-пользователем, обычно, даже ничего и не знающим о принципах работы хранилищ. То есть ILM увязывает бизнес-правила с принципами работы физических хранилищ. Собственно взаимодействие с линейкой этих хранилищ позволяет управлять хранением, например, в связи с важностью документа.

• Более важные документы будут в соответствии с бизнес-правилами автоматически, без участия системных администраторов, попадать на более надежные носители. Те же документы, ценность которых ниже, будут располагаться на менее надежных и менее дорогих устройствах.

Перестройка бизнес-процессов

Теперь физическое перемещение документов по устройствам хранения не будет зависеть от системного администратора, это происходит автоматически при наступлении бизнес-правил.

При проектировании бизнес-процесса в системе нужно всего-навсего предусмотреть эту новую возможность: автоматический вызов сервиса, который дальше осуществляет на физическом уровне реализацию данного бизнес-правила. Таким образом, нужно проанализировать каждый бизнес-процесс на предмет того, в какой момент из него выходит фиксированное содержание, что и приводит к вызову сервиса.

EDMS (Electronic Document Management Systems)

Системы электронного оборота или EDMS (Electronic Document Management Systems) представляют собой корпоративные системы автоматизации документооборота предприятий. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы и бизнес-процедуры, описывающие правила и маршруты движения тех или иных документов.

Дополнительный материал – краткий обзор российских и зарубежных систем автоматизации документооборота (EDMS).

Использование концепции ILM привело к развитию систем электронного документооборота в ECM-системы (Enterprise Content Management)

ECM-системы

Системы управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management, ECM) предназначены для решения задач, связанных с управлением, хранением и интеграцией документов и другой неструктурированной информации, содержащейся в различных автоматизированных системах и бизнес-приложениях, использующихся на предприятии. ECM-технологии направлены на поддержку работы с данными различных типов и форматов на протяжении всего их жизненного цикла.

Благодаря внедрению ECM-системы обеспечивается повышение эффективности работы организации, кардинально снижаются операционные издержки, повышается качество совместной работы сотрудников.

Функциональные возможности ECM-систем включают в себя:

• Управление документами (Document Management, DM) – регистрация, контроль версий, обеспечение безопасности и библиотечные службы для деловых документов

• Работа с образами документов (Document Imaging, DI) – полный цикл работы с бумажными документами, включая их преобразование в электронный вид и оцифровку

• Управление записями (Records Management, RM) – долгосрочное архивирование и автоматизация сохранения документов в соответствии с нормативными требованиями

• Управление потоками работ (Workflow) – поддержка бизнес-процессов и маршрутизация контента в соответствии с рабочими заданиями и состояниями

• Управление веб-контентом (Web Content Management, WCM) – автоматизация функций веб-мастера, а также управление динамическим контентом и взаимодействием с пользователем

• Документо-ориентированная групповая работа (Document-Centric Collaboration) – коллективная работа с документами и поддержка проектных команд

Российские ECM-системы и системы автоматизации документооборота:

• Directum

• DocsVision

• Motiw

• Globus Professional

• PayDox

• 1С-Документооборот

• БОСС-Референт

• ЕВФРАТ- Документооборот

• ДЕЛО