7

3.5. Реляционная субд Microsoft Access 2003/2007

Таблицы Excel и базы данных Access

Таблицы Excel и базы данных Access – это два настольных офисных инструмента любого управленческого персонала!

Электронная таблица Excel – ее прототипом является бухгалтерская книга. Достаточно простой и понятный большинству обычных пользователей объект.

База данных – это существенно более сложный для понимания объект. База данных – это коллекция: логически связанных данных; правил их хранения; методов и способов их обработки и представления.

Основные отличия применения

(1) Для начала работы с EXCEL достаточно ввести первые данные. Для начала работы с Access необходимо предварительно СПРОЕКТИРОВАТЬ БАЗУ ДАННЫХ.

(2) Электронные таблицы Excel – это, прежде всего, инструмент вычислений. Отображение и анализ данных, в качестве источника которых используются одна или несколько однородных таблиц.

• Если в качестве источника данных используются две и более разнородные таблицы, то Excel не дает возможности выполнить одновременную выборку данных и их анализ. Даже простые объекты обычно описываются десятками и сотнями таблиц.

(3) Главное отличие Access от Excel – это возможность выполнять выборку данных по самим различным условиям из множества разнородных таблиц, производя при этом различные вычисления, группирование, агрегирование данных.

История

Система управления базами данных Microsoft Access, появившаяся в 1992 году, быстро завоевала популярность пользователей самых разных категорий.

• Access 1.0 стала первой реляционной СУБД, разработанной для ОС Microsoft Windows.

• Access 95 – первая в мире 32-х разрядная реляционная СУБД для ПК.

В большинстве случаев сейчас используются версии Access 2003/20072010.

Общая оценка: классическая реляционная БД .

Относится классу настольных БД (desktop) – около 80% рынка.

Программа MS Access 2003/2007 является мощным средством для создания настольных и офисных БД. Особенности данного класса программ:

• небольшое число пользователей (единицы или десятки пользователей);

• относительно несложные структуры данных (обычно десятки … сотни таблиц);

• использование автономно на компьютере (персональная БД) или в локальной сети

В Microsoft Access 2003-2007 были добавлены следующие нововведения:

• 1) Конструктор HTML-страниц доступа к данным;

• 2) Вывод данных (отчетов, форм, таблиц и запросов) в XML-представлении в виде XML-документа, с которым связан используемый для представления XSL-файл.

• 3) Возможность многократно отменять в конструкторе действия и восстанавливать результаты отмененного действия при работе со следующими объектами:

• 4) С помощью мастера связанных таблиц Access можно добавлять связанные таблицы в БД SQL Server 2005/2008, что позволяет получать доступ к ним, используя отчеты, страницы доступа к данным и формы Access.

• 5) Ускоренный доступ пользователей и обработка больших баз данных;

Объекты Microsoft Access

Объектами в Microsoft Access называют все, что может иметь имя:

• (4) таблицы, запросы, формы, отчеты – представлены в виде реляционных таблиц;

• (2) макросы и модули – программный код (Visual Basic for App).

• (1) страницы – код с использованием языков HTML и XML.

1) Таблица - объект, который используется для хранения ДАННЫХ.

При добавлении данных – они добавляются именно в таблицы. Если необходимо отобразить или изменить данные, то работа ведется тоже с таблицами.

Свойства таблиц:

(1)

• каждая таблица описывает отдельный тип объекта (сотрудник, договор, автомобиль, поставщики, комплектующие, выплаты, оборудование, документы);

• отдельная строка (запись) таблицы содержит данные об одном экземпляре объекта;

(2)

• каждый столбец (поле) – отдельная характеристика (параметр) объекта.

• число столбцов фиксировано в пределах одной таблицы;

• каждый столбец хранит данные одного типа (символьная строка, целое число, вещественное число, дата, время, деньги, процент, логическое значение, объект);

• для пустого значения поля есть специальный код – NULL. Отличие от Excel!

• в отдельном поле таблицы не может храниться другая таблица;

(3)

• в таблице не может быть две или более одинаковых записей;

Первичный ключ – список полей (обычно одно поле), значения которых не могут быть идентичными у разных записей (табельный номер, код договора, серийный номер автомобиля, ИНН и т.д.)

(4)

• связи между таблицами задаются посредством первичных ключей. СОТРУДНИК – СПИСОК ВЫПЛАТ. ДОГОВОР – СПИСОК ПОСТУПЛЕНИЙ (СПИСОК РАСХОДОВ). Внешний ключ.

• Типы связей:

  • ОДИН-КО-МНОГИМ

  • ОДИН-К-ОДНОМУ (если необходимо данные об одном объекте разнести по нескольким таблицам)

  • МНОГО-КО-МНОГИМ

(5)

• Целостность таблиц – каждому значению внешнего ключа соответствует значение первичного.

• Правила удаления: сквозное, значение NULL, запрет на удаление.

Можно создать один или несколько индексов с целью увеличения скорости доступа к данным.

Индекс - это внутренняя таблица, имеющая два столбца:

• значение выражения, содержащего все поля, включенные в индекс

• местоположение каждой записи таблицы с данным значением выражения.

Составные индексы - это индексы, выражение которых содержит более одного поля. Если Вы часто ведете поиск в больших таблицах одновременно по нескольким полям, то для ускорения поиска создаются составные индексы.

Для создания таблиц пользователи могут использовать 4 способа - Режим Мастера, Прямой ВВОД, Импорт из таблицы Excel или Конструктор запросов.

2) Запрос - объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц (или ввести/изменить/удалить данные).

Дает возможность отобрать по заданным критериям информацию из одной или нескольких таблиц. Результатом выполнения ВСЕГДА является таблица:

• структура определяется списком полей исходных таблиц

• состав записей критериями отбора.

Возможность создания ВЛОЖЕННЫХ ЗАПРОСОВ.

Для написания запросов используется специальный язык SQL. Обычные пользователи для написания запросов могут использовать Фильтры, Мастера или Конструктор запросов.

3) Форма - окно, внешне напоминающее диалоговые окна EXCEL.

Формы служат посредником между пользователями и базой данных. Они обеспечивают: ВВОД, РЕДАКТИРОВАНИЕ, УДАЛЕНИЕ и ПРОСМОТР данных.

Список элементов формы, на примере окна Excel (СЕРВИС-ПАРАМЕТРЫ):

• вкладка;

• текстовое окно; поле ввода, список ввода, выпадающий список;

• кнопка; флажок, переключатель.

Для написания форм используется язык программирования Visual Basic. Обычные пользователи могут использовать создавать форму с помощью АвтоФорм, Мастера и Конструктора.

4) Отчет - объект, предназначен для создания документа, который потом может быть распечатан или включен в документ другого приложения.

Отчеты позволяют выбрать из базы данных требуемую пользователем информацию и оформить ее в виде документов, которые можно просмотреть и напечатать.

• Источником данных для отчета может быть таблица или запрос.

• Кроме данных, полученных из таблиц, в отчете могут отображаться вычисленные по исходным данным значения, например итоговые суммы.

Отчеты и формы Access имеют много общего. Однако, в отличие от форм, отчеты не предназначены для ввода и правки данных в таблицах. Они позволяют лишь просматривать и печатать данные.

Отчет, как и форма, может быть создан с помощью АвтоОтчета, Мастера и Конструктора.

5) Макрос - объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должны быть выполнены в ответ на определенное событие.

• Например, Вы можете определить макрос, который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму.

• С помощью другого макроса можно осуществлять проверку значений некоторого поля при изменении его содержания.

• Вы можете также из одного макроса запустить другой макрос или функцию модуля.

Для написания макросов используется специальный язык программирования Visual Basic for Application

6) Модуль - объект, содержащий программы (процедуры или функции) на языке Access VBA (Visual Basic for Applications).

• Эти процедуры или функции можно использовать для сложных вычислений, которые не могут быть представлены последовательностью простых математических вычислений, т.е. используются для выполнения действий, которые превышают возможности стандартных макросов.

• Обычно процедура или функция связывается с некоторым событием, таким как нажатие кнопки в активной форме или отчете.

• Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции, которые можно вызывать из любого места приложения, но они могут быть и непосредственно привязаны к отдельным формам или отчетам для реакции на проходящие в них те или иные изменения.

• Желательно использование модулей сократить до минимума, ограничиться вычислениями или событиями, которые не удается выполнить при помощи макросов.

Для написания модулей используется язык программирования Visual Basic.

7) Страница. В качестве страницы доступа к данным в базе данных Microsoft Access можно сохранить таблицу, запрос, форму или отчет.

Основное назначение - ввод, редактирование данных и взаимодействие с ними в Интернете или в интрасети вне базы данных Access или проекта Access.

Страницы доступа к данным имеют следующие преимущества перед печатными отчетами.

• Страницы, присоединенные к данным, отображают текущие данные благодаря наличию подключения к базе данных.

• Страницы интерактивны. Пользователи имеют возможность фильтровать, сортировать и просматривать нужные записи.

• Страницы могут распространяться в электронном виде с помощью электронной почты. Получатели будут видеть текущие данные при каждом открытии сообщения.

Проектирование базы данных в Access. Взаимосвязь объектов.