Организационные мероприятия и программы

Организационные мероприятия планируются директором экспози ции в обратном порядке начиная со дня открытия выставки.

За определенный срок заполняется и отправляется в оргкомитет выставки заявка на участие в выставке, в которой указываются все ре квизиты фирмы. Суть заявки - предварительная регистрация и бронирование выставочной площади. Это как бы договор между фирмой-участником, организатором выставки и владельцем выставочной площа ди.

Выставочное строительство осуществляется подрядчиком. Ди зайнер готовит необходимый фирме проект выставочного центра и сле дит за его строительством. Заранее продумывается размещение экспозиционных материалов на стенде и оформляется письмо-заявка на получение пропусков на автомашины и разрешение на провоз/вывоз грузов.

Дополнительные силы и материалы

В качестве одного из приложений к плану действий составляется подробный перечень предметов, которые будут взяты на выставку. Наличие такого документа упорядочивает их хранение и учет, а также облегчает поиск и гарантирует пополнение раздаточных материалов. Дру гим важным документом является анкета для учета (опроса) посетителей стенда. Для накопления достоверной статистической информации руко водство фирмы определяет перечень интересующих вопросов и порядок их следования.

План стенда на выставке

Являясь наглядным изображением стенда на бумаге, план позволя ет оценить будущую экспозицию и представить местоположение экспо натов. Поскольку составляется план не только самого стенда, но и всей выставки, становится возможным оценить положение стенда относи тельно входа/выхода, основных проходов, конкурентов и предусмотреть тактику привлечения посетителей к стенду.

Смета расходов

В смете необходимо учесть четыре основные статьи расходов.

1.   Прямые расходы:

-      стоимость выставочной площади;

-      аренда стенда и оборудования;

-      монтаж стенда;

-      дополнительные услуги (телефон, холодильник, вода, билеты на дорогу и т.д.);

-      страхование;

-      уборка стенда;

-      прокат мебели, ковровых дорожек и т.д.;

-      оплата услуг специалистов (дизайнеров, архитекторов и т.д.);

-      визиты почетных гостей;

-      непредвиденные расходы (приблизительно 15% бюджета).

 

2.       Расходы на выставочные экспонаты, в том числе на их хранение, погрузку/разгрузку и транспортирование.

3.       Расходы на работу с посетителями выставки, на все аспекты рекламной деятельности (каталоги, листовки, буклеты, призы для конкурсов и т.д.).

4.       Расходы на содержание штата (оплата работы стендистов, их обучения; командировочные расходы; стоимость проживания в гостини це; оплата переводчика, если ожидаются иностранные посетители и т.д.).

На период выставки расписывается распорядок каждого дня. Стенд должен функционировать бесперебойно, иначе велика вероятность пропустить потенциального заказчика/партнера в потоке посети телей из-за отсутствия, невнимательности или перегруженности стендиста. В это время крайне целесообразно фиксировать все возможные кон такты в специальной анкете.

По каждой выставке составляется финальный обзор, в котором подробно указывается количество посетителей вообще, количество посетителей на стенде, количество розданных проспектов, количество за -

За полугодие или год составляется общий обзор по выставкам с учетом всех затрат (отдельно показывается, сколько ушло на аренду, транспорт, рекламу и т.д.). По окончании каждой выставки составляется записка, отражающая перечень проблем, возникших при подготовке и проведении выставки, принятые решения и выводы.