7.3.7 Роль систем

Документы необходимо создавать, вводить или управлять ими с помощью систем для осуществления деловых операций, систем управления документами или обеими системами вместе, а именно:

a) используя независимую систему для осуществления деловых операций, разработанную, в том числе для самостоятельного создания, ввода и управления ее документами;

b) используя систему для осуществления деловых операций, создающую, но не управляющую документами и поэтому работающую в сочетании с соответствующей системой управления документами;

c) используя систему управления документами, специально предназначенную для создания, ввода и управления документами.

Независимо от того, какую систему или комбинацию систем используют, она должна обеспечивать использование и представление метаданных об управлении документами эффективным способом.

Системы управления документами должны быть разработаны и выполнены с такой инфраструктурой, которая обеспечивает производство, ввод и управление соответствующими метаданными и, по возможности, будет осуществлять все эти процессы автоматически.

Системы управления документами должны быть разработаны таким образом, чтобы гарантировать, что документы и их метаданные останутся доступными, подлинными, надежными и пригодными к использованию, несмотря на любые изменения системы.

Одним из методов документирования изменений является аудиторское заключение. Однако в то время как аудиторские заключения для документов и системы для осуществления деловых операций являются необходимыми для обеспечения непрерывности деловой деятельности, они могут не полностью отвечать требованиям к управлению документами относительно обеспечения полной истории транзакций для конкретных документов (ИСО 15489-1, пункт 8.3.2).

Для обеспечения гарантии того, что метаданные извлечены из официальных источников, должны быть созданы инструменты управления документами, а именно схемы классификации деловых операций, доступа и безопасности, а также органы, уполномоченные распоряжаться документами. Системы управления документами следует разрабатывать таким образом, чтобы включать в их состав эти инструменты и автоматизировать их применение.