2.2.Создание базы данных
Для создания базы данных MSAccessиспользован Конструктор таблиц, который позволяет определить требуемую структуру таблицы.
Для отображения полной информации по состоянию гостиницы, направлениям её деятельности и отчётности по выполненным работам, созданы следующие таблицы:
«Сотрудники»
Таблица имеет следующие поля: код сотрудника(ключевое поле)- тип данных: счётчик;фамилия, имя, отчество– тип данных: текстовый, размер – 50, необязательное, совпадения не допускаются;дата рождения–тип данных: дата\время, необязательное;образование–тип данных: мастер подстановок – набор фиксированных данных (высшее, среднее);должность–мастер подстановок(список имеющихся должностей);адрес– тип данных: текстовый, размер-50, необязательное;телефон– тип данных: числовой, поле необязательное;оклад– тип данных: денежный, формат поля – рубли, необязательное. Таблица в режиме конструктора имеет вид:
«Должности»
Данная таблица имеет следующие поля: код должности– счётчик (ключевое поле);должность– тип данных: текстовый (набор основных должностей).
«Номера»
Эта таблица имеет такие поля: код номера– тип данных счётчик (ключевое поле);категория– тип данных: мастер постановок ( одноместный, двухместный, полулюкс, люкс)
«Категории номеров»
Поля: код категории– тип данных: счётчик (ключевое поле),номер– текстовый;категория– мастер подстановок (номера);количество мест– тип данных: числовой длинное целое, необязательное;количество комнат– аналогично;дополнительная информация– тип данных: МЕМО;стоимость в сутки– тип данных: денежный, формат – рубли, необязательное.
«Состояние номера»
Поля: код номера– счетчик, ключевое поле;номер- тип данных матер подстановок (аналогичное поле из таблицы «Категории номеров»);сотрудник (горничной) - мастер подстановок (из запроса по таблице «сотрудники», с условием отбора «горничная»), поля -бронь, заезд, выезд– тип данных: дата\время, поле необязательное; клиент – мастер подстановок (из таблицы «Клиенты»).
«Клиенты»
Поля: код клиента – тип данных: счётчик (ключевое поле);фамилия, имя, отчество– тип данных: текстовый, размер поля- 50, обязательное;дата рождения- тип данных: дата\время, обязательное;пол - мастер постановок (муж, жен);вид документа– мастер постановок (паспорт, в/у, удостоверение личности), обязательное;серия- текстовый, обязательное;номер– числовой, обязательное;кем выдан– текстовый, размер поля – 50, обязательное,дата выдачи– дата\время, обязательное.
«Дети»
Поля: код ребёнка– тип данных: счётчик (ключевое поле);код клиента– тип данных: мастер подстановок (аналогичное поле из таблицы «клиенты»);фамилия, имя, отчество – тип данных: текстовый, размер поля – 50;дата рождения– тип данных: дата\время.
Схема данных имеет вид:
Таблица Состояние номеров и Сотрудники связаны через запрос по Сотрудникам, с условием отбора «горничная».
Для удобства работы созданы запросы для базы Гостиница.
Запрос №1 – «Бронь»
В строке Условие отбора введено следующее условие:
>=[с] And <=[по]
Означающее отбор полей за определенный период времени.
Аналогично созданы запросы 2 и 3.
Запрос №2 - «Заезд в номера»
Запрос №3 – «Выезд из номеров»
Запрос №4– «Клиенты с детьми».
Запрос в режиме конструктора выглядит следующим образом:
Данный запрос систематизирует информацию о наличии у клиентов детей, которая необходима для опредёленных скидок, льгот и т.д.
Запрос №5 – «Оплата за проживание».
Запрос содержит выражение, отражающие вычисление стоимости проживания для каждого клиента.
Запрос №6 – «Оплачено за месяц».
Запрос содержит выражение, отражающие вычисление стоимости проживания для каждого клиента:
Оплата за проживание: (Состояние_номера.Выезд-Состояние_номера.Заезд+1)*Категории_номеров.[Стоимость в сутки].
А также отбор полей за период.
Запрос №7 – «Оплата для графика».
Аналогичен запросу 6, за исключением выбора периода для отбора полей. На основании данных этого запроса строятся диаграммы для анализа, а также сводные таблицы.
Запрос №8 – «Должности Запрос».
Запрос с условием отбора по сотрудникам «горничная». Используется для подстановки данных в таблицу Состояние номеров.
Создание этих запросов значительно упрощает деятельность по отчётности в гостинице, удобно систематизирует информацию, и позволяет оперативно её использовать и вносить изменения. Список запросов представлен ниже:
Далее создадим формы для удобства ввода и вывода информации, а также отчеты, для удобства представления информации, сгруппированной в запросах. Формы следующие:
Отчеты следующие:
Работа с базой начинается с открытия формы Гостиница:
Слева кнопки для открытия отчетов, справа для введения и просмотра данных по основным позициям.
Например, форма Информация о номерах имеет следующий вид:
Здесь можно посмотреть всю информацию о номере гостиницы, а также список всех номеров, выбираю в котором позицию, мы можем тут же увидеть всю информацию о номере. В Левом нижнее углу расположены кнопки для удобства работы с записями. В правом верхнем кнопка для открытия формы Ввести категорию номера.
Здесь можно обновить информацию о категориях номеров.
Далее с помощью кнопки Информация о клиентах, мы переходим в следующую форму, подчиненной формой в которой является форма Подчиненная форма Дети, для удобства ввода и просмотра информации о детях клиентов.
Используя кнопку Бронирование Заезд Выезд, мы откроем форму:
В которой имеются три вкладки:
Информация о номерах – полная информация о имеющихся номерах;
Динамика поступлений – динамика поступлений по номеру:
Свод по оплате – сводные данные по оплате за номер:
Кнопка Сотрудники гостиницы открывает следующую форму:
Здесь можно посмотреть информацию о сотрудниках, а также ввести необходимую информацию.
С помощью выведения отчетов, решаются задачи поиска информации о состоянии номеров: бронь, заезд, выезд, - а также отражение информации об оплате, вывод квитанции для клиента.
Таким образом, данная база решает поставленные задачи.