Лекция 4. Организация документооборота, систематизация документов

1. Организация документооборота

2. Регистрация и учет поступающих в организацию документов

3. Подготовка и регистрация исходящих документов

4. Обработка внутренних документов

5. Учет объема документооборота. Контроль исполнения документов

6. Номенклатура дел, подготовка документов для хранения в архиве

1. Организация документооборота

Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или от­правления.

Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководителями учреждений и структурных подразделений, специа­листами и квалифицированными служащими) и пунктами технической обработки документов (машинописным бюро, копировально-множи­тельной службой и т.д.).

По отношению к аппарату управления различают входящие, исходящие и внутренние документы. Входящие документы в свою очередь делятся на направляемые руководителям, в структурные подразделения и отдельным исполнителям. Кроме того, в подразделе­ниях создаются документы, часть из которых отправляется за пределы учреждения — исходящие документы, а другая циркулирует внут­ри учреждения — это внутренняя документация.

При рационализации документооборота следует руководствовать­ся положениями, выработанными практикой делопроизводства и со­вершенствования организации управленческого труда.

При проектировании документных потоков следует придерживаться принципа однократного пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя.

Различные операции по обработке документа следует выполнять па­раллельно, чтобы сократить время его пребывания в сфере делопроиз­водства и повысить оперативность исполнения, например, предусмотреть копирование документа, в исполнении которого должны принимать участие несколько лиц, и одновременную передачу всем исполнителям.

Копии с документа снимают после рассмотрения его руководите­лем и проставления резолюции. Количество копий соответствует ко­личеству исполнителей; подлинник передается ответственному испол­нителю (как правило, его фамилия стоит в резолюции первой). Учетно-информационные данные о ходе исполнения документа могут предаваться по телефону или другим путем, но без возвратного движения документа.

Схемы движения всех документов в организации разрабатываются руководителем службы делопроизводства (общего отдела, канцелярии, секретариата и т.д.) для различных категорий документов: поступающих в организацию, отправляемых из организации и внутренних документов (приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, акты, письменные и устные обращения граждан и т.д.).

2. Регистрация и учет поступающих в организацию документов

Все поступающие в организацию документы, независимо от спо­соба поступления (почта, телеграф, спецсвязь, факс и т.д.) передаются конкретному лицу службы делопроизводства.

При поступлении документа по почте проверяют правильность до­ставки, целостность конвертов, упаковки, а также документов и вло­жений. Неправильно адресованные или поврежденные документы воз­вращаются отправителям. Конверты с корреспонденцией с пометкой «лично» передаются адресату без вскрытия. Если в конверте служеб­ный документ, то адресат после прочтения возвращает его в канцеля­рию для регистрации. В отдельных случаях (если на документе нет даты или адреса отправителя) вместе с документом необходимо сохранять конверты. Конверты с обращениями граждан сохраняются в зависи­мости от срока хранения письма.

Прежде чем зарегистрировать документ, необходимо его предва­рительно рассмотреть. Это существенно повышает эффективность управленческого процесса. Нет необходимости все документы пере­давать руководителю учреждения, так как 80—90% всех поступающих документов приходится переадресовывать своим заместителям.

При предварительном рассмотрении документа необходимо учи­тывать важность его содержания, сложность и новизну поставленных вопросов, авторство, вид документа.

Документы, адресованные конкретным должностным лицам, как правило, после регистрации передаются им. При отсутствии руково­дителя допускается передавать документ для исполнения должност­ному лицу с последующим извещением об этом руководителя.

На всех регистрируемых документах в правом нижнем углу первой страницы проставляется штамп:

Наименование организации

Вх. №______________

От________________

Дата регистрации (по порядку номеров, начиная с календарного года) проставляется в день поступления документа.

Регистрировать следует документы, поступающие от вышестоящих органов, общественных организаций, важные письма других органи­заций, обращения граждан и другие. Не регистрируются: поздравительные телеграммы, проспекты, приглашения, программы, извещения, а так­же документы, поступающие в копиях для сведения. Перечень регист­рируемых и нерегистрируемых документов разрабатывается руководи­телем службы делопроизводства и утверждается руководителем орга­низации.

Все документы (входящие, исходящие, внутренние) регист­рируются централизованно. Децентрализованная регистрация доку­ментов допускается в учреждениях, которые имеют территориально обособленные структурные подразделения и особые условия работы.

В учреждениях с годовым документооборотом 100 тыс. единиц и более, где невозможна централизованная регистрация, важнейшие документы регистрируются в канцелярии, остальные — в структурных подразделениях. В последнее время для этого используются автомати­зированные системы регистрации документов (АСРД).

Документы регистрируются в основном на карточках, хотя журналь­ная система регистрации кое-где еще сохранилась: такой учет документов предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации, например, при выдаче трудовой книжки, пропуска и т.д. Журнальная система используется также в работе с документами огра­ниченного доступа: секретными, конфиденциальными. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала. Журнальная система удобна еще и для организации, в которую посту­пает незначительное количество документов.

На первом этапе заполняются следующие реквизиты:

• входящий номер и дата регистрации, например № 15 от 15.01.2006 (№ 15 — порядковый номер поступающего документа начиная с 1 ян­варя текущего года, 15.01.2006 — дата поступления регистрируемого документа). Эти номер и дата должны быть указаны и в регистрацион­ном штампе;

• от кого поступил документ (Министерство образования и науки РФ);

• количество листов и экземпляров (2 л. в 1 экз.);

• дата полученного документа и исходящий номер (20.12.2006 № 259/10);

• краткое содержание документа, например, направить информа­цию о состоянии воспитательной работы в учреждениях начального профессионального образования.

После первого этапа регистрации документы передаются на рас­смотрение руководителю учреждения или руководителям структурных подразделений.

Руководитель должен рассматривать документы в день их поступ­ления (как исключение — на следующий день) и возвращать секрета­рю-референту или помощнику с резолюцией. Резолюция должна быть конкретной, например,

Иванову Г.В.

Прошу подготовить ответ

личная подпись