5.3. Подготовка и проведение аудита

Задачи аудита определяются клиентом и руководителем группы аудита. В перечень задач входят содержание и границы проводимого аудита с учетом таких параметров, как географи­ческое местоположение и характер деятельности организации, а также вид отчетности. Аудируемая организация обычно дает консультации при определении задач аудита. Любые изменения задач аудита требуют согласования между клиентом и ведущим аудитором [4].

Ресурсов, привлеченных для выполнения аудита, должно быть достаточно для достижения его целей.

К началу процесса аудита руководитель группы аудита должен рассмотреть документацию организации, относящуюся к экологической политике, программам, а также данные монито­ринга, имеющееся Руководство по экологическому управлению.

При этом должна быть использована вся относящаяся к делу информация, имеющаяся в организации. Если предостав- I ленная документация не отвечает требованиям аудита, об этом < должен быть информирован клиент. При этом расходование

114

I

ресурсов прекращается до получения соответствующих инструк­ций от клиента.

План аудита должен быть достаточно гибким, чтобы по­зволить проводить необходимые изменения, основываясь на информации, полученной в ходе аудита, и обеспечить эффек­тивное использование ресурсов.

План должен включать:

• цели и задачи аудита;

• критерии аудита;

• идентификацию проверяемых организационных и функ­ циональных единиц аудируемой организации (перечень объектов аудита);

• идентификацию функций и/или отдельных лиц внутри аудируемой организации, несущих прямую ответствен­ ность за функционирование системы экологического

управления;

• идентификацию тех элементов аудируемой системы эколо­ гического управления, которые имеют наивысший приори­ тет при аудите;

• идентификацию ссылочных документов;

• ожидаемое время и продолжительность деятельности по

аудиту;

• дату и место проведения аудита;

• расписание встреч с руководством аудируемой организа­ ции;

• содержание, формат и структуру отчета, ожидаемую дату выпуска и перечень рассылки отчета по аудиту;

• требования по обеспечению сохранности и конфиденци­ альности документов.

15*

115

План аудита должен быть передан клиенту, аудиторам и аудируемой организации. Клиент должен рассмотреть и утвер-

дать план. Если аудируемые объекты перечислены в планеауди-та их перечень должен быть согласован руководителем аудита, аудируемым и клиентом до выполнения аудита. Любой пере­смотр плана аудита должен быть согласован между участниками до или во время проведения аудита.

Соответственно, каждый член группы аудиторов должен рассмотреть при аудите отдельные элементы системы экологиче­ского управления организации. Он должен быть об этом ин­структирован, чтобы следовать процедуре аудита. Такие задания должны быть даны руководителем группы. Во время проведения аудита руководитель группы может производить изменения в рабочих заданиях, чтобы обеспечить оптимальное достижение целей аудита.

Рабочие документы, потребные для выполнения аудита, могут включать:

• формы документирования получаемой информации, под­ тверждающей выводы по аудиту;

• методики, вопросники и анкеты, используемые для оценки элементов системы экологического управления;

• протоколы рабочих заседаний группы.

Рабочие документы должны сохраняться, как минимум, до завершения аудита. Сохранение информации конфиденциально­го или частного характера должно быть соответствующим обра­зом гарантировано членами группы.

Начало аудита должно происходить в виде открытой встречи участников.

Цель встречи:

• представление членов группы аудита руководству ауди­ руемой организации;

• рассмотрение целей, задач и планов аудита и согласование графика проведения аудита;

• представление краткого обзора методов и процедур, ис­ пользуемых при проведении аудита;

• определение ответственных за связи между группой ауди­ торов и аудируемой организацией;

• удостоверение того, что ресурсы и оборудование, необхо­ димые для группы аудита, имеются;

• согласование времени и даты проведения заключительной встречи;

• рассмотрение вопросов, касающихся процедур обеспечения безопасности для группы аудиторов.

Для определения того, соответствует ли аудируемая систе­ма экологического управления критериям аудита, осуществляет­ся сбор необходимой информации. Информация собирается пу­тем интервью, анализа документации и наблюдения за деятель­ностью организации и условиями работы персонала. Показатели несоответствия системы критериям аудита фиксируются.

Информация, получаемая путем интервью, должна прове­ряться путем сопоставления с информацией, полученной из дру­гих независимых источников, таких как наблюдения, записи и результаты проведенных измерений. Любое выявленное несоот­ветствие должно быть идентифицировано.

В процессе аудита группа аудиторов должна рассмотреть все требуемые аспекты. Они должны оценить, в чем рассматри­ваемая система экологического управления не соответствует критериям аудита, системам экологического управления, требо­ваниям ИСО 14001. Группа аудиторов должна подтвердить, что выявленные в ходе аудита несоответствия имеют место, что они документированы, изложены четким и ясным языком и имеют под собой основания.

Результаты аудита должны быть рассмотрены совместно с ответственным руководителем аудируемой организации, в част-

116

117

ности, он должен быть ознакомлен с фактическими причинами выявленных несоответствий.

По завершению этапа сбора информации и перед подго­товкой отчета по аудиту аудиторы должны провести встречу с руководством аудируемой организации и лицами, ответствен­ными за аудируемые функции. Основная цель этой встречи — представить выводы аудиторов аудируемой организации и та­ким образом удостовериться в ясном понимании аудируемым полученных выводов.

Разногласия должны быть разрешены, если это возможно, до того, как руководитель группы представит отчет по аудиту. Окончательные решения по важности и содержанию выводов аудита остаются за руководителем группы аудиторов, поскольку аудируемый и клиент могут не соглашаться с этими выводами.

Отчет по аудиту готовится под руководством руководителя группы аудиторов, который ответственен за точность и полноту отчета. Разделы отчета по аудиту должны определяться планом аудита. Любое изменение, которое требуется внести во время подготовки отчета, должно быть согласовано со всеми сторона­ми.

Отчет по аудиту должен быть датирован и подписан руко­водителем группы аудита. Отчет по аудиту должен одержать выводы или итоги аудита со ссылками на подтверждающие их источники информации.

Объектами согласования между руководителем группы аудиторов и клиентом в отчете по аудиту могут являться:

• цели, задачи и план аудита;

• критерии, включая перечень ссылочных нормативных до­ кументов, на соответствие которым проводится аудит;

• длительность проведения аудита, даты начала и оконча­ ния;

• список членов группы аудита;

• заключение об уровне конфиденциальности содержания;

• перечень рассылки отчета по аудиту;

• заключение по аудиту, касающееся:

• соответствия аудируемой системы экологического уп­ равления критериям аудита требованиям стандарта ИСО 14001;

• степени внедрения и поддержания функционирования системы;

• наличия налаженного внутреннего процесса непрерыв­ ного совершенствования системы экологического управ­ ления.

Отчет по аудиту должен быть послан руководителем груп­пы аудита клиенту. Перечень рассылки отчета по аудиту опреде­ляется клиентом. Аудируемый должен получить копию отчета по аудиту, если это предусмотрено клиентом. Дополнительная рассылка отчета во внешние организации требует согласия аудируемого. Отчет по аудиту является собственностью клиента и поэтому конфиденциальность информации должна быть соот­ветствующим образом гарантирована аудиторами и всеми полу­чателями отчета.

Отчет по аудиту должен быть подготовлен в срок, огово­ренный в плане аудита. Если это невозможно, обоснование за­держки должно быть сообщено клиенту и аудируемому и должна быть установлена новая дата окончания работ.

Все рабочие документы, проекты и заключительные отчет­ные материалы по аудиту должны сохраняться по соглашению между клиентом, руководителем группы аудита и аудируемым.

118

119

•m