Система управления проектами Advanta

Новые требования бизнеса к управлению проектами

Новые условия ведения бизнеса предъявляют новые требования также к методам и инструментам управления проектом. Эффективное управление проектом в быстроизменяющейся среде основывается на точной информации в каждый момент времени. Этого можно достичь только через регулярное коллективноевзаимодействие всей командыпроекта и внесение изменений самим участником в тот момент и в том месте, где они происходят.

Адванта позволяет объединить всех участников проекта в рамках единого коммуникационного портала, тем самым делая проект в системе «живым», отражающим события реального мира.

Ключевые возможности решения на базе Адванты

"Живое" управление проектом Панель управления проектом с отражением  статусов в режиме онлайн Редактируемая диаграмма Гантта Делегирование и управление приёмкой задач Диаграмма Mind Map Напоминания и уведомления по срокам Интеллектуальная статистика по событиям в проекте Интеграция с MS Project, MS Excel
Управление ресурсами и финансами Планирование и контроль трудозатраткоманды проекта Расчет премиальной составляющей сотрудников на основе критериев, коэффициентов Табели учета рабочего временис процедурой утверждения Управление закупками и контрактами, контроль платежей Бюджетирование и учет затрат по проекту
Проектный портал Единая среда коммуникаций для всех участников проекта, внешних контрагентов Неограниченное число пользователей портала Организация внутрипроектного документооборота Управление изменениями Управление рисками Лента новостей по проекту

Преимущества Адванты как платформы для управления проектами

Совместное планирование

Адванта - система управления проектами, которая позволяет привлечь к планированию проекта всех необходимых экспертов. Руководитель проекта может спланировать проект на верхнем уровне, а планирование остальных уровней делегировать своим подчиненным.

Командное взаимодействие

Адванта позволяет снизить внутренние недопонимания, разногласия между сотрудниками и консолидировать всю команду проекта для достижения общих целей. Это достигается путем предоставления всем участникам удобных и функциональных  инструментов для обсуждения задач и проблем проекта. Другим залогом успехакомандного взаимодействияявляется четкое распределение ответственности между сотрудниками и прозрачность достижения результатов по задаче каждым из участников.

Распределенное управление проектами

В наши дни проекты все чаще выходят за рамки одного подразделения, одной организации и даже страны. Адванта позволяет интегрировать всех участников проекта, необходимые документы и ресурсы в рамках одного рабочего пространства. При этом каждый участник проекта получает свой персональный рабочий кабинет где отображается только та информация, к которой он должен иметь доступ.

Управляя глобально контролируем детали

Управление проектамисочетает в себе высокоуровневое планирование и внимание к выполнению каждой конкретной задачи проекта. Адванта реализует оба этих подхода и позволяет менеджеру в рамках одного интерфейса видеть как укрупненный план проекта, так и проводить детализацию до любой задачи и конкретного исполнителя.

Управление изменениями онлайн

Благодаря работе в режиме онлайн сотрудники оперативно могут видеть все изменения в системе управления проектами, которые происходят в проекте, отслеживать их влияние на связанные задачи, ресурсы и проект в целом.

Контроль зависимостей персональных задач сотрудника

Во время реализации проекта отдельные элементы могут изменяться. Управление такими изменениями – это то, что позволяет сохранять проект в рамках установленных сроков и бюджета, на пути к достижению цели.

Адванта позволяет каждому пользователю видеть все вехи и задачи, которые имеют влияние на его задачи и проекты, т.е. все ключевые связи. Это позволяет эффективно реагировать на изменения сразу, как только они произошли, без непредсказуемой задержки.

Управление проектами

Адванта – лучший инструмент для управления проектами.

Вы можете решать в ней самые различные задачи, связанные со всеми областями управления проектами. При этом вы можете определять, какие инструменты вам действительно необходимы, в зависимости от типа проекта и его сложности.

Календарное планирование осуществляется в формате диаграммы Гантта, диаграммы Mind Map и диаграммы трудозатрат. Кроме того, вы можете загрузить в систему готовый календарный план из MS Project или MS Excel.

Для управления стоимостью и ресурсами в Адванте определяются необходимые формы планирования и учета фактических данных. При этом они адаптируются под вашу специфику.

Аналогично вы можете использовать в работе инструменты управления поставками, изменениями и рисками – в том случае, если сочтете это необходимым.

Управление портфелем проектов

Когда проектов много, вам необходимы специальные инструменты, чтобы держать их под контролем. Для этих целей в Адванте созданы специальные панели, которые позволяют дать полную информацию о состоянии портфеля проектов.

Кроме того, при управлении несколькими проектами становятся актуальными вопросы, связанные с отбором наиболее важных проектов при их разработке и запуске. Для этого Адванта предлагает специальные сервисы, которые позволяют управлять процессом инициации, ранжирования и отбора проектов в портфель.

В некоторых компаниях особую важность приобретает задача планирования и мониторинга загрузки ресурсов, задействованных в разных проектах. Эта функциональность в Адванте также реализована.

Основы успеха Адванты

Эта система – принципиально новый взгляд на управление проектами и коммуникации крупных компаний. Теоретические основы построения платформы «Адванта» были основаны на разработках военно-промышленного комплекса США и крупных мировых корпораций.

При этом система Адванта непрерывно развивалась и адаптировалась к требованиям крупных российских предприятий.

Роль видения и стратегии в управлении проектами

Занимаясь более 10 лет автоматизацией проектного управления, мы пришли к выводу, что проекты могут эффективно управляться только при их рассмотрении во взаимосвязи со стратегией компании.

В свою очередь, стратегия также определяется на более высоком уровне – она задается волей и желанием создателей бизнеса изменить мир вокруг себя.

Таким образом, мы создали систему, которая соединяет видение будущего, стратегию и проекты по ее реализации в единое целое. Это целое и определяет смысл и мотивацию работы команды, реализующей вашу идею.

Почему сложные системы не приживаются?

Другой важный вывод, который следует из нашего многолетнего опыта: в организации приживаются только такие системы, которые предоставляют конечным пользователям удобные и эффективные инструменты выполнения текущих задач, облегчающие коммуникации между сотрудниками.

Есть три ключевые проблемы, которые тормозят внедрение классических «тяжелых» систем управления проектами:

сложность интерфейса из-за избыточной функциональности;

статичный план проекта из-за отсутствия доступа исполнителей и средств совместной работы;

потребность в программистах, которые должны поддерживать систему и вносить в нее изменения.

Системы для организации совместной работы, коммуникаций в рабочих группах, решающие эти проблемы, получают сегодня широкое распространение в мире, благодаря использованию технологий, близких к технологиям социальных сетей.

Корпоративные социальные сети

Появились новые системы, которые бросают вызов традиционным "тяжелым" системам. Их относят к классу «корпоративная социальная сеть». Их используют такие технологические и рыночные лидеры как Sun,Nike, Avon, Starbucks, TheWorldbank, Hewlett-Packard, Cisco, SAP и многие, многие другие.

Наши преимущества

1. Наличие сквозной системы достижения корпоративных целей

От видения к стратегии его реализации, от стратегических планов до управления конкретным проектом по реализации стратегии.

2. Гибкое управление проектами и портфелем проектов в режиме онлайн

Каждый пользователь вовлечен в процесс реализации проекта в системе. Каждый руководитель проекта имеет панель управления проектом в режиме онлайн. Менеджмент компании контролирует соответствие портфеля проектов стратегии и ресурсам организации, оперативно реагируя на любые отклонения.

3. Единая среда для совместной работы – коммуникационный портал

Единая среда для решения всех рабочих вопросов. Все участники проекта вовлечены в его реализацию (исполнители, субподрядчики, партнеры, клиенты). В компании стираются вертикальные и горизонтальные организационные барьеры, что способствует генерации идей и внедрению инноваций.

4. Полнофункциональный документооборот

Полный цикл обработки документации, договорной учет, управление версиями документов, электронный архив, система поиска.

5. Конструирование новой функциональности без применения программирования

Создание новых объектов и их настройка без программирования позволяет реализовать большинство задач связанных с корпоративным управлением, самостоятельно настроить компании дополнительную функциональность.

6. Визуальные средства создания отчетов и многомерных кубов

Все отчеты и кубы доступны для создания, настройки, изменения каждому пользователю.

7. 100% интернет приложение с простым, удобным и функциональным интерфейсом

Доступ в систему 24 часа 7 дней в неделю с любого устройства из любой точки мира.

8. Гибкость предлагаемых решений

Адванта-Групп - российская компания, которая внимательно относится к требованиям каждого клиента. Мы готовы оперативно учитывать Ваши новые требования и пожелания к системе, сохраняя при этом высокое качество работы.

Литература

http://www.advanta-group.ru/

Функциональность системы Адванта и PMBoK

Функциональность системы Адванта в разрезе областей знаний стандарта PMBoK Guide®

Области знаний	Функциональность системы Адванта
Управление интеграцией	Сводная карточка для каждого проекта, на которой показана общая информация по проекту Произвольная классификация проектов, настраиваемые реквизиты Цветные статусы состояний для контроля показателей проекта (система светофора) Автоматический расчет процента выполнения Управление запросами на изменения Управление правами доступа к проекту и к различной информации проекта Просмотр Web-камеры с места строительства Ведение истории проекта
Управление содержанием	Неограниченное число работ и задач в проектах Поддержка иерархической структуры работ (Work Breakdown Structure, WBS) Привязка документации к проектам и работам Создание связанных таблиц для отражения справочной информации по проекту (оборудование, технические характеристики выпускаемого изделия, перечень выпускаемой документации и т.д.) Возможность загрузки в систему данных из MS Project (планы проектов) и MS Excel (сметы, спецификации, данные). Библиотека шаблонов типовых проектов и работ со связанными документами и нормами расхода ресурсов
Управление сроками	Определение длительностей работ Определение условий и ограничений начала и окончания работ Создание зависимостей между работами (FF, FS, SS, SF) Редактируемая диаграмма Гантта Возможность экспорта/импорта плана проекта из/в MS Project Автоматический расчет расписания методом критического пути Возможность расчета предварительного и утверждения окончательного расписания Уведомления и напоминания по отклонениям от заданного плана
Управление стоимостью	Планирование бюджета Создание платежного календаря, в котором даты платежей могут быть как фиксированными, так и связанными с датами задач проекта Анализ поступлений и дебиторской задолженности, расчет рентабельности проекта Формирование затрат по сложным схемам расчета (затраты на материалы, транспорт, оборудование, подрядные работы и т.д.) Прогноз превышений бюджета по освоенному объему Финансовые отчеты с разрезом по статьям затрат
Управление качеством	Настройка и учет метрик проекта Сравнение плановых и фактических показателей качества
Управление ресурсами	Табели учета рабочего времени с механизмом утверждения табелей руководителем Сложные схемы расчета заработной платы (тарифная сетка, переработки, КТУ, премиальные и т.д.) Планирование и учет материальных ресурсов, оборудования Анализ использования ресурсов в различных разрезах
Управление коммуникациями	Формирование команды участников проекта Ведение адресных дискуссий между участниками проектами Гибкая система уведомлений Средства совместной работы с документами проекта, управление версиями, согласования Календари и расписания участников проектов
Управление рисками	Ведение базы рисков проекта Управление статусами рисков, создание задач по предотвращению рисков Качественный анализ рисков Расчет интегрального показателя опасности рисков (Вероятность х Ущерб)
Управление поставками	Ведение базы контрактов проекта в разрезе контрагентов, статей бюджета и т.д. Ведение списка поставляемого оборудования Контроль сроков поставок Контроль сроков оплат, финансовая отчетность Управление тендерами