...И за его пределами

Еще большего эффекта удается достичь, если в процессе исполнения проекта средства Primavera использует не только предприятие, исполняющее проект, но и его соисполнители, подрядчики и субподрядчики.

Каждая организация может использовать набор функциональных модулей — P3e для планирования и контроля, Primavision для инициации и анализа реализации проектов, Progress Reporter для ввода информации о фактически выполненных объемах работ и отработанном времени, Primavera Expedition для сопровождения договоров и контроля обязательств, например по подрядным договорам (разумеется, если много соисполнителей и эти процессы нуждаются в автоматизации), Expedition Mobile для сбора информации о факте выполнения поставок и другой информации по договорам, Primavera Expedition Express для работы с удаленных рабочих мест.

Primavera начинает работать уже на этапе заключения договоров с партнерами и поставщиками. С помощью Primavera Expedition автоматизируются все ключевые элементы стандартных процессов сопровождения договоров. Система позволяет вводить подробные сведения о заключаемом договоре, который привязан к конкретному проекту, и затем отслеживать ход его согласования до момента окончательного подписания (см. рис. 2).

Все вносимые в проект изменения и корректировки документируются и присоединяются к исходному договору, а также учитываются в структуре затрат проекта. Это позволяет управляющему проектом и руководителю предприятия быстро и точно оценивать изменение стоимости проекта в динамике, определять причины изменений, а также ответственных исполнителей и ненадежных подрядчиков.

Далее на этапе планирования работ основным инструментом является Primavera Enterprise, с помощью которого совместными усилиями участников проекта формируется структура декомпозиции работ (WBS-структура), графики реализации проекта, распределяются ресурсы и фиксируются стоимости запланированных работ. Для формирования расписания проекта используются диаграммы Гантта, PERT-представление, ресурсные диаграммы, позволяющие проанализировать рассчитанное расписание и результаты выравнивания ресурсов по работам и объектам (см. рис. 3).

На этапе исполнения проекта данные о выполненных работах, поступающие от подрядчиков или ответственных лиц, вносятся в журналы регистрации поставок материалов, суточных отчетов, отслеживания разработки и согласования проектной документации и др. С помощью Primavera Expedition они привязываются к исходному договору, что позволяет при необходимости изучить всю его историю.

П араллельно с этим в детализированный календарный график заносятся сведения о выполненных в рамках проекта работах, использованных материально-технических и финансовых ресурсах и отработанных человеко-часах. Эта информация, собираемая с помощью Progress Reporter, передается в общую базу данных, где происходит автоматическое обновление соответствующих сведений о проекте.

Вся документация, разрабатываемая в ходе проекта, проходит процедуру согласования и утверждения, фиксируемую с помощью Expedition.

Регулярное обновление Web-сайта проекта, который генерируется «по кнопке» в P3e, обеспечивает доступ к актуальной информации всем участникам проекта в соответствии с определенными правами доступа.

Таким образом, к этапу завершения проекта или к моменту окончания отчетного периода накапливается вся информация о выполнении как собственных работ предприятия, так и работ его партнеров. Эта информация может использоваться для автоматического формирования актов выполненных работ, счетов и других сводных отчетов, а также для проверки корректности данных, поступающих от исполнителей.