MS Project: Работа с несколькими планами проектов
Работа с несколькими планами проектов
MS Project предоставляет возможности не только для автоматизированного распределения ресурсов между несколькими проектами, но и для управления несколькими проектами одновременно.
Руководитель проекта может управлять несколькими связанными между собой проектами, например, если следующий проект не может начаться, пока не закончен предыдущий. В такой ситуации планы проектов можно разрабатывать в отдельных файлах, а затем объединить в общем файле. В терминологии MS Project файл, в котором объединены несколько проектов, называется главным проектом (Master Project), а вставленный проект — подпроектом (Subproject).
На рис. 23.6 представлен главный проект (З.mрр), в ходе работ по которому выполняются подпроекты План 2 (4.mрр) и Проект 3 (S.mpp) и задачи, относящиеся к главному проекту. На диаграмме подпроекты отображаются как суммарные задачи, и, чтобы подпроект можно было отличить от суммарной задачи главного проекта, рядом с названием подпроекта отображается индикатор — значок проекта.
Рис. 23.6. Совмещение нескольких планов проектов в одном файле
MS Project: Работа с несколькими планами проектов
Вставка проекта в проект
Вставить один проект в другой можно с помощью команды меню Insert > Projec (Вставка > Проект). При этом открывается стандартное диалоговое окно открыти файла, в котором присутствуют некоторые дополнительные параметры
(рис. 23.7).
Рис. 23.7. Вставка проекта осуществляется с помощью диалогового окна открытия файла с дополнительными параметрами
Слева от раскрывающегося списка файлов находится флажок Link to project (Связать с проектом). При установке этого флажка данные подпроекта будут обновляться, если изменится план в исходном файле.
ВНИМАНИЕ Перед вставкой проекта убедитесь, что символы, используемые для
отображения валют, в главном проекте и подпроектах совпадают. Символ отображения валюты определяется на вкладке View (Вид) в диалоговом окне общих настроек программы, которое открывается с помощью команды меню
Tools > Options (Сервис > Параметры).
MS Project: Работа с несколькими планами проектов
Вставить проект можно в обычном режиме или только для чтения. Если подпроект вставлен в обычном режиме и вы измените данные его плана во время работы с главным проектом, изменения будут сохранены в файле подпроекта. Если же вставить подпроект в режиме только для чтения, то при обновлении его данных при работе с главным проектом они не сохранятся в исходном файле подпроекта. В таком случае, если установлен флажок Link to project (Связать с проектом), при следующем открытии главного плана данные плана подпроекта снова отобразятся в исходном виде. Открывать подпроект для чтения удобно в том случае, когда вы уверены, что не будете редактировать его, и хотите обезопасить себя от случайных изменений.
В дальнейшем настройки вставки подпроекта можно изменить, сделав двойной щелчок на строке с его названием в таблице. При этом открывается диалоговое окно Inserted Project Information (Данные вставленного проекта), напоминающее диалоговое окно сведений о задачах. В этом диалоговом окне (рис. 23.8) можно определить предшественников подпроекта, тем самым указав его место в плане работ главного проекта, создать заметки, изменить название подпроекта и присвоить значения настраиваемым полям.
Рис. 23.8. Диалоговое окно данных вставленного проекта
Настройки вставки подпроекта определяются на вкладке Advanced (Дополнительно). На ней можно изменить параметры подключения с помощью уже знакомого флажка Link to project (Связать с проектом) и флажка Read only
MS Project: Работа с несколькими планами проектов
(Только для чтения), установка которого запретит перенос сделанных в подпроекте изменений в исходный файл подпроекта.
Внизу всех вкладок диалогового окна с данными подпроекта имеется кнопка Project Info (0 проекте), после щелчка на которой открывается стандартное диалоговое окно сведений о проекте (см. рис. 10.3) с данными подпроекта. В нем можно изменить дату начала или окончания проекта, настроить метод его планирования и просмотреть статистику.
Просмотр данных нескольких проектов
Данные подпроектов объединены с данными главного проекта и фигурируют во всех отчетах и представлениях. Например, в представлении Resource Sheet (Список ресурсов) главного проекта будет приведен список всех ресурсов, задействованных в главном проекте и всех подпроектах. В представлениях с данными о задачах будут отображаться задачи и главного проекта, и подпроектов. Чтобы определять, к какому проекту относятся те или иные ресурсы и задачи, в таблицу нужно добавить столбец Project (Проект), содержащий имя файла проекта, к которому относится задача, ресурс или назначение (см. рис. 23.3). Чтобы отобрать в представлении данные определенного проекта, нужно отфильтровать задачи или ресурсы по этому полю.
При определении критического пути главного проекта MS Project может учитывать задачи подпроектов или не делать этого. От этого зависит, какие задачи будут считаться критическими и отображаться в соответствующих отчетах и в результатах фильтрации.
Чтобы задачи подпроектов учитывались при анализе критического пути главного проекта, в диалоговом окне общих настроек программы Options (Параметры) на вкладке Calculation (Расчет) нужно установить флажок Inserted projects are calculated like summary tasks (Рассчитывать вставленные проекты как суммарные задачи).
При просмотре совмещенных данных нескольких проектов можно получать сводную информацию по загрузке ресурсов или затратам. Это удобно, например, когда вам нужно сгруппировать всю информацию по проектам вашего отдела. Хотя такие проекты не всегда взаимосвязаны, их все равно можно объединить в общем файле для анализа.
ПРИМЕЧАНИЕ Для анализа данных всех проектов, использующих пул ресурсов, предназначен
нижний переключатель в диалоговом окне загрузки файла пула (см. рис. 23.5). Если выбрать его, то MS Project создаст сводный файл, в который будут
MS Project: Работа с несколькими планами проектов
включены все проекты, использующие пул.
Сохранение настроек проектов
Часто работа с планом проекта возможна только при определенных настройках интерфейса. Например, в некоторых случаях отрезки диаграммы Ганта должны быть отформатированы особым образом, а рядом с ними должно отображаться содержимое определенных полей.
При отображении вставленного проекта в главном проекте не учитываются настройки стилей отрезков и другое форматирование диаграмм. Поэтому иногда для удобства работы с несколькими проектами приходится открывать все файлы.
Если вам постоянно приходится работать с группой файлов MS Project, то вы можете сохранить их в рабочей области (Workspace). Рабочая область сохраняется с помощью команды меню File > Save Workspace (Файл > Сохранить рабочую область) в файле формата *.mpw, и в нее включаются все открытые в данный момент файлы.
При открытии файла рабочей области MS Project автоматически открывает все входящие в нее файлы. Например, при открытии файла рабочей области
ResPool. mpw откроются файлы 1.mрр, 2.mpp и pool.mрр.
Работа с базами данных проектов
При постоянной работе с группой файлов (например, главный проект, его подпроекты, пул ресурсов) их удобно хранить в одном файле. Это облегчает пересылку данных и упрощает файловую структуру. Для хранения нескольких проектов внутри одного файла предназначен формат базы данных проекта — *. mpd.
Чтобы поместить проект в базу данных проектов, нужно при сохранении проекта выбрать в раскрывающемся списке форматов формат базы данных проектов (*.mpd), а затем либо указать имя существующей базы данных проектов, либо ввести новое.
{Например, на рис. 23.9 мы сохраняем проект в новую базу данных. В списке
Save as type (Тип файла) мы выбрали формат Project Database (*.mpd) (База данных проекта (*.mpd)). Поскольку до этого мы не создали базу данных, то в поле названия файла мы ввели новое имя для базы — 6.
MS Project: Работа с несколькими планами проектов
Рис. 23.9. Создание новой базы данных проектов
После этого MS Project создает файл базы данных проектов и открывает диалоговое окно добавления проекта в этот файл (рис. 23.10). В этом диалоговом окне нужно указать название проекта (например, в нашем случае Проект 1) и нажать кнопку Finish (Готово).
Чтобы открыть проект из базы данных проектов, следует с помощью диалогового окна открытия файлов выбрать на диске файл базы данных и нажать кнопку Open (Открыть). После этого откроется диалоговое окно для выбора проекта из базы данных (рис. 23.11).
Для открытия проекта из базы данных проектов нужно выбрать его имя в списке (или набрать в поле ввода внизу диалогового окна) и нажать кнопку Finish (Готово). Чтобы удалить или переименовать один из проектов базы данных, нужно щелкнуть на кнопке Tools (Сервис) и выбрать в раскрывающемся списке пункт Delete (Удаление) или Rename (Переименовать). Если при открытии проекта установить флажок Open project read-only (Открыть проект только для чтения), то файл будет открыт только для чтения.
MS Project: Работа с несколькими планами проектов
Рис. 23.10. Сохранение проекта в базе данных проектов
MS Project: Работа с несколькими планами проектов
Рис. 23.11. Открытие проекта из базы данных
Если вы часто пользуетесь каким-то проектом из базы, то можно создать ярлык для вызова его «напрямую», минуя диалоговое окно открытия проекта из базы данных. Для этого нужно воспользоваться пунктом раскрывающегося списка Add To Favorites (Добавить в избранное), щелчок на котором создаст ярлык к активному проекту в папке Favorites (Избранное). В дальнейшем вы можете перенести этот ярлык в любое удобное вам место на диске.
После того как файл открыт из базы данных проекта, с ним можно работать, как с обычным файлом в формате *.mрр При сохранении файла все сделанные изменения автоматически сохраняются в базе данных проекта.