MS Project: Редактирование и настройка отчетов

Редактирование и настройка отчетов

После того как отчет создан, его можно изменить, нажав кнопку Edit (Изменить) в диалоговом окне просмотра списка отчетов (см. рис. 22.6). Нажав кнопку Сору (Копировать), можно отредактировать отчет и сохранить его с новым названием. При этом открывающееся диалоговое окно редактирования свойств отчета будет повторять одно из тех, что мы рассматривали, в зависимости от типа редактируемого или изменяемого отчета.

Для удаления отчетов, их копирования или перемещения между файлами проектов предназначена вкладка Reports (Отчеты) диалогового окна Organizer (Организатор). Попасть на нее можно из диалогового окна просмотра списка отчетов (см. рис. 22.6), щелкнув на кнопке Organizer (Организатор), или с помощью команды меню Tools > Organizer (Сервис > Организатор). Там же можно и переименовать отчет. Работу с Организатором мы рассматривали в разделе «Удаление и перемещение представлений

и их составляющих».

На листе отчета отображаются как данные отчета, так и дополнительные сведения: название проекта, номер страницы, текущая дата и пр. Чтобы изменить содержимое колонтитулов документа, а также ориентацию бумаги и размер полей, нужно щелкнуть на кнопке Setup (Настройка) в диалоговом окне со списком отчетов (см. рис. 22.6) или на кнопке Page Setup (Параметры страницы) на панели инструментов в диалоговом окне просмотра отчета. Открывающееся после нажатия на эти кнопки диалоговое окно настройки параметров страницы мы рассматривали в разделе «Настройка параметров

страницы».

MS Project: Что нового вы узнали?

Что нового вы узнали?

●Как просматривать статистику по проекту.

●Какие отчеты входят в состав MS Project и какую информацию с их помощью можно получить.

●Как создавать отчеты о задачах и о ресурсах.

●Как создавать отчет по месячному календарю.

●Как создавать перекрестный отчет.

●Как редактировать и настраивать отчеты.

MS Project: Контрольные вопросы и задания по третьей части

Контрольные вопросы и задания по третьей части

Файлы контрольного задания расположены в папке TESTS.

Общие

1.Что такое базовый план и чем он отличается от текущего?

2.Чем базовый план отличается от промежуточного?

3.Для чего предназначена методика освоенного объема?

4.Какие три основных параметра использует эта методика?

5.Почему для анализа освоенного объема проекта нужно предварительно сохранить его базовый план?

Отслеживание проекта

1.Используя файл проекта, созданный в результате выполнения задания ко второй части книги, сохраните его базовый план.

2.Установите параметры расчета таким образом, чтобы при вводе фактических данных не выполненная до даты отчета работа переносилась на время после этой даты.

3.Подготовьте таблицы для ввода данных отслеживания с помощью панели Project Guide (Консультант). Настройте ее для ввода данных с помощью поля % Complete (% завершения).

4.Включите отображение панели инструментов для отслеживания.

5.Установите дату отчета на первый день начала работ по проекту. Начните отслеживание проекта, введя фактические данные за первый день.

6.Передвиньте дату отчета на день вперед и введите данные за следующий день. Аналогично передвигая дату, введите фактические данные о ходе работ до конца первой недели. При этом имитируйте возможный реальный ход работ: задачи прерываются из-за болезни сотрудников, исполнение задерживается из-за недостаточной квалификации или, наоборот, идет с опережением. Не вводите фактические данные для некоторых задач, как если бы информация об их отслеживании не поступала.

7.В конце первой недели, используя команду обновления проекта, перенесите всю невыполненную работу на следующую неделю.

8.Сохраните текущий план проекта как базовый, используя дополнительные базовые планы (от 1 до 10). После выполнения этого задания в вашем проекте должно быть два базовых плана: сохраненный

MS Project: Контрольные вопросы и задания по третьей части

в начале отслеживания проекта и сохраненный после первой недели его выполнения.

9.На второй неделе выполнения проекта используйте для отслеживания ввод повременных данных, причем попробуйте отслеживать задачи как с помощью повременного поля Actual Work (Фактические трудозатраты), так и с помощью повременного поля % Complete (% завершения). Опять вводите информацию о выполнении с несоответствиями плану и вводите фактические данные не для всех задач. Не забывайте перемещать дату отчета при переходе к каждому следующему дню.

10.В конце этой недели с помощью команды обновления проекта пометьте не выполненную, по запланированную работу, то есть задачи, для которых не вводились данные, как завершенную.

Анализ хода работ

1.Добавьте на диаграмму Ганта линию хода выполнения на даты отчета и на последний день первой недели выполнения проекта. Определите, ход выполнения каких задач отклонялся от плана в конце первой недели и ход выполнения каких задач отклоняется от плана в конце второй недели.

2.С помощью индикаторов CPI (ИОС) и SPI ( ИОКП) определите, как соотносится с планом скорость хода работ и темп расходования средств.

3.Если проект превышает бюджет, перепланируйте его, используя более деше-пыс ресурсы или уменьшив количество работ.

4.Если бюджет экономится, определите, как можно его использовать, и внесите соответствующие изменения в план.

5.Если проект отстает от календарного плана, определите меры по ускорению хода работ. Сократите объем работ или привлеките к работе более квалифицированных сотрудников, если это позволяет бюджет.

6.Если ход работ опережает календарный план, используйте преимущество по времени. Можно использовать менее квалифицированных сотрудников для выполнения части оставшихся работ, а на сэкономленные средства выполнить дополнительные работы.

7.Предположим, что заказчик проекта утвердил измененный план проекта в том виде, который он имел в конце первой недели. Настройте расчет освоенного объема с учетом этого базового плана и повторите пункты

17-21.

8.Сравните на диаграмме Ганта новый базовый план с тем, что был сохранен в начале исполнения проекта.

Подготовка отчетов

1. Просмотрите отчет статистики по проекту.

MS Project: Контрольные вопросы и задания по третьей части

2.С помощью одного из стандартных отчетов определите, какие задачи находятся в процессе выполнения.

3.С помощью одного из стандартных отчетов определите, какие задачи запаздывают относительно расписания.

4.С помощью одного из стандартных отчетов определите, какие ресурсы перегружены.

5.Просмотрите отчет движения средств по проекту, сгруппировав данные по месяцам.

6.Создайте отчет для отображения затрат на основные фазы проекта.

7.Подготовьте список дел на ближайший месяц для одного из задействованных в проекте сотрудников.

Совместная работа

1.Установите на своем компьютере программу для совместной работы с помощью почтовой системы.

2.Настройте проект для совместной работы с использованием почтовой системы.

3.Для ресурсов, которые будут исполнять задачи на следующей неделе проекта, определите адреса электронной почты. Если вы работаете в группе, укажите адреса своих коллег, если нет — то собственный адрес.

4.Отправьте задачи на согласование. Полученные после согласования задачи внесите в план проекта и перенесите дату отчета на неделю вперед.

5.Запросите ход выполнения задач и внесите полученные фактические данные в план проекта.

6.Проанализируйте проект по пунктам 17-21.

7.Настройте проект для совместной работы с использованием сервера MS Project Server. При этом некоторые ресурсы должны по-прежнему взаимодействовать только по электронной почте.

8.Создайте себе учетную запись на сервере.

9.Опубликуйте назначения на следующую неделю проекта. Авторизуйтесь под именем ресурсов проекта и подтвердите или отклоните назначения, измените трудозатраты и добавьте свои задачи — одним словом, имитируйте реальное согласование плана.

10.Используя средства делегирования задач, передайте некоторые задачи одного сотрудника другому.

11.Перенесите дату отчета на неделю вперед и внесите в план поступающие фактические данные от ресурсов. Для некоторых сотрудников настройте правила автоматического приема фактических данных.

12.Запросите отчет о состоянии у задействованных в проекте сотрудников и сформируйте отчет группы о состоянии.

MS Project: Контрольные вопросы и задания по третьей части