MS Project: Учет фактических трудозатрат
Учет фактических трудозатрат
Чтобы учесть фактические трудозатраты сотрудника по исполнению задачи, нужно отправить ему особый запрос. Этот запрос представляет собой форму, аналогичную той, что ресурс получает для принятия задачи. В ней нужно указать затраты на выполнение задачи и время, требуемое для ее завершения.
Отправка запроса
Для отправки запроса нужно воспользоваться командой Request Progress Information (Запросить ход выполнения) в меню Collaborate (Совместная работа) или в контекстном меню задачи или ресурса. При этом появится диалоговое окно для отправки запроса о ходе выполнения.
В файле 4.mррмы создали Задачу 1 с объемом работы 24 часа и длительностью 3 дня, на которую назначили ресурс Bogdanov (тот же, что и в предыдущем примере). Затем мы решили запросить у ресурса ход ее выполнения, что и сделали с помощью команды Request Progress Information (Запросить ход выполнения).
Во-первых, в таблице в центре диалогового окна отображаются новые столбцы: Completed (Завершено) и Remaining (Остаток), в которых содержатся данные о завершенных и оставшихся трудозатратах задачи. Из-за этого поле Task Notes (Заметки для задачи) выходит за границы диалогового окна, поэтому если вы хотите сопроводить задачу комментарием, то нужно воспользоваться полосой прокрутки под таблицей.
Во-вторых, внизу диалогового окна можно определить период, за который запрашивается информация о ходе работы. Для этого нужно ввести соответствующие даты в поля from (с) и to (по) параметра Request progress information for period (Запросить сведения о выполнении для периода). Например, на рисунке мы запросили ход выполнения за период с 03.06.02 по 14.06.02. Мы специально выбрали даты, находящиеся раньше планируемого начала задачи и позже планируемого завершения, поскольку зачастую фактическое выполнение работы начинается раньше и заканчивается позже запланированного срока.
MS Project: Учет фактических трудозатрат
Рис. 20.8. Файл 4.mpp после отправки запроса хода выполнения
После того как запрос хода выполнения отправлен ресурсу, индикатор рядом с задачей принимает вид конверта со знаком вопроса и часами. Кроме того, в поле TeamStatus Pending (Ожидается отчет о состоянии работ групп) помещается значение Yes (Да). Это видно на рис. 20.8 и в файле 4.mрр.
Ресурс, которому был направлен запрос, получает сообщение по почте с темой Request Progress Information (Запрос хода выполнения) и, открыв его, он увидит диалоговое окно.
Это диалоговое окно напоминает то, что используется для подтверждения ресурсом участия в выполнении задач, и работает по тем же принципам, отличаясь лишь составом полей в таблице. В таблице присутствует поле Remaining Work (Оставшиеся трудозатраты), а за ним расположены столбцы с датами, в которые нужно ввести объем фактических трудозатрат по задаче за каждую из дат. Эти даты соответствуют интервалу, определенному
MS Project: Учет фактических трудозатрат
руководителем проекта в диалоговом окне создания запроса.
ВНИМАНИЕ Заполняя поля в таблице, важно не забыть правильно ввести оставшиеся
трудозатраты (Remaining Work). Если задача выполнена, то значением этого поля должен быть нуль.
После того как сотрудник ввел данные о фактической работе, их можно отправить назад руководителю, нажав кнопку Send (Отправить), или сохранить и отправить позднее. Сохранить файл можно с помощью кнопки Save and Send Later (Сохранить и отправить позднее), а для отправки в дальнейшем его нужно будет снова открыть и нажать кнопку Send (Отправить).
Обновление проекта
После того как сотрудник отправил заполненную данными таблицу, руководитель получает сообщение с вложением, открыв которое он увидит диалоговое окно для внесения данных в план проекта, аналогичное представленному на рис. 20.5. Отличаться будет только состав полей в таблице. После нажатия кнопки Update Project (Обновить проект) данные будут внесены в файл проекта.
На рис. 20.10 изображен файл 5.mpp после того, как мы обновили его с учетом данных, присланных ресурсом.
MS Project: Учет фактических трудозатрат
Рис. 20.10. Файл проекта после обновления с учетом фактических данных
Фактические данные о трудозатратах видны в нижнем представлении, и они соответствуют введенным в таблицу. Кроме того, после получения ответа поле TeamStatus Pending (Ожидается отчет о состоянии работ групп) приняло значение No (Нет).
ПРИМЕЧАНИЕ
Как вы помните, при подсчете длительности задач MS Project не учитывает перерывы в выполнении и нерабочие дни. Поэтому значение поля Duration (Длительность) Задачи 1 в файле 5.mpp равно 3 дням, хотя по календарю задача длится 4 дня — ведь в третий день из четырех работы не проводились, и поэтому он считается перерывом в выполнении.