27. Документы, таблицы, справочники

27.1. { xe "Комментарии" }Стандартная страница «Комментарий»

Служит для ввода любого пояснительного текста к объекту, который вводится в текстовое поле внутри диалогового окна.

27.2. Документы

27.2.1. { xe "Документ" }Документ

Документ содержит структурированную информацию, используемую в проекте, например, данные по расходу материалов, производительности ресурсов и так далее.

Пиктограммы документов отображаются в правой части «Документы» Главного окна программы. Все документы подразделяются на три группы:

-Произвольные документы

-Отчеты

-Справочники:

-Материалы,

-Ресурсы,

-Стоимостные составляющие,

-Производительности ресурсов на назначениях,

-Загрузки ресурсов на назначениях,

-Расходы материалов и стоимостей на операциях,

-Расходы материалов и стоимостей на назначениях (на объем),

-Расходы материалов и стоимостей на назначениях (на количество),

-Роли ресурсов,

-Мультиресурсы,

-Периоды стоимостей,

-Периоды материалов,

-Периоды ресурсов,

-Недели,

-Календарные исключения,

-Календари,

-Центры материалов,

-Центры ресурсов,

-Центры стоимостей,

-Сверхурочные,

-Пользователи,

-Права доступа,

-Связи,

262

-Корпоративные справочники,

-Сценарии,

-Фильтры,

-Формулы,

-Шаблоны печати,

-Шаблоны отчетов,

-Шаблоны стоимостного анализа,

-Шаблоны отчетов трендов,

-Шаблоны отчетов по отклонениям.

Каждый документ представляется в программе при помощи таблицы.

Из документов и справочников можно переносить данные в проекты или другие документы. Главное меню документа состоит из следующих пунктов:

Документ

Свойства – позволяет редактировать код, название, версию и тип документа, вызывая диалоговое окно свойств документа.

Сохранить Ctrl-S – позволяет сохранить документ.

Сохранить как – открывает диалоговое окно проектов и документов для сохранения открытого документа под другим кодом и/или версией или в другое хранилище.

Добавить из других документов – открывает диалоговое окно для добавления строк и колонок из других документов.

Отправить по e-mail – подготавливает письмо для отправки с помощью установленной по умолчанию почтовой программы, присоединяя к нему данный документ как вложение.

Закрыть – позволяет закрыть документ.

Таблица

Настройка – вызываетcя диалоговое окно настройки таблицы, которое предназначается для установки в таблице документа стандартного набора колонок, образованного при его создании. При этом все колонки, добавленные пользователем, скрываются (без удаления из внутренней базы данных).

Просмотр перед печатью – вызывает окно предварительного просмотра таблицы.

Сохранить конфигурацию – сохраняет основные характеристики таблицы: набор колонок в той последовательности, которая высвечивается на экране, их ширину, расположение разделителей. Значение ячеек при этом не сохраняется.

Загрузить конфигурацию – загружает сохраненные ранее характеристики таблицы. Экспорт таблицы в файл – экспортирует таблицу в файл в формате CSV или HTML. Экспорт таблицы в базу данных – производит экспорт таблицы в базу данных. Экспорт таблицы в Excel – производит экспорт таблицы в Excel.

Действие

Формулы – открывает диалоговое окно формул.

Сценарий

Создать – открывает диалоговое окно сценария для создания, редактирования и сохранения сценария в файл.

Выполнить из файла – позволяет выбрать ранее сохраненный в файл сценарий.

Операции с колонками таблицы:

Показать колонки Insert – позволяет выбрать колонки для показа на месте перед активной с помощью диалогового окна выбора полей.

Скрыть колонки Delete – скрывает выделенные колонки из таблицы (без удаления из внутренней базы данных).

263

Автоподбор ширины всех колонок Ctrl+Shift+W – автоматически устанавливает ширину всех колонок таблицы, исходя из максимального количества символов в строках с данными каждой колонки.

Поиск/Замена Ctrl-S – позволяет найти в таблице ячейку, значение которой соответствует условиям, заданным в диалоговом окне поиска и замены.

Повторный поиск/Замена Ctrl-N – продолжает поиск строки, указанной в диалоговом окне поиска и замены.

Отсортировать по колонке Ctrl+O – устанавливает порядок строк в документе, сортируя данные в выделенной колонке по возрастанию.

Отсортировать по нескольким колонкам – позволяет отсортировать данные в документе сразу по нескольким колонкам, открывая диалоговое окно сортировки.

Отменить сортировку Ctrl+Shift+ O – отменяет последнюю сортировку данных.

Операции со строками таблицы:

Создать Ins – добавляет новую строку в таблицу,

Удалить Delete – удаляются выделенные строки. Перед удалением строки из таблицы появляется предупреждающее сообщение.

Выделить все строки – выделяются все строки документа.

Фильтры

Применить – открывает диалоговое окно для создания, редактирования и применения фильтров.

Фильтр по выделенным – позволяет отфильтровать содержимое документа по выделенным строкам (в открывшемся окне задается, оставлять или скрывать выделенные строки документа).

Восстановить – отменяет действие примененного фильтра.

Перенос

Перенос данных – открывает диалоговое окно переноса данных, в котором задаются параметры переноса: куда следует переносить данные, метод переноса и так далее.

Для вызова наиболее часто используемых команд окно документа имеет панель инструментов:

Контекстная справка – вызывает контекстную справку.

Главное окно – при нажатии на эту кнопку вызывает главное окно программы и делает его активным.

Открыть – вызывает диалоговое окно для открытия проектов и документов, сохраненных на диске.

Сохранить – сохраняет документ.

Просмотр перед печатью – вызывает окно предварительного просмотра таблицы.

Настройка – вызывается диалоговое окно настройки таблицы, которое предназначается для установки в документе стандартного набора колонок, образованного при его создании. При этом все колонки, добавленные пользователем, скрываются (без удаления из внутренней базы данных).

Отменить последнее действие – отменяет последнее выполненное действие (см. Протоколирование действий).

27.2.2. { xe "Документ" }Произвольный документ

В программе предусмотрена возможность создания документов, в которых содержится произвольная информация. Произвольный документ может создаваться из Главного окна программы. Для этого в меню главного окна следует выбрать пункт Проект –> Создать документ –> Новый. В созданном документе образуется единственное поле A, которое является ключевым.

Кроме того, произвольные документы можно создавать из таблиц проекта. Для этого в меню Таблица следует выбрать пункт Скопировать как новый документ. В произвольный документ переносятся все объекты, присутствующие в таблице.

После создания произвольного документа его окно активизируется, а пиктограмма документа появляется в правой части главного окна.

Из произвольного документа можно переносить данные в любую таблицу проекта или в другой документ.

264

27.2.3. { xe "Документ" }{ xe "Документ,создание из таблицы" }Создание произвольного документа из таблицы проекта

Из всех таблиц проекта можно создавать произвольные документы. Для этого в меню Таблица следует выбрать пункт Скопировать как новый документ. В открывшемся диалоговом окне настройки экспорта таблицы можно указать, какие поля таблицы следует экспортировать.

После создания произвольного документа его окно активизируется, а пиктограмма документа появляется в правой части главного окна. В произвольный документ переносятся все объекты, присутствующие в таблице. Ключевым полем в созданном документе является поле Код.

27.2.4. { xe "Документ" }{ xe "Документ,открытие" }Открытие документа

Для открытия документа необходимо:

1.Вызвать из главного окна программы диалоговое окно проектов и документов, выбрав в главном меню пункт Проект и далее Открыть, либо нажатием кнопки F3.

2.Нажать на кнопку Документы.

3.Выбрать хранилище, в котором находится документ.

4.Выбрать Код/Название и Версию документа.

5.Нажать кнопку Открыть. При открытии документа его пиктограмма попадает в правое поле главного окна. Примечание: нельзя дважды открыть один и тот же документ.

27.2.5. { xe "Документ" }{ xe "Документ,создание" }{ xe "Создание документа" }Создание нового документа

Для создания нового документа необходимо:

1.В главном окне программы из меню Проект выбрать пункт Создать документ–>Новый.

2.В открывшемся диалоговом окне указать свойства создаваемого документа.

3.Нажать на кнопку ОК. Новый документ будет создан, а в главном окне появится его пиктограмма.

По умолчанию вновь созданный документ имеет тип «Произвольный документ или справочник» и содержит одно поле и одну строку.

Если необходимо создать справочник определенного типа, то в диалоговом окне свойств документа следует в поле Тип выбрать название справочника и нажать ОК.

Примечание: Если в программе создано несколько документов, то текущим является тот, чья пиктограмма выделена в главном окне.

27.2.6. { xe "Документ" }{ xe "Документ,сохранение" }{ xe "Сохранение документа" }Сохранение документа

Сохранение документа может производиться либо из его окна, либо из главного окна программы.

В первом случае надо нажать на кнопку панели инструментов или выбрать в меню пункт Документ–>Сохранить. При сохранении документа из главного окна программы необходимо вызвать всплывающее меню документа нажатием правой кнопки мыши на его пиктограмме и выбрать в нем пункт Сохранить.

Документ будет сохранен без изменения его кода и номера версии (вновь созданный документ сохраняется с кодом «новый», версией «1» и названием «Без названия» и заносится в хранилище Справочники, которое соответствует группе объектов Документы – см. Диалоговое окно проектов и документов).

Примечание: в диалоговом окне параметров существует опция Сохранять предыдущую копию, с помощью которой файл с предыдущей версией документа резервируется в папку Backup, расположенную внутри каждой папки хранилища. Такое резервирование выполняется при каждом сохранении документа.

27.2.7. { xe "Сохранение документа" }{ xe "Документ,сохранение" }Сохранение документа с изменением его кода и/или версии

Для сохранения документа с изменением его кода и/или версии необходимо выполнить команду Сохранить как…, которую можно вызвать либо из меню Документ, либо используя всплывающее меню документа в главном окне программы.

При этом вызывается диалоговое окно проектов и документов, в котором следует ввести новый код и номер версии документа. После нажатия кнопки ОК документ записывается с другим кодом и/или версией. Если документ с таким кодом и версией в хранилище уже существует, появляется запрос «Проект или документ с таким кодом уже существует в хранилище. Переписать?». В случае положительного ответа документ перезаписывается.

Используя команду Сохранить как… можно сохранять документы в другое хранилище. Для этого в диалоговом окне проектов и документов надо в списке Хранилище выбрать название хранилища, в которое будет сохранен документ, и нажать кнопку ОК.

265

27.2.8. { xe "Диалоговое окно" }Диалоговое окно свойств документа

При помощи данного диалогового окна задаются свойства документа: Название, уникальный Код документа, номер

Версии, Комментарий и Тип.

Тип документа выбирается из ниспадающего списка:

-Произвольный документ или справочник,

-Материалы,

-Ресурсы,

-Стоимостные составляющие,

-Производительности ресурсов на назначениях,

-Загрузки ресурсов на назначениях,

-Расходы материалов и стоимостей на операциях,

-Расходы материалов и стоимостей на назначениях (на объем),

-Расходы материалов и стоимостей на назначениях (на количество),

-Роли ресурсов,

-Мультиресурсы,

-Периоды стоимостей,

-Периоды материалов,

-Периоды ресурсов,

-Недели,

-Календарные исключения,

-Календари,

-Центры материалов,

-Центры ресурсов,

-Центры стоимостей,

-Сверхурочные,

-Пользователи,

-Права доступа,

-Связи,

-Корпоративные справочники,

-Сценарии,

-Фильтры,

-Формулы,

-Шаблоны печати,

-Шаблоны отчетов,

-Шаблоны стоимостного анализа,

-Шаблоны отчетов трендов,

-Шаблоны отчетов по отклонениям.

266

При помощи кнопки Настройка переноса данных открывается диалоговое окно настройки переноса, в котором можно задать, по каким полям осуществляется перенос информации, изменить коды переносимых полей в целевой таблице и прочее.

В поле Хранилище отображается название хранилища, в котором сохранен документ.

27.2.9. { xe "Документ" }{ xe "Всплывающее меню объекта" }Всплывающее меню документа

Вызывается из главного окна программы нажатием правой кнопки мыши на пиктограмме документа.

Состоит из пунктов:

-Свойства – позволяет редактировать свойства документа. При выборе данного пункта меню вызывается диалоговое окно свойств документа, в котором указываются: код, название, тип, версия и комментарии к документу.

-Открыть – открывает документ.

-Сохранить Ctrl-S – позволяет сохранить активный документ.

-Сохранить как – сохраняет документ с другим кодом и/или версией, открывая диалоговое окно проектов и документов.

-Закрыть – позволяет закрыть активный документ.

27.2.10. { xe "Документ" }{ xe "Документ,перенос данных" }{ xe "Перенос данных" }{ xe "Справочник" }{ xe "Справочник,перенос данных" }Перенос данных из документов

Данные из документа или справочника могут быть перенесены в любые проекты и документы, а также в колонки проектов и документов Перенос данных может производиться из всего документа, из его отфильтрованной (видимой) части или из

определенных (выделенных) строк.

Как правило, перенос данных осуществляется через ключевое поле, которое в документе может быть только одно. Но в некоторых документах ключевое поле отсутствует (такими документами являются, например, справочники Периодов, справочник Связи, произвольные справочники и прочие) и перенос данных осуществляется сразу по нескольким полям – по связующим полям.

Если перенос осуществляется через ключевое поле, то в документе или таблице проекта, куда переносятся данные, должно присутствовать поле, код которого совпадает с кодом ключевого поля исходного документа. Значение этого поля также должно совпадать со значением ключевого поля исходного документа.

Если в исходном документе ключевое поле не задано, то в диалоговом окне свойств колонки следует включить соответствующую опцию. Кроме того, для всех колонок документа, данные из которых должны быть перенесены, в этом же диалоговом окне должна быть включена опция Использовать при переносе.

Коды полей исходного документа, значения которых переносятся, должны совпадать с кодами полей изменяемого документа или таблицы проекта.

Для переноса данных следует в главном меню документа или справочника выбрать пункт Перенос–>Перенос данных. В открывшемся диалоговом окне переноса данных следует задать необходимые параметры переноса и нажать ОК. Перенос данных будет выполнен.

Примечание: Если в рамке Куда переносить диалогового окна настройки переноса выбраны опции В проекты или В документы, то данные переносятся в строки таблиц выбранных проектов или в строки выбранных документов. При выборе опций В колонки таблиц проектов или В колонки документов, в правую часть изменяемого документа или таблицы проекта будут добавлены поля, соответствующие переносимым строкам исходного документа. Например, в справочник расходов материалов можно добавить колонки с названиями материалов из справочника по материалам. Если в изменяемом документе или таблице проекта уже есть такие поля, они не добавляются.

267

27.2.11.{ xe "Диалоговое окно" }Диалоговое окно переноса данных

Данное окно открывается после выбора в меню документа или справочника пункта Перенос и далее подпункта Перенос данных. Окно предназначено для настройки параметров переноса данных.

Вполе Документ отображается Код, номер Версии и Название документа или справочника, из которого переносятся данные.

Включение одной из опций в рамке Куда переносить определяет, куда переносятся данные:

- В проекты или В документы – данные будут перенесены в строки таблиц выбранного проекта или в строки документа.

- В колонки таблиц проектов или В колонки документов – данные будут перенесены в колонки выбранных проектов или документов.

Проекты и документы, в которые будут перенесены данные, следует предварительно открыть в Главном окне программы. Открытые проекты и документы отображаются в левом нижнем поле диалогового окна. Перед переносом данных те проекты и документы, в которые будет переноситься информация, необходимо выделить в данном поле.

Если данные переносятся В проекты или В колонки проектов, то в правом нижнем поле диалогового окна отображаются Таблицы проекта для переноса данных.

Врамке Метод выбирается метод переноса:

-Перенос данных в существующие строки – включение этой опции означает, что перенос данных будет производиться только в существующие строки изменяемого проекта/документа, не создавая в нем новые.

-Если строка не существует - создать новую – в случае отсутствия в изменяемом проекте/документе строки, значение ключевого поля которой совпадает со значением ключевого поля исходного документа, в изменяемом

документе/таблице проекта будет создана новая строка.

Врамке По каким полям переносить задается, по Ключевому полю осуществляется перенос данных или по группе нескольких полей (опция По связующим полям).

Врамке Что переносить можно выбрать, переносить ли Весь документ, Отфильтрованные строки (данная опция становится активной, если к документу применен фильтр) или Выделенные строки.

При переносе данных в колонки документов или таблиц проектов становится активной рамка Колонки. В ней, в зависимости от переносимых значений, задается тип создаваемых колонок: Число, Текст или Дата-Время.

268

27.2.12. { xe "Диалоговое окно" }Диалоговое окно настройки переноса данных

Данное диалоговое окно предназначено для задания необходимых параметров переноса данных из документов и справочников.

Данное окно открывается из диалогового окна свойств документа при помощи кнопки Настройка переноса данных.

27.2.13. { xe "Диалоговое окно" }Диалоговое окно сортировки по нескольким колонкам

Данное диалоговое окно предназначено для сортировки данных по нескольким колонкам таблицы, если в колонках необходимо сгруппировать данные по последовательности их признаков.

Данное диалоговое окно можно открыть, выбрав в главном меню таблицы пункт Действие–>Отсортировать по нескольким колонкам, либо вызвав всплывающее меню любой колонки таблицы и выбрав в нем соответствующий пункт.

В открывшемся диалоговом окне с помощью кнопки Добавить можно выбрать колонки для сортировки. Названия и коды выбранных полей отображаются в поле списка.

Кнопка Удалить предназначена для удаления выделенного поля из списка полей, предназначенных для сортировки. Стрелками Вверх–Вниз меняется последовательность колонок, по которым будет проходить сортировка.

Для того чтобы задать порядок сортировки внутри каждой колонки, следует выделить название поля в списке и в рамке Порядок выбрать одну из опций: Возрастание или Убывание.

269