Тема 4. Язык и стиль распорядительных и инструктивно-методических документов. Особенности lделовых писем

Зад.1.Выполните данный ниже тест.

1. К распорядительным документам не относятся:

а)постановление, указание, приказ;

б)указание, решение, распоряжение;

в)постановление, акт, указание;

г)решение, приказ, постановление.

2. Распоряжения подразделяются на следующие виды:

а) распоряжение длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретных

вопросов;

б) распоряжения административно-хозяйственного характера и распоряжения

правового характера;

в)самостоятельные распоряжения и распоряжения, связанные с исполнением

приказов и инструкций;

г)распоряжения, направленные на деятельность отдельных лиц, и

распоряжения, регламентирующие деятельность организаций.

3. Отличительной особенностью распоряжения является:

а)направленность содержания документа на производственные вопросы;

б)обязательное наличие в документе нескольких подписей;

в)отнесённость к деятельности коллегиального органа;

г)наличие в документе сложных синтаксических конструкций.

4. При оформлении указания не обязательно:

а) подписывать документ;

б) использовать в начале распорядительной части слово ПРЕДЛАГАЮ;

в) присваивать документу порядковый номер в пределах календарного года;

г) использовать бланки формата А5.

Зад.2.Какие виды распорядительных документов необходимо создать в следующих ситуациях:

1. Вы директор фирмы. Вам необходимо одного сотрудника уволить, а другого – принять на работу.

2. Вы председатель правления садоводства «Гранит». Вам необходимо довести до сведения членов садоводческого товарищества информацию о том, что на последнем заседании правления установлены новые правила ремонта автодорог на территории садоводства.

3. Вы ректор университета. Вам пришёл приказ из Министерства образования и науки, необходимо разъяснить подчинённым порядок его выполнения.

Зад. 3.Следуя образцам распорядительных и инструктивно-методических документов, создайте тексты распорядительных документов для ситуаций, предложенных в зад.2.

Зад.4. Выполните данный ниже тест.

1. При подписании и выполнении контракта используют:

а) циркулярные письма;

б) коммерческие письма;

в)многоаспектные письма;

г) нерегламентированные письма.

2. Деловое письмо должно включать следующие части:

а) реквизиты адресанта, реквизиты адресата, резолюцию руководителя, заголовочную

часть, текст письма;

б) герб РФ, реквизиты адресата, резолюцию руководителя, текст письма, подписи

составителей;

в) реквизиты отправителя и получателя, резолюцию руководителя, заголовочную

часть, подписи составителей;

г) реквизиты адресанта и адресата, резолюцию руководителя, заголовочную часть,

текст письма, подписи составителей;

3. Письмо-оферта пишется с целью:

а) добиться возмещения убытков;

б) получить информацию о товарах и услугах, предлагаемых продавцом,

или получить коммерческое предложение;

в) дать ответ на полученное письмо.

г) сделать коммерческое предложение

4. Текст письма не может быть написан:

а) от третьего лица множественного числа: Просят Вас выслать…;

б) от третьего лица единственного числа: Ремонтно-монтажный трест «Страймакс»

просит выслать…;

в) от первого лица единственного числа: Прошу выслать…;

г) от первого лица множественного числа : Просим выслать … .

Зад.5.Определите, какие типы официальных писем (гарантийное, сопроводительное, напоминание, подтверждение, сообщение, приглашение, рекламация) могли бы начинаться указанными языковыми формулами. Закончите фразы.

1.На ваш запрос сообщаем__________________________________________

2.С благодарностью подтверждаем получение__________________________

3.Фирма гарантирует, что ___________________________________________

4.Высылаем инструкцию по сборке ___________________________________

5.К сожалению, мы вынуждены отклонить Ваше предложение о ___________

6.Сообщаем о наличии на оптовом складе нашего предприятия ___________

7.Мы официально заявляем Вам рекламацию на _________________________

8.Приглашаем Вас принять участие ____________________________________

9.Предлагаем Вам произвести оплату ___________________________________

10.Напоминаем, что сроки поставки груза ________________________________

Зад.6. Обратите внимание на композицию и речевое оформление деловых писем

Композиция и языковые клише деловых писем

Структура текста	Речевые конструкции
1.Обращение Используется стандартное Обращение (должность, фамилия, имя отчество). Возможно использование прилагательных. Если не предполагается конкретное лицо, обращение можно опустить	Уважаемый… господин Иванов! господин (глубокоуважаемый: директор! к человеку заслужен- ному, занимающему высокое обществен- ное положение) Дорогой… Фридрих! (к хорошо знакомому господа! адресату) дамы и господа! Уважаемые… коллеги!
2.Вводная часть Излагается повод для письма	В связи с … Согласно контракту от 21.01.11 №15/10… Нами рассмотрены Ваши предложения В соответствии с Вашим письмом…
3.Основная часть Формулируется главная цель письма (что вы хотите сообщить; что вы хотите узнать); сообщение; предложение; отказ; претензия (рекламация); ответ; запрос; просьба; гарантия; напоминание; приглашение; благодарность. Суть дела излагается от первого лица. Необходимо чёткое деление на абзацы (абзац – замкнутая смысловая единица)	Рады сообщить Вам… Информируем Вас о том, что… Извещаю (-ем), что… Ставлю (-им) Вас в известность, что… Сообщаю (-ем) Вам , что… Имеем честь предложить Вам… К сожалению, мы не можем принять… Компания не может принять Ваши условия… (Официально) заявляем Вам рекламации на …/ в отношении… Направляем Вам рекламационный акт… Мы вынуждены поставить Вас в известность, что… Доводим до Вашего сведения… Со своей стороны мы хотели бы попросить Вас… Просим рассмотреть вопрос/подтвердить заказ/сообщить о решении… Прошу (просим) ответить… Просим выслать… Направляем Вам… Высылаем Вам… Напоминаем Вам… Подтверждаю(-ем), что… УВД Октябрьского района г. Тамбова уведомляет Вас…
4. Заключение	Надеемся получить ответ в ближайшее время… Просим ответить в двухнедельный срок… Ожидаем Вашего согласия… Выражаем надежду (надеемся) на дальнейшее сотрудничество (продолжение нашего сотрудничества)… Заранее благодарны… Искренне Ваш… С уважением… Выражаю свою признательность за оказанное содействие… и заверяю, что… Предоставленная Вами информация будет иметь большое значение в деле развития… и взаимовыгодного сотрудничества

Зад. 7.Прочитайте текст делового письма – предложения. Найдите языковые клише.

ОАО «Гелиос» Директору

Россия, 392014, ЗАО «Тамбовнефтепродукт»

г. Тамбов, ул. Достоевского, д.72. Плотникову А.В.

Тел.(4752)73-40-98 392016, г. Тамбов

Факс:(4752) 73-41-98 ул. Никольская, д.1

e-mail:gel@mail.ru

03.04.2012 № 2/5

Предложение принять участие

в долевом строительстве

Уважаемый Андрей Васильевич!

Прошу Вас рассмотреть предложение о взаимном сотрудничестве в долгосрочном инвестировании строительства жилого комплекса «Микрорайон Московский», а также принять участие в долевом строительстве на договорной основе.

Фирмы-сотрудники: «Мосжилстрой», ОАО «Гелиос».

Надеемся, что наше будущее сотрудничество окажется взаимовыгодным.

Будем признательны за быстрый ответ.

Генеральный директор ОАО «Гелиос» И.И.Петров

Зад.8а)Проанализируйте текст данного ниже письма. Определите его вид. Выявите неточности и ошибки, допущенные составителем данного письма.

Гостиница «Приют»

Директору Петрову И.П.

Иван Петрович!

Вы обещали нам 30 номеров во вверенной вам гостинице для участников нашего семинара специалистов социальной сферы на тему «Перспективы развития сервиса в России».

Как вы знаете, семинар состоится с 10 по 12 мая, а до сих пор нет подтверждения, как договаривались, а предоплату мы уже сделали.

Прошу согласно договора срочно подтвердить наши места и сообщить, какие именно.

Директор А.И. Ивочкин

Главбух Кочкина А.В.

б) Отредактируйте текст письма и запишите исправленный вариант.

Зад.9.Напишите ответ на письмо клиента.

Уважаемый господин директор!

По путевке вашей фирмы я отдыхала в Турции с 7 по 14 июля 2011 года. В целом я осталась довольна своим отдыхом, но настроение испортили обидные просчеты сотрудников. Во-первых, когда мы обсуждали с менеджером детали тура, меня заверили, что номер в гостинице будет с кондиционером. Но кондиционера не оказалось. На мои претензии, высказанные представителю фирмы в Кемере, я получила грубый ответ: «Вы же обходитесь у себя в Ростове без кондиционера и ничего: жива-здорова».

Во-вторых, за мной забыли подать транспорт в гостиницу, как предусмотрено договором, и я вынуждена была взять такси, чтобы не опоздать к вылету. Это стоило мне 100 долларов и нервный стресс.

Прошу вас разобраться с неорганизованностью и некорректностью сотрудников фирмы и компенсировать нанесенный мне материальный и моральный ущерб в сумме 200 долларов.

Мария Андреева

17. 07. 2011 г. г. Ростов-на-Дону, Степная, 46, кв. 380.

Зад.10. Составьте письмо, ответом на которое могло бы быть данное письмо.

Уважаемый Сергей Петрович!

С благодарностью подтверждаем получение Вашего письма с приложенными каталогами и сообщаем, что этот информационный материал мы направили на рассмотрение нашим заказчикам.

В случае проявления ими интереса к изделиям Вашей фирмы мы сообщим об этом дополнительно.

С уважением (подпись)

Зад. 11.Составьте коммерческое письмо, в которомсообщите, что Вы уже получили образцы товаров,поблагодаритеза своевременный ответ на Ваше письмо,попроситевыслать Вам новый прейскурант. В конце письмавыразите надеждуна скорый ответ.

Зад. 12. Несколько дней назад вы купили мебель со скрытым дефектом. Напишите письмо –претензию в адрес продавца мебельного магазина.

Зад.13. Представьте, что герои пушкинских сказок оформляли свои отношения в письменном виде. Какой вид письма следовало бы выбрать в приведенных ниже ситуациях? Назовите ключевые слова выбранных жанров и характерные для этих видов писем языковые обороты.

1.От имени зеркальца? От имени царицы?

На девичник собираясь,

Вот царица, наряжаясь

Перед зеркальцем своим,

Перемолвилася с ним:

«Я ль, скажи мне, всех милее,

Всех румяней и белее?»

Что же зеркальце в ответ?

«Ты прекрасна, спору нет;

Но царевна всех милее,

Всех румяней и белее».

2. От имени Балды и от имени чертей?

Балда, с попом понапрасну не споря,

Пошел, сел у берега моря;

Там он стал веревку крутить

Да конец ее в море мочить.

Вот из моря вылез старый Бес:

«Зачем ты, Балда, к нам залез?»

«Да вот веревкой хочу море морщить, да вас, проклятое племя, корчить».

Беса старого взяла тут унылость.

«Скажи, за что такая немилость?»

«Как за что? Вы не плотите оброка, не помните положенного срока;

Вот ужо будет нам потеха,

Вам, собакам, великая помеха».

«Балдушка, погоди ты морщить море,

Оброк сполна ты получишь вскоре.

Погоди, вышлю к тебе внука».