Формы бухгалтерского учета

ФОРМЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

Форма бухгалтерского учета — определенная организация формирования информационной системы, обеспечивающая в строго установленной последовательности и взаимосвязи со­вмещение хронологической и систематической записей, синте­тического и аналитического учета для целей текущего контро­ля за фактами хозяйственной жизни (экономических событий) и составления отчетности.

Информационная система зависит от соответствующей схе­мы документооборота, структурного состава подразделений предприятия и интенсивности потоков информации.

История развития бухгалтерского учета — это история по­иска более совершенных форм оптимального обобщения инфор­мации для нужд управления.

В современном бухгалтерском учете применяются следую­щие формы бухгалтерского учета:

• мемориально-ордерная;

• журнально-ордерная;

• автоматизированная (диалоговая);

• упрощен­ная.

Мемориально-ордерная форма в настоящее время имеет ограниченное применение. Ее суть: каждый сводный первич­ный учетный документ (например, ведомость начисления за­работной платы за отчетный месяц) сопровождается выпиской отдельной справки — мемориального ордера с указанием в нем корреспонденции счетов. Мемориальный ордер записывается в контрольно-шахматный журнал, заменяющий Главную кни­гу.

Применяется вариант, при котором вначале мемориальные ордера записываются в регистрационный журнал. Контрольное значение его состоит в сверке итогов в конце месяца с итогами оборотов по дебету и кредиту всех синтетических счетов, исчис­ленных в оборотной ведомости по синтетическим счетам. Данные регистрационного журнала в дальнейшем служат основа­нием для заполнения Главной книги. В ней для каждого счета по дебету и кредиту предусмотрены графы для заполнения ито­гов мемориальных ордеров в разрезе каждого корреспондирую­щего счета.

Разновидностью мемориально-ордерной формы учета яв­ляется «Журнал-Главная» Здесь аналитический учет ведется в книгах. Изменена структура учетного регистра синтетического учета. В нем на отдельном развороте листа в хронологическом порядке по каждому мемориальному ордеру приведена общая сумма с разбивкой по дебету и кредиту корреспондирующих счетов. Данный регистр принято называть книгой главных сче­тов— «Журнал-Главная». Сходство с мемориально-ордерной формой учета состоит в том, что первые три колонки книги (по­рядковый номер мемориальных ордеров, дата ордеров и сумма по мемориальным ордерам) полностью соответствуют строению регистрационного журнала. Следующие колонки книги предназ­начены для систематической записи по синтетическим счетам. Каждая колонка отводится на один счет, которая в свою оче­редь разбивается на две графы «дебет» и «кредит». Если разво­рот листа формы «Журнал-Главная» недостаточен для регист­рации всех мемориальных ордеров, используются вкладные листы.

Форма учетного регистра «Журнал-Главная» представлена на схеме 1.

Содержание формы «Журнал-Главная» позволяет исклю­чить составление оборотной ведомости по синтетическим сче­там.

Данная форма учета применяется на небольших приедприятиях.

Схема 1

Достоинства, присущие форме «Журнал-Главная» в виде простоты, наглядности учетных регистров, в определенной мере теряются в связи с ее недостатками. Основными из них явля­ются:

• наличие мемориальных ордеров, выступающих как проме­жуточное звено между первичными документами и учетны­ми регистрами;

• громоздкость аналитического учета;

• дублирование учетных записей в различных регистрах;

• трудности во внедрении машинного способа обработки учет­ных данных и как следствие постоянное отставание анали­тического учета от синтетического.

Отмеченные недостатки в значительной мере устраня­ются при использовании журнально-ордерной формы уче­та, которая является продолжением журнальных форм уче­та.

Отличительными признаками журнально-ордерной фор­мы. учета являются:

1. Принцип накапливания учетных данных первичных доку­ментов и их систематизация путем составления накопи­тельных и группировочных ведомостей. Соблюдение дан­ного принципа позволяет отразить все подлежащие учету средства и все хозяйственные операции по использованию в финансово-хозяйственной деятельности организации средств за отчетный период. В связи с этим отпадает не­обходимость в составлении громоздких мемориальных ор­деров.

2. Основные учетные регистры — журналы-ордера, вспомо­гательные ведомости и специальные разработочные табли­цы. Журналы-ордера ведутся по кредитовому признаку, т.е. экономическое событие регистрируется в данном учет­ном регистре по кредиту одного счета по вертикали с де­бетом другого по горизонтали. Кредитовый признак рас­крывает большие возможности в установлении причины экономических событий.

В целях исключения дублирования записи в журналах-ор­дерах, в которых формируются кредитовые обороты в коррес­понденции с дебетом счетов денежных средств, производятся, как правило, по данным соответствующих ведомостей итога­ми за отчетный период.

Указанная выше особенность по ведению учета денежных средств тем не менее не отрицает общую методологию, харак­терную для журнально-ордерной формы счетоводства, а имен­но: хронологическая и систематическая запись хозяйственных операций ведется одновременно, как единый рабочий процесс.

Общая схема журнально-ордерной формы учета преду­сматривает следующую организацию документооборота

Как видим, входная информация с первичных учетных до­кументов либо подвергается группировке в накопительных ве­домостях, либо сразу записывается в соответствующие журна­лы-ордера.

Информация, содержащаяся в Главной книге и других учет­ных регистрах, в дальнейшем используется для составления бух­галтерского баланса и других форм отчетности.

Для организаций малого бизнеса, имеющих простой техно­логический процесс производства продукции, выполнения ра­бот, оказания услуг и незначительное количество хозяйствен­ных операций (как правило, не более 100 в месяц), Министер­ство финансов РФ разработало упрощенную форму бухгалтерс­кого учета.

Организация учета по упрощенной форме построена на ос­нове рабочего плана счетов, разрабатываемого каждым малым предприятием исходя из типового Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Типовых рекомендаций по организации бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства (приказ МФ РФ от 21 12 98 г № 64н).

Упрощенная форма учета может вестись по:

• простой форме бухгалтерского учета (без использования учетных регистров имущества малого предприятия),

• по форме с использованием регистров бухгалтерского уче­та имущества малого предприятия.

Простой вариант упрощенной формы бухгалтерского учета без использования учетных регистров применяется в том случае, когда на малом предприятии совершается незначи­тельное количество хозяйственных операций (как правило, не более 30 в месяц) и содержанием хозяйственного процесса не является сфера материального производства, т е не имеет ме­сто выпуск продукции и выполнение отдельных видов работ; оно может вести учет всех хозяйственных операций только в Книге (журнале) учета фактов хозяйственной деятельности.

Помимо этой Книги для учета расчетов с персоналом по оплате труда и подоходному налогу с бюджетом малое пред­приятие должно также вести ведомость учета заработной пла­ты.

Применение электронно-вычислительных машин (ЭВМ) по­зволило автоматизировать рабочее место бухгалтера и поднять на новый уровень процесс измерения и регистрации хозяйствен­ных операций. Результатом этого явилось создание принципи­ально новой формы бухгалтерского учета, которая получила на­звание «автоматизированной».

Более правильным представ­ляется назвать ее диалоговой, поскольку ЭВМ на современном уровне их применения из вспомогательного средства становят­ся определяющим фактором организации учетного процесса.

Учет может осуществляться путем заполнения журнала хо­зяйственных операций. Однако формирование корреспонденции счетов может отражаться в данном журнале и после заполне­ния первичных документов.

Быстрота и удовлетворение различных пользователей в со­ответствующей информации на основе единого ее массива — от­личительная черта автоматизированной формы бухгалтерского учета.

Новый этап в автоматизации бухгалтерского учета связан с появлением новой версии программы «1С: Бухгалтерия 7.8». С ее помощью стал возможным многомерный и многоуровневый аналитический учет, обеспечивший более тесное взаимодействие функциональных и инструментальных подходов при разработ­ке этой версии, интеграцию функций ведения внутреннего (уп­равленческого) и финансового учета.