2.4. Документальное оформление операций по отгрузке товаров со складов и транзитом

Организации оптовой торговли реализуют товары организациям розничной торговли, общественного питания, детским, лечебно-оздоровительным, сельско­хозяйственным организациям, индивидуальным предпринимателям и другим хозяйствующим субъектам. Отпуск товаров покупателям производится оптовыми организациями на основании заключенных с ними договоров по предварительно представленным заказам и заявкам.

При оптовой торговле существуют две основные формы оптовой реализации товаров:

• реализация товаров со склада оптовой организации (складской оборот);

• реализация товаров транзитом (транзитный оборот).

Наличие различных видов реализации товаров влечет за собой различное документальное оформление хозяйственных операций по их отгрузке. Кроме того, это оформление зависит и от места отправки товаров. Отпуск товаров со складов поставщиков может производиться:

• непосредственно представителю покупателя;

• отправлением товара по железной дороге, воздушным или водным путем;

• автомобильным транспортом.

Отгрузка товаров со складов поставщиков производится в основном автомо­бильным транспортом непосредственно до потребителя либо до станции желез­ной дороги, аэропорта либо водной пристани при помощи централизованного завоза (вывоза) грузов или через представителя покупателя (автотранспортом покупателя).

Так как транспортировка товаров со складов оптовых организаций выполня­ется автомобильным транспортом, то основным документом на отгрузку товаров является товарно-транспортная накладная (ТТН). Бланки ТТН являются блан­ками строгой отчетности, находятся в подотчете материально ответственных лиц и выдаются им под расписку, чтобы предупредить возможность отпуска неоприходованных товаров.

При отпуске товаров непосредственно со склада представителю покупателя выписывается распоряжение, в котором указывается наименование и количество товара, подлежащего отпуску. Распоряжение чаще всего служит основанием для выписки ТТН, в которых работники склада проставляют количество наимено­ваний, номер товара, свободную отпускную цену без НДС, ставку и сумму НДС. Для определения массы товаров выписывается расходная спецификация или расходный отвес-спецификация.

Если расчеты с покупателями осуществляются по предоплате, то выписыва­ется счет-фактура, на основании которого производится оплата за товары. Затем покупатель предъявляет в бухгалтерию оптовой организации копию платежного поручения, на основании которого выписывается ТТН, и бухгалтер простав­ляет на ней свою подпись, указывает номер и дату платежного поручения. Это позволяет дополнительно контролировать расчеты с покупателями. Затем ТТН передают на подпись руководителю оптовой организации (или лицу, им уполномоченному), а при последующей оплате — главному бухгалтеру. Далее ТТН направляются материально ответственному лицу (заведующему складом, кладовщику), который отпускает товар и тару. Перед этим представитель по­купателя предъявляет доверенность и паспорт, подтверждая приемку товара своей подписью в ТТН.

ТТН выписывается в четырех экземплярах. После оформления и отпуска товаров и тары со склада один экземпляр ТТН вместе с товарным отчетом (реестром) передается в бухгалтерию, второй — остается в торговом отделе, третий — вручается представителю покупателя, четвертый — прилагается к пла­тежному требованию (при последующей оплате). В платежных требованиях (при последующей оплате) указываются только номера ТТН и их сумма.

Отправка товаров железнодорожным (водным, воздушным) транспортом оформляется железнодорожной (водной, авиа) накладной, которая сопровождает груз на всем пути его следования. В пункте назначения наклад­ную вручают грузополучателю для оформления приема груза. Кроме того, на товар, принятый к отправке, станция железной дороги (пристани, аэропорта) выдает квитанцию о приеме груза, которую вместе с ТТН, спецификациями, упаковочными ярлыками и платежным требованием направляют покупателю. При этом в ТТН или платежном требовании проставляются номера железно­дорожной (водной, авиа) квитанции, дата отгрузки, число мест, масса грузов, наименования станций отправления и назначения.

Транзитные операции используются торговыми организациями при поставке товаров большими партиями либо в случаях, когда складские мощности органи­зации ограничены. При транзитной реализации поставка товаров производится непосредственно со склада организации-изготовителя на склад организации-потребителя, минуя склады оптовых организаций.

При реализации транзитом оптовая организация может принимать и не принимать участие в расчетах. При реализации товаров транзитом с участием оптовой организации в расчетах организация торговли сама рассчитывается с поставщиком и получает средства от покупателя. Если оптовая организация не принимает участия в расчетах, она только организует доставку конечным покупателям, а расчеты за товар производятся между поставщиком и непо­средственным получателем товара.

При реализации товаров транзитом с участием оптовой организации в рас­четах на отгруженные покупателям товары и тару поставщик направляет оптовой организации товарные и платежные документы через обслуживаю­щее отделение банка, по почте или нарочным. Организация оптовой торговли:

• контролирует выполнение договора поставки товаров;

• проверяет правильность отпускных цен, расчет суммы к оплате;

• производит оплату счета поставщи­ка.

Одновременно бухгалтерия оптовой организации на основании товарных документов поставщика выписывает ТТН (ТН) на имя покупателя с включе­нием оптовой транзитной надбавки в размере, согласованном в договоре и выставляет покупателю платежное требование (требование-поручение).

При транзитной реализации товаров без участия оптовой организации в рас­четах поставщик отгружает товары и ведет расчеты непосредственно с покупа­телем, одновременно высылая копии счетов оптовой организации для контроля за выполнением договоров по транзитным отгрузкам. Согласно договору оптовая организация как посредник получает транзитную оптовую надбавку в установ­ленном размере. Периодически бухгалтер составляет расчет транзитной опто­вой надбавки от совершенного транзитного оборота. В сроки, установленные договором (один раз в месяц, подекадно), копии расчетов транзитной оптовой надбавки высылают покупателям, которые платежным поручением перечисляют ее на счет оптовой организации. Организация оптовой торговли на основании расчета транзитной оптовой надбавки может также выставить на имя покупателя платежное требование-поручение.