72. Контроль расчетов с подотчетными лицами

Аудит расчетов с подотчетными лицами производится сплошным методом, т.е. проверке подлежат все расчеты с подотчетными лицами в хронологической последовательности, и включает контроль операций по расходованию средств на операционные и хозяйственные нужды, а также на служебные командировки работников.

Приступая к проверке расчетов с подотчетными лицами, проверяющий должен сначала проверить остатки подотчетных сумм по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и сопоставить их с Главной книгой по данному счету на первое число последнего месяца перед датой проведения проверки и одновременно проверить сроки образования задолженности.

При наличии расхождений необходимо установить их причины и одновременно проверить, все ли денежные средства, выданные подотчетным лицам из кассы (проведенные по кредиту счета 50 в журнале-ордере № 1) или из других источников (например, по денежным чекам с расчетного, особых или текущих счетов, что проведено по кредиту счетов 51 и 55 в журналах-ордерах № 2 и 3), записаны в журнал-ордер № 7.

Затем следует установить, есть ли на данном предприятии приказ о назначении круга лиц, имеющих право получать под отчет суммы на хозяйственные расходы и другие цели. После этого производится проверка соблюдения установленного порядка выдачи наличных денег под отчет. При этом аудитор должен знать, что предприятия предварительно обеспечивают работников авансом на предстоящие хозяйственно-операционные расходы, но не более предельного размера, установленного законодательством при осуществлении расчетов наличными денежными средствами между субъектами хозяйствования, и на сроки: не более 3 рабочих дней на хозяйственно-операционные расходы, производимые в месте нахождения предприятия; не более 10 рабочих дней на хозяйственно-операционные расходы, производимые вне места расположения предприятия; до 30 рабочих дней в сумме, не превышающей размер одной базовой величины.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные деньги. В процессе проверки устанавливается, соблюдается ли размер выдаваемых под отчет авансов на хозяйственные расходы и командировки; не выдаются ли новые авансы до погашения ранее полученного; расходуются ли они по целевому назначению; не числится ли задолженность за лицами, уволенными с работы. На следующем этапе проверки надо внимательно рассмотреть авансовые отчеты с приложенными к ним оправдательными документами и установить, имеются ли при авансовых отчетах документы, подтверждающие сумму фактических затрат или удостоверяющие приобретение подотчетным лицом материальных ценностей. Проверяя операции по приобретению материальных ценностей через подотчетных лиц, прежде всего устанавливают достоверность приложенных к авансовому отчету оправдательных документов (накладные, копии товарных чеков и др.), а также устанавливают, оприходованы ли эти ценности на склады. При авансовых отчетах представляются различные счета, оплачиваемые частным лицам за выполненные ими погрузочно-разгрузочные работы и другие расходы на месте командировки. В оплаченных счетах, трудовых соглашениях и договорах подряда должны указываться адреса, фамилии, имена и отчества частных лиц, которым производилась выдача наличных денег, а также серии и номера паспортов, место и время их получения. При наличии таких счетов и трудовых соглашений надо проверить их реальность и установить, соответствуют ли указанные услуги документам, товарно-транспортным и железнодорожным накладным поступления ценностей на склад.

В составе учета расчетов с подотчетными лицами большой удельный вес занимают авансовые отчеты по командировкам. При проверке авансовых отчетов по командировочным расходам следует определить, соблюдается ли установленный порядок назначения и оформления командировок; представляются ли командированными работниками письменные отчеты о результатах командировки и утверждаются ли отчеты руководителем предприятия; подтверждаются ли авансовые отчеты надлежаще оформленными документами; не оплачиваются ли расходы по командировкам (суточные, проездные, квартирные) в завышенных размерах; правильно ли списываются расходы по командировкам на соответствующие счета затрат.

При проверке надо обратить внимание на правильность оформления командировочных удостоверений и установить, имеются ли на них отметки о пребывании в пунктах командировок, нет ли подчисток или неоговоренных исправлений дат. С этой целью даты на удостоверении сверяются с датами (компостером) на проездных билетах. Одновременно следует проверить, имеется ли на предприятии журнал регистрации командировок; утверждено ли приказом лицо, на которое возложено его ведение. На следующем этапе проверки надо установить правильность возмещения и оплаты командировочных расходов (суточных, квартирных, оплаты проезда, за пользование в вагонах постельными принадлежностями и др.). При проверке данного вопроса надо руководствоваться нормами возмещения командировочных расходов, утвержденными Министерством финансов Республики Беларусь. При этом проверяющий должен знать, что расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются при представлении проездных документов. В исключительных случаях при отсутствии транспортного сообщения в пределах административного района оплата за проезд без представления проездных документов производится с разрешения руководителя предприятия по минимальной стоимости проезда. Расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями возмещаются работнику без представления подтверждающих документов.

Особенно внимательно следует проверять авансовые отчеты по командировкам за границу. При этом надо руководствоваться "Положением о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу", утвержденным постановление Министерства труда Республики Беларусь 14 апреля 2000 г. № 55, а также размерами суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте, утверждаемыми Министерством финансов Республики Беларусь.

При проверке авансовых отчетов по командировкам за границу в первую очередь надо установить законность и целесообразность таких командировок. При этом проверяющий должен знать, что основанием для расчета и выплаты валютных средств работникам, направляемым в служебные командировки за границу, является приказ, подписанный руководителем предприятия, а в случае, если командирование за границу осуществляется на основании приглашения зарубежной фирмы, – соответствующего приглашения, определяющего условия пребывания за границей (оплата труда, проезд, расходы на проживание и т.д.). Одновременно надо установить, было ли дано работнику задание по командировке, составлен ли отчет о ней, в котором должен быть отражен ход переговоров за границей и сделана документальная запись.

За период пребывания в командировке работнику выплачиваются суточные, а также возмещаются расходы по проезду до пункта назначения и обратно, провозу багажа, найму жилого помещения, комиссионные по обмену в банке чека или одного вида иностранной валюты на другой, возмещаются расходы по получению служебного заграничного паспорта, виз, медицинскому страхованию.

Предприятия, направляющие работников в служебные командировки за границу, обязаны выдать им необходимые средства в иностранной валюте в виде аванса на командировочные расходы. Полученная в банке валюта должна расходоваться строго по целевому назначению. Поэтому надо установить, использована ли полученная в банке валюта на командировочные расходы, не приобретались ли по месту командировки какие-либо ценности, не производилась ли аренда автомобиля и т.п. При этом проверяющий должен знать, что работники государственных предприятий, виновные в хищении, недостаче, перерасходе иностранной валюты, несут уголовную, административную и дисциплинарную ответственность, а также возмещают в 10-кратном размере стоимость этой валюты, определяемую по курсу Национального банка Республики Беларусь на момент выявления недостачи.

Возмещение средств работниками предприятий негосударственной формы собственности, виновными в хищении, недостаче, перерасходе иностранной валюты, производится в порядке, определяемом их вышестоящими организациями управления либо собственниками.

Виновные лица государственных предприятий за нецелевое использование валютных средств, в том числе оплатившие расходы по зарубежной командировке лиц, не состоявших в штате, а также за превышение установленных норм командировочных расходов (в случае невостребования допущенного перерасхода у подотчетного лица), вносят в доход республиканского бюджета 10-кратную стоимость этой валюты в денежных единицах Республики Беларусь, определяемую по курсу Национального банка Республики Беларусь на момент совершения нарушения (определяется по дате выплаты). Если при проверке установлены такие случаи и указанные выше суммы не перечислены в доход республиканского бюджета, проверяющий должен отразить это в акте проверки.

При командировке в Российскую Федерацию аванс на командировочные расходы должен выдаваться в российских рублях. При этом расчет аванса должен производиться путем пересчета установленных предельных норм суточных и расходов по найму жилого помещения в белорусские, а затем в российские рубли по курсу Национального банка Республики Беларусь на дату, предшествующую дню командировки. Аванс в другие страны СНГ может выплачиваться в национальной валюте страны, куда командируется работник, по решению администрации предприятия и с учетом наличия указанных валют.

Негосударственные предприятия и организации могут осуществлять оплату расходов на командировки за границу по нормам, определяемым положениями о возмещении командировочных расходов, утверждаемыми их вышестоящими органами управления, а если они отсутствуют, то возмещение производится по нормам, установленным Минфином Республики Беларусь.

В процессе проверки надо установить, правильно ли отнесены расходы по командировкам на затраты производства, работ, услуг. При этом проверяющий должен знать, что расходы на командировки сверх норм, включаемых в себестоимость продукции, работ, услуг, возмещаются за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятий. Превышение норм расходов по найму жилья определяется на основании подтверждающих документов. Кроме того, суммы в иностранной валюте, выплаченные гражданам в качестве суточных и расходов по найму жилого помещения сверх норм, установленных Министерством финансов Республики Беларусь, подлежат обложению подоходным налогом по совокупности с заработной платой того месяца, в котором они выплачены. При наличии таких случаев надо проверить правильность начисления подоходного налога.

Проверяющий должен знать, что при отсутствии или недостаточности валютных средств предприятия имеют право приобретать валюту для выплаты работникам, направляемым в командировку, необходимых валютных средств в обменных пунктах уполномоченных банков Республики Беларусь. При проверке данного вопроса необходимо установить, имеются ли документы, подтверждающие обмен выданной в подотчет иностранной валюты.

На следующем этапе проверки устанавливается правильность выплаты суточных. При этом проверяющий должен знать, что суточные за время пребывания в командировке выплачиваются: при проезде по территории Республики Беларусь – в денежных единицах Республики Беларусь по нормам, установленным законодательством об оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь; при проезде и за время пребывания на иностранной территории – в иностранной валюте по нормам, установленным для страны, в которую направляется работник в служебную командировку. При следовании работника из республики за границу день пересечения границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании из-за границы день переезда границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в денежных единицах Республики Беларусь по нормам, установленным для командировок в пределах республики. День пересечения государственной границы определяется по отметке в паспорте. При командировании в Россию и другие страны СНГ, где при пересечении границы отметка в паспорте не делается, день отъезда оплачивается по нормам и в валюте той страны, куда работник командирован, а день приезда – в денежных единицах Республики Беларусь по нормам, установленным для командировок в пределах республики. Подтверждением для выплаты в данном случае являются проездные документы или отметки в командировочном удостоверении. В случае, если работники направляются в командировку за границу и в период командировки обеспечиваются иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, выплата суточных не производится. Если принимающая сторона обеспечивает командировочных лиц одноразовым питанием им выплачиваются суточные в размере 70 % от установленной нормы, а если двухразовым – 30 %. Если командируемые лица обеспечиваются питанием в полном объеме, но им не предоставляется транспорт или иностранная валюта на расходы, связанные с проездом в городском транспорте в стране пребывания и на личные расходы, предприятие может выплачивать командированному работнику суточные в размере 30 % от установленной нормы. В случае предоставления бесплатного жилья выплаты на эти цели не производятся. Все расходы возмещаются по установленным нормам только при представлении подтверждающих документов (счетов, квитанций, проездных билетов и др.). Суммы за питание и другие услуги личного характера, включенные в счета за наем помещения, оплачиваются за счет суточных и возмещению не подлежат. Расходы по бронированию мест в гостинице возмещаются в пределах норм расхода за наем помещения.

При командировании работников в Россию и другие страны СНГ (и Грузию) оплата расходов по найму жилья (включая время нахождения в пути, кроме водителей грузовых автомобилей и лиц, командированных вместе с ними) при отсутствии подтверждающих документов производится в размере 5 % от предельной нормы возмещения расходов по найму жилого помещения. Возмещение расходов по найму жилого помещения в случае проживания работников в данной стране в нескольких гостиницах производится по командировке в целом в пределах установленных норм.

В случае командирования работников на автотранспорте нанимателя возмещение суточных и расходов по найму жилья производится в установленном порядке. Другие расходы, связанные с поездкой на автотранспорте за границу (приобретение ГСМ, плата за стоянку, оплата дорожных, таможенных сборов за границей, страховой сбор за автотранспорт), возмещаются по фактическим расходам на основе подтверждающих документов (чеки, квитанции).