24. Контроль состояния хранения, сохранности товарно-материальных ценностей, проверка полноты и качества проведенных инвентаризаций товарно-материальных ценностей и отражения их результатов в учете

Прежде всего, необходимо проверить, всегда ли в организации проводятся обязательные инвентаризации: перед составлением годовой отчётности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась после 1 октября), при смене материально ответственных лиц, выявлении хищений, порчи имущества и др. В организации должен соблюдаться следующий порядок подготовки и проведения инвентаризации. Приказом директора создаётся комиссия, которая в инвентаризационной описи (акте инвентаризации) фиксирует фактические остатки материальных ценностей в местах их хранения. В бухгалтерии в эти описи заносят учётные данные. Если инвентаризация проводилась качественно, то обычно выявляются отклонения учётного количества от фактического. Для определения результатов инвентаризации составляют сличительные ведомости. В них записываются остатки только тех ценностей, по которым выявлены расхождения – излишки или недостачи – с данными бухгалтерского учёта. По каждому случаю недостач или излишков материально ответственные лица представляют письменные объяснения. Взаимный зачёт недостач излишками допускается только с разрешения руководителя, если они образовались по материальным ценностям одного наименования, у одного и того же материально ответственного лица, за один и тот же инвентаризационный период. После зачёта определяются окончательные суммы излишков и недостач. Необходимо проверить правильность их отражения в учёте.

Следующим этапом проверки может быть проведение выборочной инвентаризации с участием проверяющего. Объём такой инвентаризации определяется степенью доверия к системе внутреннего контроля. Так, если на предыдущих стадиях аудита выявлен слабый контроль за сохранностью материалов, то необходима сплошная инвентаризация. Если контроль осуществляется на достаточно высоком уровне, то проводится выборочная инвентаризация. Однако если её результаты окажутся неудовлетворительными, то ставится вопрос о проведении сплошной инвентаризации.

На дату проведения инвентаризации должно быть известно учётное количество материальных ценностей. Поэтому необходимо потребовать от материально ответственных лиц составления отчётов о приходе, расходе и остатке ценностей на дату инвентаризации; получить расписку от материально ответственных лиц в том, что все документы, относящиеся к приходу или расходу ценностей, сданы в бухгалтерию; получить аналогичные расписки у лиц, имеющих подотчётные суммы на приобретение материалов или доверенности на их получение.

При проведении инвентаризации проверяющий следит за правильностью выполнения процедур, которые позволят правильно идентифицировать запасы, определить их количество. Проверяющий проводит контрольные проверки, время от времени сверяя свои записи с записями инвентаризационной комиссии. Прежде всего он обращает внимание на дорогостоящие, устаревшие или повреждённые ценности; исследует, хранятся ли запасы, принадлежащие третьим лицам, отдельно, с тем чтобы отследить правильность их отражения в учёте. По ценностям, принадлежащим другим организациям, составляется отдельная опись, а потом встречной проверкой выясняется, кому они принадлежат и почему хранятся на складе другой фирмы. Особое внимание при проведении инвентаризации следует обращать на номера, марки, наименования материалов. Сразу же после окончания инвентаризации в целях последующего контроля необходимо получить копию инвентаризационной описи, чтобы не допустить внесения в неё исправлений.