10. Особенности учета материалов и расчетов с поставщиками в условиях автоматизации

При наличии ВУ в обязанности работников бухгалтерии входят проверка и кодирование документов, их комплектовка в пачки для сдачи на обработку. Для обеспечения автоматизации учета материальных ценностей применяются коды: синтетических счетов и субсчетов; номенклатурных номеров материалов; единиц измерения; лицевых счетов организаций-поставщиков; структурных подразделений предприятия; видов операций по движению материалов; причин и виновников отклонений; видов операций по расчетам с поставщиками.

Коды синтетических счетов и субсчетов построены на основе Плана счетов бухгалтерского учета. Коды материалов строятся по данным номенклатурных номеров с дополнением кодов синтетического счета и субсчета. Например, сталь листовая, мартеновская, толщиной 6 мм, будет иметь следующий код-05-1-103012.

Единицы измерения имеют следующие коды: тонна - 1, килограмм - 2, грамм - 3, метр погонный - 4, метр квадратный - 5,метр кубический - 6, штука, рулон, комплект, пара-7.

Коды лицевых счетов организаций-поставщиков обозначаются четырьмя знаками: первые два знака - порядковый номер по алфавиту первой буквы в наименовании поставщика; последующиедва знака - порядковый номер поставщика по договору.

Коды видов операций по движению материалов состоят из двух знаков: первый означает вид операции (остаток, приход, расход, сторно), второй знак-разновидность этих операций (остаток книжный, остаток фактический, поступление со стороны, поступление в порядке перемещения и т. д.).

Коды структурных подразделений состоят из двух знак устанавливаются предприятием соответственно организационной структуре.

Колы причин и виновников отклонений аналогичны кодам при учете труда и заработной платы.

Код видов операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками - шестизначный: первые два знака - код синтетического счета (60), третий - вид расчетов (1-по акцептованным счетам, 2-по неотфактурованным поставкам, З - за материалы в пути, 4-за услуги). Последние три знака соответствуют регистрационному номеру счета.

На первой стадии работы бухгалтер проверяет правильность оформления документов и заполняет коды (вид операции, корреспондирующий счет, субсчет, регистрационный номер счета),на платежных требованиях проставляет дату и код корреспондирующего счета на оплату (51, 55, 90 и др.) и затем к приходным ордерам и приемным актам складов подбирает платежные требования, в которых проставляет регистрационный номер счета. После этого документы комплектуют в пачки по складам и кодам операций (не более 100-150 документострок в каждой пачке). На каждую пачку документов выписывают сопроводительный ярлык установленной формы с указанием постоянных для данной пачки признаков и количества документов. Подобранные в пачки документы регистрируют в книге.

В результате обработки первичных документов на ВУ бухгалтерия получает машинограммы: сальдово - сличительную ведомость, ведомость аналитического учета по синтетическим счетамматериалов, ведомость расхода материала по направлению затрат, оборотную ведомость по складам, отчет о движении материалов (ф. № 1-сн), оборотную ведомость расчетов с поставщиками, ведомость выявления и распределения' транспортно-заготовительных расходов, ведомость итогов прихода материалов и др.