1.3 Постановка задачи документооборота и современные программно – аппаратные решения Постановка задач документооборота на предприятии
В настоящее время существует множество систем управления электронным документооборотом, поэтому для успешного выбора необходимого программно-аппаратного обеспечения необходимо проанализировать задачи, которые будут решаться с его помощью. Все задачи, решаемы с помощью системы электронного документооборота, должны соответствовать следующим основополагающим принципам:
Однократная регистрация документа;
Возможность параллельного выполнения операций;
Непрерывность движения документа;
Единая база документной информации;
Эффективно организованная система поиска документа;
Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов.
Исходя из перечисленных принципов, рассмотрим задачи, которые необходимо решить средствами того или иного программного обеспечения.
Разработка положения о службы документационного обеспечения управления (ДОУ) на предприятии
Разработка организационно-правового положения службы ДОУ, ее структуры и состава, определение функций, прав, обязанностей и ответственности сотрудников службы с учетом специфики компании.
Анализ документооборота, существующего на предприятии. Разработка и проведение мероприятий по его оптимизации
Провести анализ всех стадий документооборота компании: от приема документов до сдачи дел в государственный архив; системы регистрации, поиска и контроля.
Экспертиза бланков и типовых форм документов на предмет соответствия ГОСТу, Правилам ведения документооборота организаций, бизнес-процессам организации
Осуществляется анализ всех видов документов организации, выявление неточностей, ошибок в оформлении документов. В результате разрабатываются новые бланки документов и типовых форм в соответствии с ГОСТом.
Экспертиза кадрового делопроизводства. Оптимизация кадрового делопроизводства
В процессе оказания услуги проводится проверка соответствия кадровых документов действующему законодательству с учетом специфики внешней среды, в которой находится компания. По результатам проверки составляется заключение о состоянии системы кадрового делопроизводства компании, разрабатывается и реализуется план работ по корректировке системы кадрового делопроизводства в соответствии с требованиями нормативных актов.
Организация хранения (оперативного и архивного) документов компании
В процессе оказания услуги разрабатываются документы и нормативные акты, регламентирующие архивное хранение документов компании:
номенклатура дел;
описи дел;
порядок формирования и оформления дел;
порядок передачи дел на архивное хранение в государственные архивные учреждения.
Современные системы электронного документооборота
Система БОСС-Референт разработана для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Создана в 1996 году.
На платформе БОСС-Референт построены крупнейшие в России СЭД в Федеральной налоговой службе РФ (ФНС) – более 85 000 пользователей, и в компании МТС – система объединяет более 25 000 сотрудников.
Пользователями системы электронного документооборота БОСС-Референт являются органы федеральной и региональной власти, государственные унитарные предприятия, коммерческие компании, среди которых как холдинги с большой филиальной структурой, так и небольшие организации.
Задачи, которые решаются с помощью СЭД БОСС-Референт:
организация эффективной работы с договорами;
автоматизация документооборота предприятия;
обеспечение качественного контроля за исполнением поручений руководителей;
повышение эффективности работы с заявками;
реализация возможности коллективной работы;
управление документами в рамках системы менеджмента качества.
Результаты от внедрения СЭД БОСС-Референт
повышение управляемости;
оперативное реагирование на изменения;
увеличение конкурентоспособности компании на рынке.
Описание системы «Дело»
Система «ДЕЛО», разработана компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) – комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации.
Система документооборота эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах. Система нацелена на повышение эффективности и качества работы сотрудников с электронными документами.
Первая версия системы «ДЕЛО» выпущена в 1996 году.
Функциональные возможности:
Автоматизация полного цикла работы с документами – от проекта до списания в дело.
Поддержка всех основных функций в области документооборота: регистрация, контроль исполнения, маршрутизация, различные отчеты, полноценный поиск, списание в дело.
Обеспечение полного цикла работы с проектами документов, включая маршрутизацию и версионность.
Возможность делегирования должностными лицами полномочий на работу с системой.
Эффективные механизмы разграничения доступа к документам и функциям системы.
Первая версия системы «ДЕЛО-96» выпущена в 1996 году. Сегодня «ДЕЛО» используют 3500 компаний, учреждений, организацийУкраины, России, Белоруссии и стран СНГ, а общее число установленных рабочих мест 250 000. Реализуются программы автоматизации органов власти всех уровней на базе системы «ДЕЛО».
Описание системы ЕФРАТ – Документооборот
Система ЕВФРАТ позволяет реализовать различные схемы автоматизации работы с документами и автоматизировать ключевые бизнес-процессы организации. Так внедрение системы может обеспечить работу как в соответствии с отечественными принципами управления (функциональный подход), так и в соответствии с западными стандартами (процессный подход).
В ЕВФРАТ реализована автоматическая обработка документов и событий в рамках бизнес-процессов (на базе метода «Когнитивного отображения»). Благодаря этому спектр решаемых системой задач, помимо делопроизводства и документооборота, включает автоматизацию ключевых бизнес-процессов. При этом исключения из рутинных операций человека позволяет добиться большей по сравнению с другими системами глубины, а значит и эффективности, автоматизации бизнес-процессов. Контуры автоматизации системыЕВФРАТ:
Электронный документооборот
Электронный архив
Управление договорами
Работа с финансовыми документами
Автоматизация бизнес-процессов
Система электронного документооборота "ЕВФРАТ-Документооборот" разработана компанией Cognitive Technologies, которая образована в 1993 году на базе Лаборатории искусственного интеллекта Института системного анализа РАН.
Описание системы ЛЕТОГРАФ
ЛЕТОГРАФ – комплексное решение, содержащее в одном продукте все необходимые возможности для решения задач:
Управления документами – ECM (Enterprise Content Management)
Автоматизации бизнес-процессов – BPM (Business Process Management)
Интеграции корпоративных приложений – EAI (Enterprise Application Integration)
Организациям, стремящимся развиваться и укреплять свои позиции на рынке, система ЛЕТОГРАФ позволит ускорить работу с документами, увеличить контроль исполнительской дисциплины, повысить прозрачность, управляемость, а, следовательно, и стоимость бизнеса компании.
С помощью системы ЛЕТОГРАФ можно на современном уровне решить как традиционные задачи документооборота, так и специализированные управленческие задачи (рис. 2).
Рис. 2. Задачи, решаемые с помощью СЭД «Летограф»
Компания ЛЕТОГРАФ – динамично развивающаяся российская компания, поставщик комплексных решений на базе одноименной системы управления документами, автоматизации бизнес-процессов и интеграции приложений. Эксперт в области внедрения современных методов управления бизнес-процессами и электронными документами. Компания работает на рынке России и стран СНГ с 2003 года.
Описание системы «Мотив»
Система МОТИВ является эффективным организующим инструментом для управления любой компанией вне зависимости от сферы деятельности и масштаба. МОТИВ подходит для предприятий с любым видом организационной структуры управления со штатом от 10 человек до нескольких тысяч. МОТИВ позволяет различным компаниям, входящим в одну холдинговую группу вести совместное управление общими проектами и внутренним документооборотом. Если структура компании предполагает подчиненность по вертикали или горизонтали, МОТИВ поможет воссоздать макет предприятия, повторив при этом цепочку взаимодействия руководящего персонала с подчиненными и наоборот.
Возможности, которые дает МОТИВ:
создание единого информационного пространства компании;
организация и ведение внутреннего электронного документооборота компании;
возможность коллективной работы над проектами;
возможность управлять большим количеством задач и поручений;
контроль над занятостью персонала;
управление большим объемом документов;
обеспечение конфиденциальности информации;
быстрый и удобный поиск информации в соответствии с правами пользователя в системе;
ведение архивов проектов, задач и документов.
Разработка ведётся с 2001 года, распространение системы — с 2004. Сотни клиентов: среди которых как небольшие компании (5-10 человек), так и крупные (Феликс, GE Money Bank, РОСНО, Love Radio, Промсбербанк, Микояновский Мясокомбинат и многие другие). Система помогает работе любой компании, независимо от отрасли (госсектор, производство, банки, СМИ и другие).
Описание системы CompanyMedia
Универсальная система электронного документооборота CompanyMedia ориентирована на:
создание качественно нового уровня управления, основанного на электронных административных регламентах, с применением формальных методик описания процессов и с измерением показателей процессов;
повышение эффективности управления за счет документирования всей деятельности организации, строгого контроля за соблюдением персоналом должностных обязанностей, регламентов и процедур, повышения прозрачности деловых процессов на всех уровнях управления;
сокращение циклов прохождения документов и времени исполнения контрольных функций;
обеспечение максимальной прозрачности процесса обработки документов и заданий и возможности оперативного контроля всех стадий управленческих процессов;
создание единого информационного пространства, объединяющего сотрудников всех предприятий, учреждений, компаний, территориальных объектов, входящих в состав организации / холдинга на уровне общих деловых процессов и коллективной работы;
система предоставляет средства, обеспечивающие работу с документами в соответствии с требованиями государственных стандартов и спецификой документопотоков организаций различного масштаба и отраслевой принадлежности.
CompanyMedia создавалась в строгом соответствии с государственными стандартами в области делопроизводства и отвечает требованиям действующей государственной нормативной базы, что подтверждено сертификатами качества Госстандарта РФ, сертификатом соответствия ИСО 9001-2001. При ее разработке проводились консультации со специалистами Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).
Описание системы Corporate Business
Система эффективного управления bb workspace (издание Corporate Business) предназначено для комплексной, сквозной автоматизации: документооборота, бюджетирования, взаимодействия с клиентами в коммерческих организациях.
Комплексный электронный документообоот с изданием Corporate Business – это только технологические инновации, которые выводят bb workspace в лидеры комплексного программного обеспечения.
Основные преимущества bb workspace (издание Corporate Business):
– эргономичный современный интерфейс построенный по принципу «всё как на ладони»;
– интеграция с текстовыми и табличными редакторами из пакета Microsoft Office;
– маршрутизация и хранение электронных версий документов, использование ЭЦП;
– динамичное отображение информации в режиме real-time в различных срезах;
– автоматическая рассылка почтовых и системных уведомлений пользователям.
Компания «Corporate Business» основана в 1996 г. Является партнером ведущих производителей аппаратного и программного обеспечениятаких как IBM, Misys, Temenos, Oracle, EMC, SAP, Vision, а также ИТ – сервисов и консалтинговых услуг.
Описание системы Directum
Система DIRECTUM соответствует концепции ECM (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.
Решение задач обеспечивают модули системы DIRECTUM:
Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты Microsoft Word, таблицы Microsoft Excel, схемы Microsoft Visio, рисунки CorelDraw, видео и пр.); расширенная поддержка версий документов и ЭЦП; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами; полнотекстовый и атрибутивный поиск документов.
Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка свободных и жестких маршрутов; богатые расширяемые библиотеки блоков для формирования маршрутов (workflow).
Управление договорами. Организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т.д.).
Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.
Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.
Канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ); ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации; рассылка и контроль местонахождения бумажных документов; организация обмена электронными документами с ЭЦП с другими организациями.
Обращения граждан и организаций. Организация работы с обращениями граждан в соответствии с ФЗ №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» в государственных организациях и на крупных предприятиях.
Управление показателями эффективности. Оперативный контроль и анализ бизнес-процессов предприятия по ключевым показателям эффективности с поддержкой сбалансированной системы показателей (BSC).
Описание системы DocsVision
DocsVision обеспечивет тесную интеграцию всех приложений, созданных на базе платформы, и единое пространство управления документами и процессами в организации.
Основные функции СЭД DocsVision:
Автоматизация управления предприятием
Поддержка процессного подхода в организации управления
Автоматизация систем менеджмента качества
Автоматизация процессов согласования и утверждения документов
Средства контроля исполнения документов и заданий
Маршрутизация и доставка документов на рабочие места пользователей
Управление процессами обработки документов
Организация взаимодействия с контрагентами и заказчиками
Автоматизация канцелярии
Создание электронного архива документов.
Система DocsVision — система автоматизации документооборота и бизнес-процессов предприятий российской разработки, активно внедряемая на предприятиях бывшего СССР с 2005 года.
Описание системы Globus Professional
Корпоративная система Globus Professional v2.5 позволяет полностью автоматизировать деятельность компании. Автоматизация управления бизнесом охватывает как документооборот, так и все ключевые направления, которые влияют на эффективность бизнес-процессов в организации.
|
|
Описание системы LanDocs
Информационно-технологические решения, создаваемые с использованием ПО LanDocs, позволяют на единой системной основе выстроить эффективную и комфортную среду поддержки всего спектра делопроизводственных процессов современного предприятия. Базовая функциональность, состав модулей и программные интерфейсы позволяют предоставить пользователям всех категорий необходимые им средства работы с электронными документами. Решения на основе LanDocs отличает хорошая масштабируемость: в контур документооборота, обслуживаемого системой, могут быть включены как пользователи локальной вычислительной сети главного офиса, так и сотрудники удаленных подразделений.
Примеры законченных бизнес-решений, реализуемых в сжатые сроки на технологической платформе LanDocs:
согласование документов в электронной форме;
организация оперативной обработки внешних обращений;
контроль исполнения документов и заданий;
подготовка наглядной отчетности по движению документов;
организация согласованного документооборота в системе территориально-распределенных офисов;
организация защищенного корпоративного архива электронных документов.
Программное обеспечение LanDocs сертифицировано на соответствие российским государственным стандартам ГОСТ Р (сертификат №РОСС RU.МЕ20.Н01957).
30.12.2004 года в Беларуси завершены работы по созданию и внедрению аппаратно-программной платформы подсистем делопроизводства и контроля исполнения поручений (АПП) автоматизированной системы обработки информации Аппарата Совета Министров Республики Беларусь. Проект осуществлен в рамках Государственной программы информатизации Республики Беларусь на 2003-2005 годы и на перспективу до 2010 года "Электронная Беларусь", утвержденной Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 27 декабря 2002 г. № 1819.
Описание системы OPTIMA-WorkFlow
OPTIMA-WorkFlow – это программная платформа для создания комплексных автоматизированных систем управления документами, применяющаяся для автоматизации:
документационного обеспечения управления;
контроля исполнительской дисциплины;
архивного хранение бумажных и электронных документов;
управления процессами обработки документов на основе их электронных административных регламентов;
преобразования бумажных документов в электронный вид и работы по «безбумажной технологии»;
межтерриториального и межведомственного обмена документами;
формирования регламентной отчетности и поддержки процессов принятия управленческих решений;
защиты информации от несанкционированного доступа.
OPTIMA-WorkFlow существует с 1997 г., входит в число лидирующих систем управления документами на российском рынке, приобретена более чем 340 клиентами. Текущая версия продукта – 1.19.
Описание системы PayDox
Электронный Документооборот PayDox – это реализованный на web-технологиях корпоративный портал, использующий электронный документооборот как инструментальную базу с широким набором стандартных необходимых каждому предприятию функций и неограниченными возможностями расширения и интеграции.
Простое управление бизнес-процессами (AJAX), web-доступ к корпоративному файловому архиву (AJAX)
Эффективное управление коллективной работой сотрудников и поддержка корпоративных дискуссионных форумов.
Электронное согласование, утверждение и контроль исполнения документов, создание резолюций, ознакомление с документами сотрудников, автоматические рассылки e-mail уведомлений и документов, формирование Дел.
Управление договорами, платежными документами, документооборот бюджетирования, ведение всей истории работы с документами, календарное планирование.
Интеграция с MS Office, интеграция с существующими на предприятии приложениями, создание произвольной отчетности, использование простых стандартных средств настройки на новые виды документов.
Безопасная работа с удаленными подразделениями предприятия через web-браузер, по электронной почте и SMS
Поддержка территориально распределенного документооборота для крупных холдинговых и многофилиальных структур, простая установка системы электронного документооборота для малых и средних предприятий.
Простота работы для конечного пользователя, легкость обслуживания.
PayDox — система электронного документооборота, управления бизнес-процессами и совместной работой. Разработка компании Paybot LLC. Компания с 1999 года занимается созданием программного обеспечения на web-технологиях для бизнеса.