3. Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения

3.1. Разрешительная система доступа к конфиденциальным документам

Организация конфиденциального документооборота должна строиться на основе следующих принципов:

- разрешительной системы доступа к конфиденциальным документам;

- обеспечения пользователей всеми необходимыми им в силу служебных обязанностей конфиденциальными документами, но только теми, которые действительно необходимы для выполнения конкретных видов работы;

- исключения несанкционированного доступа к конфиденциальным документам;

- целенаправленного регулирования процессов движения конфиденциальных документов;

- исключения инстанций прохождения конфиденциальных документов и действий с ними, не обусловленных характером и порядком исполнения документов;

- фиксированной передачи конфиденциальных документов;

- исключения инстанций прохождения конфиденциальных документов и действий с ними, не обусловленных характером и порядком исполнения документов;

- фиксированной передачи конфиденциальных документов;

- персональной и обязательной ответственности за выдачу неправомерных разрешений на ознакомление с конфиденциальными документами и нарушение правил обращения с ними.

- В организации должна быть разрешительная система.

Разрешительная система доступа к конфиденциальным документам представляет собой совокупность установленных руководством предприятия нормативных положений, обеспечивающих обоснованный и правомерный доступ пользователей к необходимому им для выполнения служебных обязанностей объему конфиденциальных документов. Системой должно быть определено, кто из руководителей предприятия и структурных подразделений, кому из пользователей и с какими категориями конфиденциальных документов может давать разрешение на ознакомление, а также порядок оформления таких разрешений в зависимости от вида учета или категорий документов. При этом право давать разрешение на ознакомление и право работать с конфиденциальными документами может быть предоставлено только лицам, имеющим допуск к конфиденциальной информации в целом, оформленный приказом руководителя предприятия или контрактом, а в отдельных случаях, по усмотрению руководителя предприятия, и через органы Федеральной службы безопасности. При установлении разрешительной системы доступа к конфиденциальным документам необходимо учитывать следующие требования:

- соответствующий руководитель может давать разрешение на ознакомление с конфиденциальными документами, входящими в сферу его деятельности, только подчиненным лицам и только по служебной необходимости;

- разрешение на ознакомление оформляется письменно;

- при необходимости ознакомления пользователя только с частью конфиденциального документа в разрешении на ознакомление должны быть указаны разделы, пункты или страницы, с которыми можно знакомить пользователя;

- исполнители конфиденциальных документов, лица, визирующие, согласовывающие, подписывающие, утверждающие документ, а также лица, указанные в тексте распорядительных документов, могут допускаться к ознакомлению с соответствующими документами без оформления дополнительных разрешений.

Разрешительная система должна предусматривать и порядок доступа к конфиденциальным документам лиц, не работающих на данном предприятии (при выполнении совместных работ и др.).

Разрешительная система доступа к конфиденциальным документам является составной частью системы доступа к конфиденциальной информации в целом, включающей в себя порядок доступа и к другим носителям конфиденциальной информации, и должна находить свое отражение в общем Положении о разрешительной системе доступа к конфиденциальной информации. Положение разрабатывается комиссией, в состав которой включаются руководители и ведущие специалисты подразделений, работающих с конфиденциальной информацией, служб безопасности и конфиденциального делопроизводства.

Положение может включать в себя следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Круг лиц, имеющих право давать разрешение на доступ к конфиденциальной информации.

3. Порядок оформления разрешений на доступ к конфиденциальной информации.

В первом разделе указываются: цель разработки положения; основные задачи и принципы системы доступа; нормативные документы, на которых она базируется; на кого возлагается ответственность за невыполнение требований положения; кем осуществляется контроль за соблюдением норм положения. При этом следует отразить, что ответственность за невыполнение требований положения несут все должностные лица, имеющие право давать разрешение на доступ к конфиденциальной информации, а также все пользователи конфиденциальной информации. Контроль за выполнением норм положения должен возлагаться на руководителей служб безопасности, конфиденциального делопроизводства и управленческопроизводственных подразделений в пределах их компетенции.

Во втором разделе должны быть перечислены все должностные лица, которые могут давать разрешение на доступ к конфиденциальной информации, с указанием, какой категории пользователей, к какому составу информации и ее носителей. Основополагающими подходами при этом должны быть следующие:

- руководитель предприятия имеет право давать разрешение на доступ к соответствующей конфиденциальной информации всем категориям пользователей;

- заместители руководителя по отдельным направлениям имеют право давать разрешение на доступ к соответствующей конфиденциальной информации всем пользователям, но в пределах своей сферы деятельности;

- руководителям подразделений дается право разрешать доступ к конфиденциальной информации всем работникам своих подразделений по тематике работы подразделений; для осуществления доступа к конфиденциальной информации данного подразделения работников других подразделений необходимо разрешение соответствующего заместителя руководителя предприятия;

- первые заместители руководителей, а также должностные лица, временно исполняющие ту или иную должность, могут, как правило, разрешать доступ к конфиденциальной информации в объеме всех прав, предусмотренных для замещаемого ими лица.

В третьем разделе определяется порядок оформления разрешений на доступ к различным носителям конфиденциальной информации и выдачи их пользователям. Разрешение на ознакомление с конфиденциальными документами должно оформляться: по поступившим и изданным документам в форме резолюции на документе, по документам, зарегистрированным по учету документов выделенного хранения, в форме резолюции на документе или подписанного соответствующими руководителем списка пользователей на обложке документа либо в карточке учета выдачи документа.

Положение подписывается членами комиссии, визируется всеми лицами, имеющими право давать разрешение на доступ к конфиденциальной информации, и вводится в действие приказом руководителя предприятия. В приказе определяются и мероприятия по введению положения в действие (порядок изучения положения пользователями, технология осуществления контроля за его выполнением и др.). После утверждения с положением должны быть ознакомлены под расписку все сотрудники предприятия, работающие с конфиденциальной информацией.

3.2. Документооборот конфиденциальных документов

Организация работы с документами это есть документооборот, то есть этапы движения документов в организации. Под конфиденциальным документооборотом понимается движение конфиденциальных документов после их учета до завершения исполнения или отправления.

Таким образом, конфиденциальный документооборот включает в себя организацию работы с конфиденциальными документами в процессе их рассмотрения, исполнения, использования и подготовки к отправке.

В соответствии с утвержденным «Положением о разрешительной системе доступа к конфиденциальной информации» обеспечивается рассмотрение конфиденциальных документов и передача их для исполнения.

Документы, подлежащие рассмотрению руководством предприятия, передаются ему под подпись в журнале передачи конфиденциальных документов руководству, если они не рассматриваются в присутствии работника службы конфиденциального делопроизводства, ответственного за их учет. Журнал имеет следующие графы:

Номер документа Количество листов Подпись за получение и дата Подпись за возврат и дата

За одновременное получение и возврат нескольких документов может проставляться одна подпись на все документы.

После возвращения от руководства документы в соответствии с резолюцией передаются на исполнение.

При получении документов исполнители должны проверить соответствие учетных номеров и количества листов (с просчетом) каждого документа записям в учетных формах.

В процессе исполнения конфиденциальных документов в целях предотвращения их утраты и утечки содержащейся в них информации исполнители должны:

- иметь на столе в служебной комнате только те документы, с которыми осуществляется работа, все остальные хранить в запираемом металлическом шкафу (сейфе);

- держать документы в положении, исключающем возможность ознакомления с ними лиц, не имеющих к ним санкционированного доступа;

- при выходе в течение рабочего дня из служебной комнаты убирать документы в металлический шкаф; при выходе из комнаты всех исполнителей она должна запираться;

- при необходимости передачи документа другим допущенным к нему лицам передачу осуществлять через службу конфиденциального делопроизводства или (при возврате в течение рабочего дня) по разовой расписке;

- в конце рабочего дня передавать все документы в службу конфиденциального делопроизводства; хранение документов в нерабочее время в металлических шкафах служебных комнат допускается по разрешению руководителя предприятия и службы безопасности при условии подключения шкафов к охранной сигнализации;

- об утрате документа или отдельных листов из него немедленно сообщать в службу конфиденциального делопроизводства и своему непосредственному руководителю.

По документам, находящимся на исполнении, служба конфиденциального делопроизводства должна:

- контролировать наличие, порядок хранения документов и обращения с ними на рабочих местах исполнителей, о всех нарушениях докладывать руководителю предприятия и службе безопасности;

- контролировать сроки исполнения документов, поставленных на контроль при нарушении сроков докладывать соответствующему руководителю.

Исполненный документ вместе с документом — ответом (на наличии) сдается исполнителем в службу конфиденциального делопроизводства. Работник службы должен проверить наличие и правильность отметки об исполнении документа, просчитать количество листов документа и проверить соответствие их учетным данным, расписаться за получение документа в соответствующих графах учетных журналов (карточек).

Если конфиденциальный документ не требует исполнения, а адресован лишь для ознакомления, то он может не выдаваться на рабочее место исполнителя, а ознакомление с ним производится в службе конфиденциального делопроизводства (комнате для исполнителей). При этом если ознакомление производится в присутствии работника службы конфиденциального делопроизводства, ответственного за учет документа, подпись в учетной форме о получении документа может не проставляться. Подписи об ознакомлении с документами с проставлением даты производятся на самих документах, а об ознакомлении с распорядительными документами могут проставляться на специальном листе ознакомления.

Отправление конфиденциальных документов на другие предприятия производится в законвертованном виде. Конверты (пакеты) должны быть светонепроницаемыми. Если они светопроницаемы, то вложения обертываются светонепроницаемой бумагой. Направляемые одному адресату документы помещаются в один пакет. В правом верхнем углу пакета проставляются: гриф конфиденциальности, соответствующий грифу конфиденциальности документов, подлежащих вложению в пакет, ниже, при необходимости, пометка "Лично". На пакете пишутся адрес и наименование предприятия получателя, под которым перечисляются учетные номера документов, которые будут вложены в пакет (если документ отправляется с сопроводительным письмом, на пакете проставляется только номер сопроводительного письма без указания номеров приложений). При направлении документов в двух и более экземплярах на пакете рядом с номером документа в скобках указываются номера экземпляров. Ниже проставляются адрес и наименование предприятия отправителя. Для постоянных корреспондентов при большом объеме переписки целесообразно иметь пакеты с заранее воспроизведенными на них типографском способом адресами и наименованиями предприятий получателей и отправителя. При необходимости на пакете в центре верхнего поля может проставляться пометка «Срочно».

Перед помещением конфиденциальных документов в подготовленные пакеты проверяется соответствие данных на документах и пакетах, просчитывается количество листов и соответствие их учетным данным.

При наличии сопроводительного письма проверяется, кроме того, соответствие названия, учетного номера, грифа конфиденциальности, номера экземпляра, количества листов приложения (с просчетом) записям в сопроводительном письме. Со стороны клапана в пакет помещается прокладка.

Пакет заклеивается силикатным клеем и прошивается крестнакрест через середину нитками или металлическими скрепками с захватом всех клапанов, либо, если вложения нельзя прокалывать, через четыре края с тугим охватом краев вложений. Нитки завязываются в центре оборотной стороны пакета, на узел прошивки накладывается бумажная наклейка из папиросной или другой тонкой, но не расслаивающейся бумаги с оттиском каучуковой печати предприятия. Наклейка должна быть на 4 мм больше размера оттиска печати. Наклейка накладывается так, чтобы захватывала все клапаны пакета в середине, концы ниток не находились под наклейкой, а узел прошивки был ею закрыт. При прошивке металлическими скрепками бумажная наклейка накладывается на загнутые концы скрепок. Наклейка сверху покрывается тонким слоем силикатного клея, чтобы образовалась прозрачная стекловидная пленка. Размер пленки должен быть на 2 мм больше бумажной наклейки.

Пакеты с конфиденциальными документами могут доставляться через спец. связь или почтовое отделение связи Министерства связи, либо, минуя их, непосредственно адресату. Возможно отправление пакетов и фельдъегерской связью. Пересылка пакетов фельдъегерской и специальной связью осуществляется на договорной основе.

Через почтовое отделение связи пакеты пересылаются ценными или заказными отправлениями в соответствии с почтовыми правилами. При этом виде отправления гриф конфиденциальности может проставляться на пакете не в правом верхнем углу, а рядом с номером документа аббревиатурой: ДСП (для документов, содержащих служебную тайну) или КТ (для документов, содержащих коммерческую тайну). Часть реквизитов на пакет допускается наносить маркировальной машиной. При пересылке корреспонденции фельдъегерской или специальной связью составляется в необходимом количестве экземпляров реестр. Передача пакетов осуществляется в соответствии с правилами этих служб связи. Доставка конфиденциальных пакетов на другие предприятия, минуя органы связи, может осуществляться с разрешения руководителя предприятия работником службы конфиденциального делопроизводства либо другим работником предприятия, допущенным к конфиденциальной информации, на служебном транспорте. Пакеты передаются по реестру или расписке.

Об отправленных документах производятся соответствующие отметки в учетных формах: в журнале (карточке) учета изданных конфиденциальных документов. При этом, если документ отправлен без сопроводительного письма, в графе «Наименование, номер и дата сопроводительного документа» пишется «реестр», «расписка», «квитанция», если с сопроводительным письмом «сопроводительное письмо» с проставлением номеров и дат этих документов.

Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальному обозначению. На документе проставляют гриф ограничения доступа в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра.

Такие грифы показывают, что право собственности на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит предприятию и охраняется законодательно.

В тексте документа также может быть оговорена конфиденциальность сведений, права предприятия на них, порядок их использования и т. п. Например, если коммерческая тайна является результатом совместной деятельности с другим предприятием, то необходимость ее сохранения должна быть отражена в контракте. В случае отсутствия грифа «КТ» и указаний на конфиденциальность в тексте предполагается, что автор и лица, подписавшие или утвердившие документ, предусмотрели все возможные последствия от свободной (без ограничения доступа) работы с документом.

На документе с грифом «КТ» указывается количество экземпляров документа и место нахождения каждого из них (ниже реквизитов «подпись» и «отметка об исполнителе»), например:

Составлен в двух экз.

экз. № 1 в адрес;

экз. № 2 в дело № 1-7.

Отметка о количестве составленных экземпляров проставляется на экземпляре, который подшивается в дело.

На обороте листа документа, имеющего гриф, руководитель пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом, например:

Разрешаю: