13. База данных (список) в Excel

13.1. Общие сведения и понятия о базах данных

База данных (БД)– это совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными. Базы данных предназначены для хранения и обработки всевозможной информации и создаются во всех областях деятельности человека, например, библиотечные каталоги, сведения о сотрудниках какого-либо учреждения, телефонные справочники и т.д. База данных, созданная на персональном компьютере, сохраняется на диске и обрабатывается средствамиСУБД.

Система управления базами данных (СУБД)– это комплекс программ и языковых средств, предназначенных для создания, ведения и использования баз данных. Системы управления базами данных на персональных компьютерах поддерживают в основномреляционную модель данных.

Реляционная модель данных– это множество таблиц-отношений (relation– отношение), к которым применимы операцииреляционной алгебры(алгебры отношений).Реляционная алгебра– это математический аппарат для выполнения действий над таблицами-отношениями, включающий операции объединения, пересечения, сложения, вычитания и другие.Реляционная база данных– это база, в которой реализована реляционная модель данных. Применение реляционной алгебры в СУБД позволяет создавать базы данных из нескольких взаимосвязанных таблиц, выполнять различные операции над ними, организовывать связи между таблицами.

Файловая модель данных – это совокупность не связанных между собой (независимых) файлов, состоящих из однотипных записей с линейной (одноуровневой) структурой. Такая модель базы данных разрабатывается для конкретной предметной области и представляется в видесписка. Примером такой модели является база данных вExcel.

База данных в Excel – этосписок, хранимый в одной таблице и представляющий собой непрерывный диапазон ячеек (строк и столбцов).

Таким образом, отличие реляционной БД от списка Excelзаключается в следующем:

• в реляционной БД основным объектом действий является таблица, а в спискеExcelосновной структурной единицей являетсязапись;

• в реляционной БД информация хранится и обрабатывается в нескольких взаимосвязанных таблицах, в то время как данные списка помещаются и обрабатываются в одной таблице.

13.2. Основные понятия базы данных (списка) в Excel

В Excelлюбая база данных представлена в виде таблицы, состоящей из одного или более столбцов. «Академическим» примером списка, с которым приходилось сталкиваться многим из вас, является библиотечная картотека.

Список (база данных)– это таблица на рабочем листе, состоящая из строк данных и организованная по принципу базы данных. Простейший списокExcelсостоит иззаписейоб объектах (аналогом записи в библиотеке является карточка, содержащая информацию о конкретной книге).

Запись – это строка базы данных, включающая совокупность полей, соответствующая логически связанным реквизитам. Каждая запись (строка) содержит информацию оботдельном объектебазы данных. Запись, в свою очередь, делится на поля. Одни и те же поля для различных записей предназначаются для данных одного типа.

Поле – это столбец таблицы, элементами которого являются однотипные данные (реквизиты). Таким образом, каждый столбец базы данных является полем. Столбцам присваиваются уникальныеимена полей, которые заносятся в первую строку списка. Эта строка называетсястрокой заголовков.

Имя поля – это уникальный заголовок поля столбца базы данных. Каждое имя поля должно помещаться вотдельной ячейке. Все имена полей должны находиться в ячейкаходной и той же строки над данными списка.

Диапазон базы данных – это диапазон ячеек, занимающий часть рабочего листа и содержащий записи базы данных. Этот диапазон ячеек включаетстроку заголовкаистроки записей.

Диапазон критериев – это область на рабочем листе, в которой задаются критерии поиска информации. Здесь должны быть указаныимена полейи отведена область (диапазон ячеек) для записиусловий отбора.

Диапазон вывода –это область рабочего листа, в которуюExcelвыводит (копирует) выбранные из списка данные. Этот диапазон должен быть расположен на том же листе, что и список.

Лучше и удобнее всегда именоватьдиапазоны. Если каким-либо диапазонам на листе присваиваютсяимена(например,Критерии,База данных,Вывод), то по умолчаниюExcelсчитает их задающим некоторый список.

3. Основные правила создания списка

• Перед построением списка продумайте, как расположить его относительной других данных на рабочем листе, относительно других списков в рабочей книге и т.п.

• На отдельном рабочем листе можно создать только одну базу данных (список).

• Не вставляйте в базу данных (список) пустые строки. Если пустая строка вставлена междустрокой заголовков(именами полей) иданными списка, тоExcelне определит имена полей. Пустые строкимежду записямивоспринимаютсяExcelкакконец базы данных.

• При вводе данных любого типа (текст, число и т.д.) не допускайте пробелов ни в начале, ни в любой другой позиции вводимых данных.

• Над списком всегда располагайте строку заголовков с уникальным именем для каждого поля и вводите ее в ячейки только одной(первой) строки базы данных. Имена, занимающие несколько строк, не распознаютсяExcel.

• Имена полей должны удовлетворять следующим требованиям:

- их длина не должна превышать 255 символов;

- в качестве имен полей используются только названия непосредственно над данными;

- для правильной работы фильтра, имена полей должны быть уникальными, т.е. не должны совпадать друг с другом;

- имена полей должны отличаться от других данных списка форматом символов, размером или начертанием (полужирным, курсивом и т.д.);

- в качестве имен полей нельзя использовать даты, формулы или пустые ячейки.

• Полезно располагать базу данных (список) так, чтобы слева и справабыл хотя бы одинпустой столбец, асверху (над заголовками) и снизу–пустая строка. В этом случае, по одной выделенной ячейкеExcelможет автоматически определить весь список.

• Необходимо предусмотреть на рабочем листе достаточное пространство для расширения списка, т.е. возможности ввода новых записей, полей и элементов базы данных, т.к. в противном случае Excelне позволит сделать это.

• Теоретически размер базы данных в Excelограничен размерами рабочего листа (65536 строк и 256 столбцов), но практическиExcelне обработает такой объем информации. В этом случае воспользуйтесь средствами других программ, например,MSAccess.

3. Основные правила подготовки информации для создания базы данных

Для решения конкретных задач список Excelпредставляет собой удобную и эффективную форму работы с данными. Пользователь может создать вExcelбазу данных, отвечающую его интересам, и организовать профессиональную работу со своей информацией. Но прежде чем вводить информацию в компьютер, необходимо хорошо продумать и спланировать будущую базу данных, соблюдая следующие правила.

- Обдумайте содержание вашей базы данных, ее назначение, название, размеры, расположение на рабочем листе.

- Определите содержание и все необходимые элементы (реквизиты) записей, для того чтобы запись наиболее полно отражала содержание БД.

- Определите, число полей, количество записей в БД, ширину поля для каждого элемента записи.

- Имена полей должны быть точными, короткими и понятными. Для удобства использования БД определите, в каком порядке должны располагаться имена полей в строке заголовков.

- Не вводите непонятные или не принятые сокращения слов.

- Спланируйте внешний вид базы данных так, чтобы ее легко читать. Не применяйте слишком много шрифтов и расцветок.

3. Основные операции при работе с базой данных (списком)

Для управления информацией, хранящейся в списке, и ее анализа Excelсодержит специальные встроенные средства. Создав базу данных, можно выполнять такие операции по ее обработке, каксортировка,фильтрация,подведение промежуточных итогови др. Все операции по обработке базы данных (списка) вExcelвыполняются через менюДанные.

Сортировка базы данных (списка). Сортировка списка– это организация данных, при которой данные списка располагаются в алфавитном, числовом или хронологическом порядке. При этом порядок сортировки задаетсяпо возрастаниюилипо убыванию. Сортировка может быть простой – по одному полю, или сложной – по нескольким полям. За один раз сортировку можно провести не более чем по трем полям. Кроме того, пользователь может задать особый порядок сортировки – не по возрастанию или убыванию, а в соответствии с собственным списком.Excelможет сортировать строки списков и баз данных, а также столбцы рабочих листов.

Для выполнения сортировки базы данных (списка)необходимо выполнить следующие действия:

1. Выделить диапазон ячеек, который необходимо отсортировать. Если необходимо отсортировать список целиком, а он со всех сторон ограничен пустыми ячейками, то достаточно выделить любую ячейку списка.

2. Выполнить команду Данные → Сортировка…Откроется диалоговое окноСортировка диапазона. В этом окне можно задатьключи сортировкиипорядок сортировки.

3. Убедитесь, что в поле Идентифицироватьпоактивизирована опцияподписям (первая строка диапазона).

4. В диалоговом окне Сортировкадиапазонаоткрыть спускающийся список в полеСортировать пои выбрать в нем имя поля, по которому будете выполнять сортировку.

5. В этом же поле выбрать порядок сортировки, активизируя опцию по возрастаниюилипо убыванию.

6. Щелкнуть на кнопке ОК.

Записи в списке будут упорядочены в соответствии с заданными параметрами. При этом содержание записей не изменится.

Примечания:

• Поле Сортировать поназывается первым ключом сортировки, полеЗатем по– вторым ключом и полеВ последнюю очередь, по- третьим ключом сортировки. Второе поле сортировки используется, если возникает повторение значения первого поля, а третье поле – если повторяются значения и первого, и второго поля. Для выполнения сортировки по второму и третьему ключу необходимо повторить пункты 4 и 5 в описанной выше последовательности действий.

• Сортировку следует выполнять осторожно. Если выделить несколько ячеек, то будут отсортированы данные только этих ячеек, поэтому при сортировке выделяйте только одну ячейку нужного поля.

Если необходимо упорядочить данные только по одному полю, то можно воспользоваться кнопками наСтандартной панели инструментов. Для этого необходимо:

1. Выделить ячейку в столбце, который следует использовать в качестве ключа сортировки.

2. Нажать либо кнопку Сортировка по возрастанию (АЯ↓), либоСортировка по убыванию (ЯА↓).

Чтобы отменитьрезультат сортировки списка, необходимо выполнить командуПравка → Отменитьили щелкнуть на кнопкеОтменитьнаСтандартной панели инструментов.

Фильтрация базы данных (списка).Фильтрацияданных в списке – это отображение записей базы данных, соответствующих определеннымкритериям.КритерийвExcel– это ссылка на диапазон ячеек, задающий условия отбора или поиска данных. Для выполнения фильтрации данных вExcelиспользуютсяАвтофильтриРасширенный фильтр.

Автофильтр. Операция Автофильтра позволяет производить отбор записей непосредственно в рабочем листе. С помощью элементарных действий мышью можно быстро отфильтровать данные, оставив на экране только то, что необходимо видеть или распечатать.Автофильтрвыводит информацию на рабочем листе, при этом записи, не удовлетворяющие заданному критерию, скрыты.Автофильтрпомещает в имена полей раскрывающиеся списки, из которых можно выбрать значения полей или задать пользовательский критерий.

Для выполнения операции Автофильтрнеобходимо выполнить следующие действия:

1. Выделить любую ячейку в базе данных (списке) или выделить базу данных целиком.

2. Выполнить команду Данные → Фильтр → Автофильтр. В правой нижней части ячеекстроки заголовков(с именами полей) появятсякнопки-стрелки, щелкнув на которых открываются списки с элементами соответствующего поля.

3. Раскрыть список, соответствующий полю, которое следует включить в критерий. В качестве критерия можно использовать любой элемент списка, т.е. содержимое любой ячейки, кроме заголовков столбцов.

4. Выбрать щелчком мыши нужный элемент-критерийиз списка. РезультатыАвтофильтрабудут моментально отображены. Не соответствующие критерию записи будут скрыты.

Чтобы восстановитьвсе записи списка щелкните накнопке-стрелкев строке заголовков и в раскрывшемся списке выберите командуВсе.

При использовании операции Автофильтраможно задаватьпользовательские критериидля фильтрации данных.Пользовательский автофильтр предоставляет возможность задавать комплексные критерии, объединяя их с помощьюлогических условийИиИЛИ. Для выполнения пользовательского Автофильтра необходимо в раскрывающемся списке выбрать элементУсловие…, а затем в открывшемся диалоговом окнеПользовательский Автофильтрзадать пользовательские критерии.

Для отменырежимаАвтофильтранеобходимо выполнить командуДанные → Фильтр → Автофильтр(т.е. снять галочку), при этом список в рабочем листе примет обычный вид, т.е. исчезнут кнопки со стрелками в строке заголовков и отобразятся все записи списка.

Расширенный фильтр. Расширенный фильтртребует большей работы, чемАвтофильтр, однако возможности поиска и фильтрации шире. Кроме того, отфильтрованные данные могут быть скопированы в отдельный заранее обозначенныйдиапазон вывода.

Для выполнения Расширенного фильтранеобходимо создатьдиапазон критериев, где задаются условия поиска данных, идиапазон вывода, в который выводятся результаты. Верхняя строка этих диапазонов должна содержать заголовки полей, которыев точностиповторяют по написанию заголовки полей в базе данных. Поэтому при создании диапазоновкритериевивыводаточность совпадения имен полей можно обеспечить путемкопированиясоответствующих заголовков полей из базы данных (списка). Не требуется включать все имеющиеся заголовки и сохранять их порядок. Диапазон критериев и сами критерии, а также диапазон вывода задаются пользователем перед выполнениемРасширенного фильтра.

Для выполнения Расширенного фильтранеобходимо:

1. Создать диапазон критериев.

2. Создать диапазон вывода.

3. Выделить ячейку внутри списка или выделить список целиком, если он соприкасается с другими данными.

4. Выполнить команду Данные → Фильтр → Расширенный фильтр…Откроется диалоговое окноРасширенный фильтр.

5. В поле Обработкавыбрать опциюскопировать результат в другое место, тогда список останется нетронутым, а отобранные записи будут помещены в указанный диапазон вывода.

6. Щелкнуть кнопку свертывания окна в поле Исходный диапазон:и выделитьдиапазон списка(или убедиться в том, что диапазон выделен правильно).

7. Щелкнуть кнопку свертывания окна в поле Диапазон условий:и выделитьдиапазонкритериев.

8. Щелкнуть кнопку свертывания окна в поле Поместить результат в диапазон:и выделитьдиапазонвыводарезультатов.

9. Щелкнуть кнопку ОК. В результате работыРасширенного фильтрав диапазон вывода будут помещены записи, отвечающие условию, заданному в диапазоне критериев.

Применяя Расширенный фильтр, в диапазоне критериев можно ввести несколько условий, как в строке, так и в столбце. Для этого вExcelпредусмотренылогические операторыИиИЛИ.

В случае, когда условия поиска связаны логическим оператором И, они должны задаваться отдельно, но воднойстроке. Тогда в результате операции будут выведены только те записи, которые удовлетворяютвсем условиямодновременно.

В случае, когда условия поиска связаны логическим оператором ИЛИ, они должны задаваться отдельно и вразныхстроках. Тогда в результатеРасширенного фильтрабудут выведены записи, которые удовлетворяютхотя бы одному условию.