12. Консолидация данных в электронных таблицах

12.1. Основные понятия консолидации

Консолидация(объединение) данных вExcel– это способ создания новой электронной таблицы для подведения итогов по каким- либо показателям. Например, для подведения итогов по расходу хозяйством электроэнергии за квартал или для определения расхода нефтепродуктов за год машинно-тракторным парком сельскохозяйственного предприятия.

Консолидация выполняется в том случае, когда необходимо подытожить данные, расположенные в разных областях таблицы.

Данные, которые нужно объединить, называются исходными диапазонами(областями)илиисточниками данных. Подлежащие консолидации диапазоны ячеек могут находиться на одном рабочем листе, на разных рабочих листах и в разных книгах.

Диапазон ячеек, в которые будет помещен результат консолидации, называется итоговой таблицейилидиапазоном (областью) назначения.

Функции, с помощью которых объединяются исходные диапазоны, называются итоговыми функциями. Всего таких функций вExcelодиннадцать. Например, функцииСумма,Среднее,Максимум,Минимуми др.

Для автоматического обновления итоговой таблицы при изменении источников данных в Excelимеется возможностьсоздавать связи с исходными данными. В этом случае результатом консолидации будет так называемаяструктурированная таблица.

Выполнять консолидацию можно различными способами: по расположению,по категориям,с использованием трехмерных ссылок. В данной работе рассмотрим наиболее простой способ –по расположению.

12.2. Основные правила консолидации

• Консолидация выполняется командами меню Данные → Консолидация…

• При консолидации должны быть указаны область назначения и исходные данные.

• Данные исходных диапазонов (областей) и итоговая таблица должны находиться в разных рабочих листах, так как иначе нельзя будет использовать связи с исходными данными.

• Исходные диапазоны (области) должны располагаться на рабочих листах в одном и том же месте и в одном и том же порядке.

• Консолидация по расположению выполняется только для смежных исходных диапазонов (областей).

12.3. Порядок выполнения консолидации данных без установления связей с исходными данными в электронных таблицах

При консолидации данных по расположению областьисходных данныхиобласть назначения(итоговую таблицу) удобно располагать на разных рабочих листах.

Чтобы выполнить консолидацию исходных диапазонов (областей) данных по нескольким электронным таблицам необходимо:

1. Наличие идентичных электронных таблиц на разных рабочих листах рабочей книги, на основании которых будет выполняться консолидация данных.

2. Перейти на новый рабочий лист (при необходимости вставить его) и создать на нем итоговуютаблицу.

3. Выделить диапазон (область) назначения, в который будут выведены результаты выполнения консолидации.

4. Выполнить команду Данные → Консолидация… Откроется диалоговое окноКонсолидация, изображенное на рис. 15.

Спускающийся

список итоговых функций

Кнопка

свертывания

окна

Рис. 15.Диалоговое окноКонсолидация.

5. В поле Функция:выбратьитоговую функцию(например,Сумма).

6. В поле Ссылка:ввести по очередиисходные диапазоны данныхиз консолидируемых электронных таблиц, расположенных на разных рабочих листах. Для этого:

   1. Щелкнуть на кнопке свертывания окнав полеСсылка:. Откроется диалоговое окноКонсолидация – Ссылка:.

   2. Открыть рабочий лист с первой(второй, третьей и т.д.) из консолидируемых электронных таблиц и выделить в ней с помощью указателя мышиисходный диапазон данных. Этот диапазон отобразится в поле ввода текста в диалоговом окнеКонсолидация – Ссылка:.

   3. Щелкнуть на кнопке развертывания окнаКонсолидация – Ссылка:. Откроется диалоговое окноКонсолидация.

   4. Щелкнуть на кнопке Добавить. Соответствующий диапазон отобразится в полеСписок диапазонов:.

   5. Повторить пункты а) – d) для вводаисходных диапазонов данныхиз всех консолидируемых таблиц.

7. После ссылки на последнюютаблицу щелкнуть на кнопкеОК в диалоговом окнеКонсолидация. Витоговой таблицебудет выведен результат выполнения консолидации.

В результате выполненных действий будет получена итоговая(консолидированная) таблицабез установления связей с исходными данными.